Professionalisierung des Einkaufs in der TMT-Industrie
Wertschaffung und Spend-Optimierung durch zentral-koordiniertes und ganzheitliches Sourcing Management
Unser Kunde ist eine der weltweit größten Werbeholdings bestehend aus einem globalen Netzwerk von Werbe-, Kommunikations- und Mediaagenturen.
Als Teil einer unternehmensweiten Transformation wurde auch die Einkaufsfunktion auf den Prüfstand gestellt. Aufgrund eines stark durch M&A-Aktivitäten geprägtes Unternehmenswachstum fehlte es an beschaffungsseitiger Koordination zwischen den Unternehmenseinheiten und Regionen sowie an holistischen, globalen Strategien, um den Wertbeitrag des Einkaufs zu erhöhen. Kreative Ressourcen waren durch ineffiziente, beschaffungsseitige Aktivitäten gebunden und signifikante Potenziale konnten nicht gehoben werden.
Es existierte ein globaler Gruppeneinkauf für Indirekte Bedarfe, jedoch kein gruppenweit organisierter Einkauf für Direkte Bedarfe. Diese wurden ausschließlich von den einzelnen Agenturen gemanagt.
Zielsetzung: Etablierung des Einkaufs als strategischer Werttreiber
Im Fokus des gemeinsamen Projektes stand die Neupositionierung und die Effizienzsteigerung des Einkaufs. Mit unserer Unterstützung sollte dieser die Beschaffungskosten signifikant senken, die Effizienz der Prozesse steigern und CO2-reduzierende Maßnahmen zur Erreichung des Scope 3-Net Zero-Ziels des Unternehmens identifizieren.
Hierbei sollten neben unmittelbar realisierbaren Möglichkeiten auch mittel- und langfristige Maßnahmen bestimmt werden, die es dem Kunden ermöglichen, maximale Ergebnisse zu generieren.
Weitere Ziele waren die Erstellung von Direct Spend-Konzepten zur Erschließung von Synergien, die Digitalisierung von Prozessen, die Steigerung von Wachstumspotenzialen und Etablierung von Nachhaltigkeitszielen.
Vorgehensweise: Identifikation und Einsatz strategischer Werthebel
Im Rahmen einer globalen, holistischen Indirect Spend-Potenzialanalyse haben unsere Berater:innen sämtliche Ausgaben Externer überprüft, Warengruppen und Lieferantenstrukturen analysiert und umfassende Benchmarkinganalysen durchgeführt. Für die daraus ermittelten Potenziale wurden dann im nächsten Schritt unterschiedliche Werthebel definiert und ein detaillierter Implementierungsplan entwickelt.
Parallel wurden Quick-Win-Initiativen durchgeführt, um eine umgehende Kostenoptimierung durch kommerzielle Hebel zu erreichen. Hierbei konnten unter anderem die Preise für Facility Services gesenkt, Bündelungs- und Produktportfolio-Konsolidierungseffekte im Bereich Büromaterialien erzielt, Kosten für Inneneinrichtungen über Benchmarking reduziert und Provisionen für Recruiting Services auf niedrigem Niveau harmonisiert werden.
Für den Bereich Direct Spend haben wir eine 360 Grad-Analyse bestehend aus Spend-Scan, Industrieexperten-Interviews, Business-Stakeholder-Workshops und Performance-Assessment durchgeführt. Dadurch konnten Schlüsselpotenziale aufgedeckt werden, die es dem Kunden ermöglichen, über koordinierte Beschaffungsaktivitäten Prozesse zu beschleunigen, kreative Ressourcen auf Stakeholder-Seite freizusetzen, Kosten signifikant zu reduzieren und Nachhaltigkeitspotenziale zu heben.
Es zeigte sich, dass sich durch die Einbindung des Gruppeneinkaufs im Direct Spend und eine proaktive, zentral koordinierte und digitalisierte Beschaffung neben signifikanten Kostensenkungen die Einkaufsprozesse um über 50% beschleunigen und über 500.000 Stunden Arbeit zusätzlich für operative Prozesse und Kundenmanagement frei machen lassen.
Da die Kunden des Unternehmens bei der Auswahl eines Media-Partners immer stärker auch auf Faktoren wie Diversity, Soziale Verantwortung und Nachhaltigkeit achten, haben wir aufgezeigt, wie der Einkauf die Vielfältigkeit auf Lieferantenseite und die Minimierung der CO2 Scope 3-Emmisionen forcieren und zum Unternehmenswachstum beitragen kann.
Für bedeutende Indirect Spend-Kategorien wurden außerdem detaillierte Kategoriestrategien entwickelt, um dem Einkauf neben einer langfristigen Vision auch einen konkreten Fahrplan zur Verfügung zu stellen, der aufzeigt, wann welche Maßnahmen, in welcher Abfolge, welchen Wert stiften.
So wurde die Basis gelegt für die zielführende Konsolidierung, Restrukturierung und Digitalisierung im Bereich Legal Services und die Implementierung eines CO2-minimierenden IFM-Konzeptes in der EMEA-Region. Zudem wurden Strategien für die Kostenoptimierung im Bereich Zahlungsmittel und Versicherungen, die globale Bündelung von Büromaterialien, die Einführung einer digitalen Plattform für das Management von Zeitarbeit sowie die Implementierung nachhaltiger Mobilitätskonzepte erarbeitet.
Aufgrund der limitierten Ressourcenausstattung des Einkaufs haben wir den Kunden bei allen Schritten intensiv begleitet, wodurch wir das Ansehen des Einkaufs im Agenturnetzwerk steigern und den Grundstein für einen Ausbau des Teams legen konnten.
Ergebnisse
- Detaillierte globale Kategoriestrategien mit klarer Vision
- konkrete Implementierungspläne (>300 globale, regionale und lokale Maßnahmen)
- Best Practice-Konzepte für die strategische Weiterentwicklung des Einkaufs
- Einsparungen im zweistelligen Millionen Bereich
- Klare Ideen und Maßnahmen für die signifikante Scope 3-Dekarbonisierung und Optimierung von Corporate Social Responsibility im Einkauf
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