Procurement Excellence im Medizinsektor
Klinikkette erschließt Einsparpotenziale durch First Generation Outsourcing
Unser Kunde ist eine führende britische Klinikkette, die sich auf psychische Gesundheit spezialisiert hat. Das Unternehmen verfügt über mehr als 200 Standorte und ist in Private Equity Besitz. Mit dem Ziel, die Wirtschaftlichkeit der Gruppe zu erhöhen ohne Einschränkungen in der Patientenversorgung, starteten wir das gemeinsame Projekt.
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Zielsetzung: Kostenreduzierung bei gleichzeitiger Serviceoptimierung
Durch die anhaltende Konsolidierung im Gesundheitsmarkt ergeben sich für die Kliniken neue Möglichkeiten, Skaleneffekte zu nutzen und hierüber Kosten zu sparen – und das bei gleichbleibendem oder sogar besserem Service. Da unserem Kunden entsprechende Erfahrung fehlte, wurden wir beauftragt, auf nationaler Ebene mögliche Partner für das Outsourcing von Leistungspaketen, wie z.B. im Bereich Catering- und Reinigungsleistungen, zu identifizieren und gemeinsam entsprechende Prozesse zu etablieren.
Vorgehensweise: Schaffung langfristiger Partnerschaften
Im Rahmen eines systematischen, vordefinierten Prozesses haben wir gemeinsam mit der Klinikkette ein First Generation Outsourcing für Catering und Reinigung eingeführt.
Im ersten Schritt ging es zunächst darum, die Ausgangssituation zu erfassen. Bei Vor-Ort Besichtigungen der Kliniken erfassten wir die Catering- und Reinigungsprozesse in den einzelnen Kliniken, denn diese handelten bisher unabhängig voneinander und hatten unterschiedliche Prozesse und Verträge. Um vollständige Transparenz zu erlangen und den Ist-Zustand der Dienstleistungen komplett zu durchdringen hat das Projekt-Team alle erfassten Kosten in Vollzeitäquivalente (FTE) umgerechnet. Hierdurch schafften wir eine Vergleichbarkeit der Leistungen, die wir im Anschluss mit bestehenden britischen Krankenhausstandards (NHS) vergleichen konnten.
Diese Auswertung bildete schließlich die Grundlage für die Definition des Soll-Zustands. Gemeinsam mit dem Kunden definierten wir einen Standard, der künftig für alle Kliniken gleichermaßen gelten sollte. Wir erarbeiteten Spezifikationen für die benötigten Dienstleistungen inklusive Service-Levels und leiteten daraus Optimierungs- und Einsparpotenziale ab.
Anhand dieser Spezifikationen führten wir anschließend ein umfangreiches Marktscreening durch und identifizierten Lieferanten, die die Anforderungen unseres Kunden formal erfüllen konnten und mit denen wir in die anschließenden Gespräche einstiegen. Mit dem Ziel einen klaren Prozess für alle Seiten zu etablieren und langfristige Partnerschaften zu den Lieferanten aufzubauen, unterstützten wir zudem die Verhandlungen und den Einführungsprozess in der Praxis:
Um die Serviceanforderungen zu verstehen, besuchten die Serviceanbieter die größten 42 Standorte. Die lokalen Catering- und Reinigungsanforderungen wurden anschließend in Raumbüchern und Catering-Profilen festgehalten. Jeder dieser Klinikbesuche war auch eine Chance für informelle Verhandlungen. In diesem Rahmen konnten wir alle Fragen der Lieferanten, ebenso wie der jeweiligen Klinikleitung klären und Widerstände zu dem für Kliniken eher ungewöhnlichen Vorgehen überwinden.
In diversen Workshops schafften wir ein gemeinsames Verständnis für die Anforderungen an die Dienstleister und machten die definierten Standards in der Praxis erlebbar. So brachten wir alle internen Stakeholder unseres Kunden zusammen, um die neuen Konzepte zu präsentieren und durch Kundenfeedback zu verfeinern sowie die Mitarbeiter:innen für die Umsetzung zu schulen.
Für den Bereich Catering fanden persönliche Workshops mit der Geschäftsführung und möglichen Lieferanten statt, um die Möglichkeit zu haben, das Essen zu probieren, die Ausrüstung zu begutachten und einen Eindruck der Fähigkeiten der Lieferanten zu erhalten. Für Reinigungsleistung gab es analog dazu Online-Workshops, in denen alle Anforderungen geklärt werden konnten.
Um Rückmeldungen seitens der Lieferanten einzuholen und einige Ideen zu testen, führten wir zunächst eine erste Pilotausschreibung durch. Mit dem Überblick über die entsprechenden Konditionen gingen wir dann in die Hauptausschreibungen und holten verbindliche Angebote der ausgewählten Service-Dienstleister ein.
Ergänzend zu den bereits stattgefundenen Gesprächsrunden führte das Projektteam abschließend formelle Verhandlungen mit den neuen Partnern, um alle Kostenbestandteile sowie qualitative Faktoren vertraglich zu fixieren.
Ergebnis:
- Senkung der Total Cost of Ownership bei gleichzeitiger Verbesserung der Services
- Nutzung von Skaleneffekten und Standardisierung über die ganze Gruppe hinweg
- Professionalisierung von Reinigungs- und Catering-Leistungen durch spezialisierte Dienstleister
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