Aufbruch in eine neue Arbeitswelt

New Work im Einkauf

 

 

 

 

Die Art und Weise, wie wir arbeiten, hat sich in den letzten Jahren grundlegend verändert. Die Frage nach dem Sinn und Zweck ist insbesondere für die junge Generation in den Fokus gerückt. Um zukunftsfähig zu bleiben und die nachfolgenden Generationen anzusprechen, müssen sich Unternehmen ihrer gesellschaftlichen Verantwortung stellen und nachhaltige Geschäftsmodelle etablieren. Um der neuen Arbeitsrealität gerecht zu werden, kann New Work helfen. Doch was das nun konkret bedeutet, ist vielen Verantwortlichen unklar.

 

Eigentlich war Robert Kelly gerade voll in seinem Element. Routiniert und professionell wie sonst auch gab der Politikprofessor dem britischen Sender BBC ein Videointerview. Das Thema: der  Konflikt zwischen Nord- und Südkorea. Kelly ist Experte auf diesem Gebiet, er hat schon dutzende Interviews zum Verhältnis der beiden Länder gegeben. Womit er an diesem Tag aber nicht gerechnet hatte, war, dass seine beiden Kinder plötzlich in sein Büro platzen. Kelly war sichtlich bemüht, die beiden auf Abstand zu halten, sich nicht ablenken zu lassen. So ganz gelang ihm das  nicht, erst recht nicht, als sich seine Tochter auf seinen Tisch setzte und einige Bücher herunterfielen.

Heutzutage wäre das alles gar nicht mehr so ungewöhnlich. Videobesprechungen sind zum Standard geworden, gearbeitet werden kann von überall aus. Teams, Google Meet, Zoom, Skype – es  gibt unzählige Softwareprogramme für solche Gespräche. Als Robert Kelly aber sein Interview gab, war es gerade März 2017. Das Video ging durch die Welt, dem Politikprofessor war es wohl eher  peinlich, weshalb er kurze Zeit später der BBC ein weiteres Interview gab.

Es ist viel passiert in den zurückliegenden fünf Jahren. Viele Einflüsse haben dafür gesorgt, dass ein solcher Moment in einem Videointerview heute nicht mehr viral gehen würde. Erst  kam die Coronakrise, die viele ins Homeoffice verbannte und ein Katalysator für digitales Arbeiten war. Nun folgt eine Krise auf die nächste: Lieferengpässe, Energieknappheit, Inflation, die  wirtschaftlichen Folgen des von Russland begonnen Krieges in der Ukraine – all diese Themen fordern den Einkauf jeden Tag aufs Neue. Es geht darum, möglichst schnell zu reagieren, agil zu  bleiben. Und genau dazu braucht es moderne angepasste Arbeitsweisen.

Die vergangenen Jahre haben den tiefgreifenden wirtschaftlichen und kulturellen Wandel vorangetrieben. Und auch jetzt, bei aller zurückgewonnenen Normalität, zeigt sich: Remote Working wird bleiben. Es ist daher an der Zeit, dass der Einkauf in seiner Schnittstellenfunktion die Zusammenarbeit aktiv gestaltet und dabei nicht nur die Mitarbeiter:innen, sondern auch die Lieferanten und Partner einbezieht, um dem Druck der Stakeholder Stand zu halten und in den kommenden Jahren erfolgreich zu agieren. Es geht darum, New Work zum Alltag zu machen und Arbeitsweisen kontinuierlich zu verbessern.

Fest steht, dass junge Arbeitskräfte moderne Arbeitsmethoden einfordern. Wer sie nicht anbieten kann, dürfte in Zukunft Schwierigkeiten haben, gute Mitarbeiter:innen zu finden.

