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Mit Process Mining Geschäftsprozesse sichtbar machen und optimieren

Mit Process Mining Geschäftsprozesse sichtbar machen und optimieren

Werden die Unterschiede zwischen Soll- und Ist-Aktivitäten zu groß, kann es teuer werden. Zu Abweichungen vom definierten Prozess kommt es etwa, weil Bestellungen erst nach Rechnungseingang angelegt werden („Maverick Buying“), Bestellprozesse zu lange dauern oder Preisänderungen manuell eingepflegt werden müssen. Process Mining hilft, solchen Ineffizienzen auf die Spur zu kommen und Prozessabläufe zu optimieren.

Transparenz mit dem „Spaghetti-Diagramm“

Die Process-Mining-Technologie nutzt die Daten von im Unternehmen vorhandenen IT-Systemen und visualisiert diese. Anhand der Protokolldaten (sogenannte Event Logs), die das vorhandene System aufzeichnet, macht die Process-Mining-Software die Handlungsschritte der Mitarbeiter sowie die Zeitpunkte der Aktivitäten sichtbar. Somit wird die tatsächliche Variantenvielfalt der Prozesse transparent.

Da die Visualisierung meist einem Durcheinander von Linien gleicht, wird das Diagramm, das die Process-Mining-Software erzeugt, auch Spaghetti-Diagramm genannt. Werden gravierende Abweichungen von den definierten Prozessen festgestellt, lassen sich anhand der Visualisierung Ursachen auffinden und Probleme beseitigen.

Einsatz im P2P-Prozess verspricht Erfolge

Der Procure-to-Pay-Prozess ist ein klassisches Feld für den Einsatz von Process Mining. Die Software setzt im ERP-System an. Anhand der Visualisierung lassen sich Möglichkeiten für Verbesserungen erkennen.

Nach unserer Erfahrung können durch Process Mining im Einkauf die Prozesskosten im Procure-to-Pay durchschnittlich um 25 Prozent gesenkt werden. Auch die Maverick-Buying-Rate wird um bis zu 15 Prozent verringert und Skonti können etwa 40 Prozent häufiger genutzt werden.

Bemerkenswerte Erfolge erzielt der Einsatz von Process Mining auch in Logistik und Supply Chain: Die Termintreue kann zum Beispiel auf über 95 Prozent gesteigert werden.

Example: Purchase-to-Pay (P2P)

Example: Logistics and Supply Chain

 

Der Einsatz einer Process-Mining-Software ist sinnvoll, wenn

  • Mitarbeiter häufig händisch in automatisierte Prozesse eingreifen müssen. Eine Ursache können schlecht gepflegte Stammdaten sein.
  • Rechnungen immer wieder ohne Bestellung oder Auftrag bezahlt werden sollen („Maverick Buying“). Hier können Rahmenverträge mit Bestandslieferanten Abhilfe schaffen.
  • generell ein hoher organisatorischer Aufwand herrscht und effizientere Abläufe nötig sind.

Praxis-Beispiel: Mit einem Bestandslieferanten werden neue Konditionen verhandelt, aber nicht sofort ins System eingepflegt. Da die zu neuen Bedingungen abgerechneten Lieferungen nicht mit den hinterlegten Daten übereinstimmen, stoppt das System den Prozess, ein Mitarbeiter muss eingreifen.

Dass ERP-Daten häufig schlecht gepflegt sind, ist nur eine Erkenntnis beim Einsatz von Process Mining. Hier hilft ein Bewusstseinswandel: Datenpflege mag lästig sein, spart im Vergleich zu ständigen Eingriffen in ein automatisiertes System aber sehr viel Zeit.

 

Die Visualisierung von Prozessen mit Hilfe von Process Mining ist immer nur der erste Schritt. Aus den gewonnenen Daten die richtigen Schlüsse zu ziehen, Fehlerquellen zu finden und bessere Lösungen zu entwickeln ist die eigentliche Aufgabe, die dem Einsatz der Process-Mining-Software folgt.
Gern beraten wir Sie bei der Optimierung Ihrer Prozesse in Einkauf, Logistik und Supply Chain Management mit Hilfe von Process Mining.

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