Markenverhandlungen im Einzelhandel

Zielsetzung: Effizienz von Markenverhandlungen auf ein neues Niveau heben

Als Reaktion auf das zunehmend schwierige Marktumfeld für Warenhäuser verfolgte der Händler verschiedene Maßnahmen zur Verbesserung seiner Wettbewerbsfähigkeit. Vor allem strebt das Unternehmen eine Professionalisierung der jährlichen Verhandlungen mit den Markenlieferanten an, um die Margen zu erhöhen. Wir wurden beauftragt, dies voranzutreiben und gemeinsam mit dem Einkauf die Jahresgespräche mit den Top 250 Lieferanten zu führen. Zudem sollten im Projekt Prozesse geschaffen und Methoden eingeführt werden, um den Einkauf zu befähigen, den eingeschlagenen Weg weiterzuführen und nachhaltige Ergebnisse zu erzielen.

Vorgehensweise: Strukturierte Vorgehensweise, digitale Prozesse

Vor dem Start der eigentlichen Verhandlungsrunden ging es in dem Projekt zunächst darum, Transparenz zu schaffen. Mit Hilfe von Advanced Analytics Tools analysierten wir den gesamten Spend der Warenhauskette und stellten diesen in kompakten Dashboard grafisch übersichtlich und transparent dar.

So nutzten wir zum Beispiel im nächsten Schritt digitale Tools zur Berechnung der Gewinnspanne und dem Abgleich mit Benchmarks, um Potenziale für die anschließenden Gespräche darzustellen. Parallel dazu bauten wir einen Verhandlungskalender auf, der den gesamten Prozess abbildet und auf Knopfdruck Dashboards mit allen relevanten Informationen zu bestimmten Warengruppen oder Lieferanten liefert. Das Tool führt Einkäufer:innen durch den gesamten Verhandlungsprozess und bildet dadurch die Grundlage für alle relevanten Schritte.

Da der Fokus auf nachhaltigen Strukturen und Ergebnissen lag, war die enge Zusammenarbeit zwischen der Einkaufsabteilung unseres Kunden und unseren Berater:innen im Rahmen des Projektes besonders wichtig.

So haben wir die Mitarbeiter:innen während den Verhandlungsrunden sehr eng begleitet – von der Vorbereitung und Erstellung der Verhandlungsunterlagen, über die Durchführung bis hin zum abschließenden Tracking der Verhandlungsergebnisse. Neben dem digitalen Kalkulationstool haben wir den Einkäufer:innen einen ausführlichen Verhandlungsleitfaden an die Hand gegeben, der neben den einzelnen Prozessschritten auch ganz klar die Verantwortlichkeiten beschreibt.

Für die gemeinsam durchgeführten Verhandlungen wurden die Rollen ganz klar definiert – so waren wir bei einigen Gesprächen im Lead, andere Gespräche führten die Einkäufer:innen selbst.

Auf diese Weise haben wir eine Kultur des „voneinander Lernens“ geschaffen und den Mitarbeiter:innen geholfen, ihre Verhandlungen mit Markenlieferanten weiter zu professionalisieren. Durch die digitale Prozessunterstützung konnten wir die Effizienz der Abteilung erhöhen und mittels einer lückenlosen Erfassung aller relevanten Schritte die Governance sicherstellen.