New Work ist mehr als nur Remote

New Work ist weit mehr als nur ein Kickertisch im Büro und digital vernetztes Arbeiten. Ganz ursprünglich war der Begriff politisch geprägt. New Work geht auf den Sozialphilosophen Frithjof Bergmann zurück. Nach einem Besuch in den Ostblockländern zwischen 1976 und 1979 kam er zu dem Schluss, dass der Sozialismus keine Zukunft mehr habe. Es brauchte einen Gegenentwurf, einen Paradigmenwechsel im Westen, wie Arbeiten aussehen könnte.

Heute ist New Work in die Unternehmenswelt vorgedrungen und beinhaltet diverse Facetten. Vor allem geht es dabei um Selbstbestimmung und Selbstverwirklichung, der Mensch rückt in den Mittelpunkt. Das heißt, dass Mitarbeitende Freiräume und Eigenverantwortung wahrnehmen und sich so individuell weiterentwickeln.

Zweck der Arbeit soll nicht mehr nur sein, Geld zu verdienen, sondern etwas zu tun, was einen Sinn hat. Persönliche sowie berufliche Weiterentwicklung sollten im Einklang stehen. Hierfür braucht es Flexibilität – das Homeoffice und das Arbeiten von verschiedenen Orten aus sind ein Ergebnis dieser Vorstellungen.

Zu New Work gehört aber auch die Arbeit in diversen Teams statt in homogenen Abteilungen. Personen mit ganz unterschiedlichen Kompetenzen kommen für ein Projekt zusammen und ermöglichen neue Blickwinkel und Lösungsmethoden. Diese heterogene Sichtweise führt zu mehr Kreativität und treibt Innovationen voran. Design Sprints, Design Thinking und weitere agile Arbeitsmethoden fügen sich natürlich in dieses Konzept ein.

Begegnung auf Augenhöhe

Damit diese neue Art zu arbeiten gelingen kann, braucht es vor allem einen neuen Führungsstil. Führungskräfte, die ihre Teams überwachen und Aufgaben diktieren, sind antiquiert und passen nicht in die neue Arbeitswelt. Moderne Führungskräfte sind viel mehr Moderator:in, manchmal auch Coach, vertrauen ihren Mitarbeiter:innen und wollen sie befähigen, eigene Entscheidungen zu  treffen. Die Zusammenarbeit geschieht auf Augenhöhe. Vor allem diese neuen Führungsmethoden und daraus abgeleitete Arbeitsprozesse sind es, auf die es jetzt ankommt.

/ Wie Menschen arbeiten würden, wenn sie die Wahl hätten

 

/ Gewünschtes Arbeitsmodell im Einkauf

87%

würden gerne ganz oder teilweise remote arbeiten

46%

arbeiten derzeit ganz oder teilweise remote

 

Unternehmen, die vor der Herausforderung stehen, neue Arbeitsmodelle einzuführen, müssen abwägen, wie viel Erfolg sie durch hybride Arbeit erreichen können und wie groß die Entfremdung  der Mitarbeiter:innen vom Unternehmen werden kann. Schlecht durchdachte Modelle können dazu führen, dass Arbeitskräfte sich abwenden und einen neuen Job suchen. Wer etwa seine  Kolleg:innen nie persönlich zu Gesicht bekommt, der fühlt sich schnell isoliert.

Manager:innen müssen also entscheiden, was für ihr Unternehmen sinnvoll und passend ist. Fest steht aber, dass junge Arbeitskräfte moderne Arbeitsmethoden einfordern. Wer sie nicht anbieten kann, dürfte in Zukunft Schwierigkeiten haben, gute Mitarbeitende zu finden. Flexibilität ist zum Beispiel einer der Punkte, den viele Angestellte einfordern, insbesondere was die Arbeitsmodelle anbelangt. Sie wollen eine bessere Work-Life-Balance, Teilzeit oder flexible Arbeitszeiten und keine 50-Stunden-Arbeitswoche.

