Transformations-Projekt in der Lebensmittelindustrie

Stärkung des Einkaufs und Nutzung von Synergie-Effekten

Unser Kunde ist ein nordeuropäisches Lebensmittel- und Getränkeunternehmen, das mit 2.000 Mitarbei-ter:innen in 13 Ländern aktiv ist. Bekannt ist das Unternehmen für hochwertige Lebensmittel wie Kaffee, Gewürze, pflanzliche Produkte und Snacks. Das Portfolio umfasst starke Eigenmarken, die teilweise selbst hergestellt und auch als „Traded Goods“ weitervertrieben werden.

Zielsetzung: Optimierung der Margen

Das Unternehmen ist in den vorangegangenen Jahren durch Zukäufe stetig gewachsen. Dies führte zu einer dezentralisierten Einkaufsorganisation und nicht-standardisierten Prozessen. Synergien waren bisher ungenutzt und der Einkauf war bei Entscheidungen unterrepräsentiert – diese waren eher vertriebs- und marketinggetrieben. Die wachsende Konkurrenz im Markt erforderte allerdings eine Margenverbesserung. Wir wurden daher beauftragt, die Kostenstrukturen zu optimieren und dem Einkauf zu einem höheren Stellenwert innerhalb des Unternehmens zu verhelfen.

 

Vorgehensweise: „One Organisation“ und Kostenoptimierung im Food Bereich

Um den Einkauf zu stärken, haben unsere Berater:innen zunächst die bestehenden Organisationsstrukturen, Gremien und Prozesse in Frage gestellt. Ein wichtiger Schritt, um leistungsstarke Verbesserungen auf den Weg zu bringen, war die Verankerung von Einkaufsthemen in der Führungsetage des Unternehmens. Da das Unternehmen sehr cross-kulturell und durch Zukäufe gewachsen war, lag die Herausforderung darin, alle Einkaufs-Einheiten unter ein Dach zu bringen. Statt eines separaten Einkaufs für einzelne Standorte haben wir die Strukturen für Category-Funktionen geschaffen, unter denen die Einkaufsaktivitäten übergreifend gebündelt wurden. Mittels Einführung von transparenten Entscheidungskriterien, der Festlegung von Verantwortlichkeiten und der Definition von Meilensteinen konnten die Entscheidungsprozesse erheblich optimiert werden.

Durch die cross-funktionale Zusammenarbeit wurden neben Kostensenkungen weitere Synergien über die Standorte hinweg geschaffen. Unsere Berater:innen haben die gesamte Bandbreite an „Traded Goods“ respezifiziert, neu ausgeschrieben, mit den Lieferanten verhandelt sowie den umfangreichen Test-Prozess begleitet. Denn ein Lieferantenwechsel hat auch immer Abweichungen bei der Produktzusammensetzung zur Folge.

So können z.B. regionale Unterschiede im genutzten Trinkwasser den Geschmack einer Sauce verändern, weshalb immer umfangreiche Tests und die Einbindung von Produktion und Entwicklung sowie Vertrieb und Marketing notwendig sind. Erschwerend kam mitten im Projekt die Corona-Pandemie dazu, die Vor-Ort Tests zeitweise unmöglich machte und Prozesse verzögerte. Durch die erfolgreiche Zusammenarbeit aller Beteiligten konnte der Lieferantenpool schließlich optimiert werden, nicht nur mit erheblich besseren Konditionen. Im Rahmen der Gespräche und der engen Zusammenarbeit bei der Weiterentwicklung der Produkte haben wir auch die Lieferantenbeziehungen gestärkt und für gemeinsame Erfolgserlebnisse gesorgt.

Bei den eigenproduzierten Produkten haben wir gemeinsam mit dem Kunden komplett neue Spezifikationen erstellt und die Zutatenlisten optimiert. Für die einzelnen Zutaten haben wir im Anschluss die Ausschreibungen gestartet. Im Fokus der Verhandlungen stand der Einkauf von Rohstoffen zur Weiterverarbeitung, wie z.B. Gewürze. Hier konnten wir durch kleine Änderungen in der Rezeptur und Bündelung über verschiedene Marken hinweg Kosteneffizienzen erreichen – ohne Einbußen bei Geschmack oder Qualität der Produkte. Bei der Vertragsgestaltung wurden für einige Rohmaterialien Indexklauseln eingefügt, so dass unser Kunde die durch die Pandemie schwankenden Preise bestmöglich abfedern konnte.

Ergebnisse

  • Nutzung von Synergien zwischen den Geschäftseinheiten
  • Einsparungen in Höhe von ca. 9 % des Einkaufsvolumens
  • Nachhaltige P&L-Einsparungen durch kontrollierte Prozesse
  • Gestärkte zentrale Einkaufsfunktion
  • Enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Lieferanten

 

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Marcus Schwarz

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