Unternehmenswertsteigerung durch Einkaufsoptimierung

Am Anfang stand die Idee, dass sich jeder Kunde sein individuelles Produkt selbst aus einer Vielzahl unterschiedlicher Zutaten zusammenstellen und dieses über eine Online-Plattform bestellen kann. In den kommenden Jahren folgten weitere Produkte; der Lebensmittelhersteller expandierte über die deutschen Grenzen hinaus und es kamen neue Vertriebswege über große Handelsketten wie z.B. REWE und Edeka hinzu.

Herausforderungen

Die Produkte sind heute auch in den Fußgängerzonen vieler deutscher, schweizer, österreichischer und schwedischer Städte in eigenen Läden zu erwerben. Das Unternehmen ist in den ersten zehn Jahren seiner Unternehmensgeschichte stark gewachsen und es ist kein Ende dieser rasanten Entwicklung in Sicht. Doch mit diesem Wachstum geht auch die Schwierigkeit einher, Strukturen und Prozesse ständig weiterzuentwickeln.

Um dem Rechnung zu tragen wurde INVERTO mit der Optimierung der Beschaffungsprozesse und Reduzierung der Einkaufskosten über sämtliche Bedarfe sowohl im direkten als auch im indirekten Bereich, beauftragt.

Unter anderem sollte der Einkauf für beschränkt am Markt verfügbare bio-zertifizierte Rohstoffe in höchster Qualität optimiert werden.

In enger, partnerschaftlicher Zusammenarbeit mit der unternehmensinternen Einkaufsorganisation, der Qualitätssicherung und dem Produktmanagement gestaltete das INVERTO-Projektteam den strategischen Einkaufsprozess und führte diesen von der Vorbereitung der Ausschreibung bis zur Auftragsvergabe für sämtliche Rohstoffbedarfe durch.

 

 


 

Zielsetzung

Durch die Anpassung der Einkaufsprozesse an Erntezeitpunkte und Preisentwicklungen auf den relevanten Rohstoffmärkten sollte der Einkauf optimiert und Einsparungen realisiert werden. Ziel war es, über den Abschluss von Jahreskontrakten zum optimalen Kaufzeitpunkt, den jeweils optimalen Preis pro Agrarrohstoff zu fixieren.

Die wichtigste Anforderung seitens des Kunden ist eine ständige Versorgungssicherheit für das gesamte Rohstoffportfolio, so dass die Produktion jederzeit auf sämtliche angebotene Zutaten in der gewohnten Bio-Qualität zugreifen kann.

Um in Zukunft die Versorgung mit Rohstoffen noch weiter zu sichern, sollte auch der Lieferantenpool um leistungsstarke Produzenten erweitert werden. Für einige Hauptbedarfe wurde darüber hinaus eine Produktverbesserung angestrebt, z.B. zucker- und palmölfreie Crunchies.

 

Vorgehensweise

Am Anfang der Umsetzungsphase stand eine detaillierte Bedarfsanalyse. Für jeden Rohstoff wurde die Verbrauchsmenge aus dem Vorjahr mit den prognostizierten Verbräuchen für das laufende Jahr abgeglichen. Unter Berücksichtigung von Produktneuentwicklungen und -ausläufen konnten daraus Jahresplanmengen festgelegt werden, die später als Basis für die Jahresverträge dienten.

Zudem wurde über alle Rohstoffe ein Erntekalender erstellt, der die Informationen zu allen Rohstoffen konsolidierte.

Dieser Erntekalender wurde mit den relevanten Rohstoff-Indizes abgeglichen und es wurden interne sowie externe Expert:innen befragt, um aus den konsolidierten Informationen den optimalen Kaufzeitpunkt pro Produkt zu definieren.

Anhand dieser Daten, und unter Berücksichtigung von Lagerbeständen und prognostizierten Verbräuchen, legten die INVERTO Berater:innen gemeinsam mit den unternehmensinternen Einkäufer:innen einen Ausschreibungskalender mit fünf gebündelten Marktabfragen fest.

Über eine umfangreiche Lieferantenrecherche mit anschließender Durchführung eines RFIs wurden Bio-Lieferant:innen für die kommenden Ausschreibungen vorqualifiziert. INVERTO hat hierüber eine Vielzahl von Lieferant:innen identifiziert, die noch keine Beziehung zum Kunden hatten und dadurch den Pool an Bio-Lieferant:innen erheblich erweitert sowie neue Lieferantenmärkte im benachbarten Ausland erschlossen.

In der anschließenden Umsetzungsphase wurden die vereinbarten Ausschreibungen von INVERTO durchgeführt, Bemusterungen und Qualitätsprüfungen vorgenommen sowie Preisverhandlungen geführt.

 

Ergebnisse

Durch den Abschluss von Jahreskontrakten mit Festpreisen konnten nicht nur erhebliche Einsparungen im zweistelligen Prozentbereich erreicht, sondern auch die Planungs- und Versorgungssicherheit erhöht werden.

Über den systematischen Ausschreibungs- und Bemusterungsprozess konnte der Pool geprüfter Lieferant:innen erweitert und teils sogar eine verbesserte Produktqualität erreicht werden, was den Einkauf zukünftig vereinfachen wird. Zudem konnte die Beziehung zu bestehenden Partner:innen intensiviert, neue Partnerschaften geknüpft und damit eine optimierte Lieferantenstruktur erreicht werden.

Als Ergebnis der neuen Verträge konnten außerdem die Zahlungskonditionen vereinheitlicht werden.

Insgesamt wurde im Rahmen des Projektes der Rohstoffeinkauf weiter professionalisiert und die Rolle des Einkaufs im Unternehmen gestärkt. Die erzielten Einsparungen trugen zu einer deutlichen Steigerung des Unternehmenswerts bei.

 

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Rudolf Trettenbrein

Managing Director

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