 

 

Führungskräfte müssen die Komfortzone verlassen

Damit Unternehmen einen modernen Führungsstil etablieren können, ist es nötig in der obersten Führungsebene einiges zu ändern, gerade bei traditionsreichen Unternehmen mit hierarchischen  Strukturen. Führungskräfte sollten auf die neuen Impulse ihrer Teams hören, mit gutem Beispiel vor-angehen und auch möglichst sämtliche Stakeholder bzw. Entscheider  überzeugen. Den ersten Impuls kann eine kleine Pilotgruppe setzen, doch die Verantwortlichkeiten müssen dafür klar geregelt sein. Ansonsten droht eine begonnene Transformation schnell zu  verpuffen. Und jede Transformation startet von oben!

Führungsaufgaben auf dem Weg zu NEW WORK

  • Vision verankern: Purpose, Werte und Ziele des Unternehmens verkörpern und das Team dafür begeistern
  • Regeln der Zusammenarbeit definieren: Flexibilität erhöhen und neue Rollenbilder entwickeln
  • Elfenbeinturm verlassen: flache Hierarchien schaffen, auf Augenhöhe kommunizieren
  • Auf Akzeptanz bauen: Kultur der Wertschätzung, Offenheit und Respekt
  • Selbstständigkeit fördern: die Autonomie des Teams anerkennen und Verantwortung auf die Teammitglieder übertragen
  • Fehlerkultur einführen: Lernerfolge durch Fehler und eigenständige Experimente zulassen
  • Neue Performance-Ziele schaffen: Mitarbeiter:innen individuell fördern und unterstützen

Der Mensch im Mittelpunkt

Wichtig ist, bei allem Eifer für neues Arbeiten nicht die zwischenmenschlichen Beziehungen außer Acht zu lassen – und das vor allem auch in Remote Settings. Small Talk und „Küchengespräche“,  die im Büroalltag gang und gäbe sind, müssen ihr Remote-Pendant finden. So darf es in einer Videokonferenz auch mal um Nebensächlichkeiten wie das Wetter gehen. Doch hier gibt es Grenzen – besonders schwer wird es für Vorgesetzte, wenn sie die Sorgen ihrer Angestellten erfahren wollen. So etwas funktioniert in einem Videogespräch meist nicht. Auch  Mitarbeiter:innen, die neu ins Unternehmen gekommen sind, haben es schwer. Die sozialen Kontakte, die die langjährigen Kolleginnen und Kollegen schon untereinander aufgebaut haben – und das in  Zeiten, in denen die Mehrheit noch täglich im Büro war – sind von Vorteil. Rein remote arbeitende Teams sind daher nicht ideal. Es braucht individuelle Lösungen, zum Beispiel feste Tage in der  Woche, an denen das Team im Büro zusammenkommt.

Teams sitzen heute häufig über Europa oder gar weltweit verteilt. Um eine enge und gute Zusammenarbeit weiterhin aufrechtzuerhalten, sollten trotzdem regelmäßig Treffen stattfinden. Mal kann das am Hauptsitz passieren, mal in Zweigstellen in anderen Städten. Das Büro bleibt damit ein wichtiger Ort, um sich auszutauschen und kreativ zu sein. Es ist der Ort, an dem die Unternehmenskultur gelebt wird, damit die sich auch in den Köpfen zu Hause festsetzt.

Es gibt eine ganze Reihe von Instrumenten und Ansätzen, die es ermöglichen, Arbeitsweisen in kurzer Zeit und auf nachhaltige Weise umzustellen. Um auf dem Weg zur New Work alle  mitzunehmen, bieten sich regelmäßig anonyme Befragungen an. Was läuft gut, was läuft schlecht, wo lässt sich die Arbeitsweise verbessern? Mitarbeiter:innen sind das größte Kapital eines jeden  Unternehmens, deren Bedürfnissen müssen Arbeitgeber gerecht werden.

Bei aller Transformation gilt es auch, die unterschiedlichen Erwartungen der Mitarbeitenden zu berücksichtigen. Einige sind sehr ambitioniert und wollen schnell befördert werden, andere haben  vielleicht gerade eine Familie gegründet und daher einen neuen Lebensmittelpunkt. Vorgesetzte sollten in Erfahrung bringen, welche Zielvorstellung ihre Angestellten haben und wie diese  mit dem Job in Einklang gebracht werden können.

 

 

New Work in der Beratung

 

Das klassische Beraterbild gibt es nicht mehr

Den klassischen Consultant, der jeden Montagmorgen mit dem Koffer am Flughafen steht, um zum Kunden zu reisen, gibt es nicht mehr. Kunden und Mitarbeiter:innen erwarten auch von  uns größere Flexibilität. So sind wir immer seltener bei unseren Kunden vor Ort – wann, definieren wir zu Projektbeginn gemeinsam. Wenn es im Unternehmen gerade brennt, sind wir  selbstverständlich gemeinsam mit dem Kunden unterwegs. Für die alltägliche Projektarbeit ist das aber meist nicht mehr nötig. Und davon profitieren alle Beteiligten – niedrigere Reisekosten,  mehr Flexibilität in der Zusammenarbeit sowie eine höhere Effizienz sind die Folge. Und schließlich können wir so auch einen guten Beitrag zur Reduzierung der CO2 – Emissionen leisten.

Das Fundament für New Work

Die große Herausforderung, die dieses Arbeitsmodell mit sich bringt, ist, die Firmenkultur für alle Mitarbeiter:innen erlebbar zu machen. Der erste Schritt sollte daher sein, zu definieren,  was die eigene Firmenkultur ausmacht. Wir bei INVERTO haben dazu gemeinsam unsere Werte erarbeitet. Diese Werte sind in der großen Mehrheit bereits heute fester Teil unserer  Firmen-DNA, das heißt, wir arbeiten schon seit vielen Jahren danach.  Und zu einem weiteren Teil sind es Werte, an denen wir uns zukünftig immer stärker orientieren wollen. Uns ist es  besonders wichtig, dass diese Werte auch in der Art, wie wir zusammenarbeiten, reflektiert werden. Diese Werte haben wir im Rahmen unseres NGWOW (Next Generation Ways of  Working)-Programms definiert. NGWOW hat das Ziel, die offene Kommunikation, Transparenz und den Fokus auf jede:n Einzelne:n sowie unsere Teams, zu stärken. Und das nicht nur auf  dem Papier sondern durch Umsetzung ganz konkreter Maßnahmen. Um alle Kolleg:innen in diese Reise einzubinden, haben wir zudem einen PTO (Predictability, Teaming and Open  Communication)-Prozess ins Leben gerufen. Wir führen wöchentlich anonyme Befragungen zur Zufriedenheit durch. Die Ergebnisse der wöchentlichen Umfrage sind transparent, für alle  Teammitglieder einsehbar. Sie dienen als Diskussionsgrundlage und um gemeinsam Maßnahmen abzuleiten. Wichtig ist: Jeder hat eine Stimme – Praktikant:innen genauso wie  Führungspersonen. Ein dedizierter PTO-Coach unterstützt als neutrale Vertrauensperson sowohl individuelle Mitarbeiter:innen als auch auf Teambasis. Um diesen offenen und  konstruktiven Austausch zu ermöglichen, greifen wir auf Methoden aus unserem NGWOW-Programm zurück und initiieren zum Beispiel Maßnahmen zur Steigerung der psychologischen Sicherheit.

Umsetzung konkreter Maßnahmen

PTO hat das Ziel, die Art und Weise, wie wir innerhalb unserer Teams arbeiten, zu transformieren. Ob primär gereist wird oder gemeinsam in einem unserer INVERTO-Offices gearbeitet  wird, entscheidet das Team beim Projektstart auf Basis von Kundenanforderungen, aber auch auf Basis von persönlichen und individuellen Präferenzen des Teams. Meistens ergibt sich ein  hybrides Modell, welches gemeinsame Arbeit beim und mit dem Kunden verknüpft mit Teamarbeit in INVERTO-Büros sowie mit Homeoffice. Besonders wichtig ist uns, dass die  Maßnahmen jedem einzelnen Teammitglied zugutekommen. Jede:r soll die Möglichkeit haben, sich individuell zu entfalten – dabei helfen dann die Homeoffice-Regelungen ebenso wie Flex-Time-Modelle oder Wellbeing-Angebote. Und natürlich sind weiterhin unsere regelmäßigen internen Events – mal in den Projektteams, mal lokal am Bürostandort und mal auch  überregional und standortübergreifend – elementar wichtig, um den Unternehmensspirit aufrecht zu erhalten und den persönlichen Kontakt zu fördern. Statt Kicker haben wir übrigens in allen unseren Büros  Treffpunkte eingerichtet. Hier treffen sich jeden Freitag Abend die Mitarbeiter:innen, um die Woche gemeinsam zu beschließen und sich auszutauschen.

 

Moderne Arbeitsmethoden bieten für den Einkauf viele Chancen

Neue Arbeitsmethoden haben viele Vorteile. Sie können Zeit einsparen und die Effizienz steigern. Der Einkauf kann etwa mit Hilfe von Videokonferenzen mit verschiedenen Lieferanten parallel verhandeln. Remote Verhandlungen sind inzwischen an der Tagesordnung und viele Unternehmen fordern das inzwischen sogar ein. Denn für ein 60-minütiges Gespräch um die halbe Welt zu fliegen, ist nicht mehr zeitgemäß und unter Nachhaltigkeitsgesichtspunkten nicht sinnvoll. Allerdings, und auch das ist Teil der Wahrheit, lässt sich ein persönlicher Kontakt nicht in jedem Fall und immer durch eine Teams- oder Zoom-Konferenz ersetzen.

Wichtig für den Erfolg dieser neuen Arbeitsweise ist, dass sich alle Beteiligten an eine gewisse Etikette halten und sich an die neuen Gegebenheiten anpassen. Niemand möchte in einer Videokonferenz mit schwarzen Bildschirmen sprechen. Wer seinen Bildschirm teilt, sollte schauen, dass keine nicht relevanten Dokumente für die Kollegen:innen zu sehen sind. Insgesamt  erfordern virtuelle Gespräche einen anderen Umgang mit vertraulichen Unterlagen.

Routineaufgaben, wie zum Beispiel Projektplanungen oder Lieferantenrecherchen, können Enkäufer:innen ebenfalls relativ einfach vom heimischen Schreibtisch aus erledigen. Um Unterlagen,  Preiskataloge oder Ähnliches zu sichten, braucht es keinen Besuch vor Ort, das ist mittlerweile alles digital möglich. Durch die Umstellung dieser Prozesse auf digitale Arbeitsweisen wird zudem freie Kapazität geschaffen, die Einkäufer:innen nutzen können, um strategische Themen voranzutreiben.

Wichtig für den Erfolg dieser neuen Arbeitsweise ist, dass sich alle Beteiligten an eine gewisse Etikette halten und sich an die neuen Gegebenheiten anpassen.

Auf die richtige Balance kommt es an

Denn der Einkauf steht derzeit vor großen Herausforderungen: Die Lieferantenmärkte sind extrem volatil, Lieferketten müssen angepasst werden, vorausschauendes Risikomanagement ist ebenso an der Tagesordnung wie die Umsetzung von Nachhaltigkeitsstrategien. Diese gestiegene Komplexität wird der Einkauf nur in der strategischen Zusammenarbeit mit Lieferanten und  anderen Stakeholdern meistern können. Der Fokus liegt daher auf der Entwicklung von starken Netzwerken und der agilen Zusammenarbeit, auch über Unternehmensgrenzen hinweg.  Regelmäßige Kommunikation, Offenheit und Transparenz sind hierbei unabdingbar. Und dafür bedarf es auch eines angemessenen persönlichen Kontaktes.

Gerade zu strategisch wichtigen Partnern in der Wertschöpfungskette ist es wichtig, durch einen regelmäßigen persönlichen Austausch ein enges Verhältnis zu entwickeln. Auch Partnerschaften  mit Lieferanten zur gemeinsamen Arbeit an innovativen Lösungen erfordern persönliche Treffen. Hier kommt dem Einkauf eine strategische Rolle hinzu. Er muss mit seinen Lieferanten und den  eigenen Abteilungen in engem Kontakt stehen, um genau priorisieren zu können, wo Workshops vor Ort sinnvoll sind.

 

 

Wer Remote Work radikal denkt, könnte theoretisch selbst das Qualitätsassessment digital durchführen. Hier gibt es bereits gute virtuelle Lösungen, die  einen Einblick in die  Produktionsprozesse des Lieferanten erlauben. Allerdings sollen Lieferantenbesuche Sicherheit geben, bevor der Einkauf langfristige Verträge abschließt. Da hat der Einkauf es auch vor Ort oft  schwer. Wie kann es gelingen, an einem Tag beim Lieferanten herauszufinden, ob dessen Lieferkette so aufgebaut ist, wie es sich der Einkauf vorstellt? Virtuell wird dies noch weiter erschwert.  Denn auch wenn die vor Ort gewonnenen Eindrücke nicht immer aussagekräftig sind, so kann ein Besuch vor Ort – auch wenn er noch so kurz ist – ein erstes Gefühl vermitteln, ob ein potenzieller  Lieferant passt. Denn für das Bauchgefühl gibt es keine digitalen Lösungen.

 

 

Fazit: New Work bedeutet eine fundamentale Umstellung

New Work ist ein Prozess, der sich immer weiterentwickelt. Neue Generationen stellen neue Ansprüche und erwarten eine Sinnstiftung durch ihre Arbeit: Unternehmen, die zeigen, dass sie  Verantwortung für ihre Angestellten und die Gesellschaft übernehmen, sind attraktiv für zukünftige Arbeitskräfte und potenzielle Kunden.
Gleichzeitig sollte bei all den neuen Arbeitsmethoden nicht in Vergessenheit geraten, wie wichtig das physische Zusammenkommen im Team ist. Das Büro bleibt ein Ort für Kreativität und  persönlichen Austausch. New Work kann für nachhaltigere Denkweisen im Unternehmen sorgen, die Mitarbeiter:innen motivieren und ihnen mehr Verantwortung übertragen. Das Konzept,  richtig umgesetzt, führt zu Angestellten, denen es nicht mehr nur darum geht, die ihnen übertragene Aufgabe abzuarbeiten. Sie machen auf ineffiziente Abläufe aufmerksam, schlagen  Verbesserungen vor und fühlen sich für den Erfolg verantwortlich.

Autor:innen

Frank Wierlemann

ist Gründer und Geschäftsführer von INVERTO. Der erfahrene Handels-Experte berät Unternehmen in allen Fragen des strategischen Einkaufs und des Supply Chain Managements. Er ist außerdem für den Bereich Human Resources verantwortlich und treibt in dieser Position neue Arbeitskonzepte voran.

contact@inverto.com

Lina Tilley

ist Principal bei INVERTO in London. Sie verfügt über umfangreiche Erfahrung im Einkauf und berät Unternehmen aus dem Bereich Industriegüter bei Transformationsthemen und im Rohstoffeinkauf. Zudem ist ihr die Förderung von Diversität bei INVERTO und die Weiterentwicklung des Teams an unserem Standort in UK besonders wichtig.

lina.tilley@inverto.com

Expert:innen über New Work

New Work war nicht für die Wirtschaft gedacht
Ohne New-Work-Angebote finden Firmen keine Talente