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Analyse: Der digitale Reifegrad des Einkaufs – Der weite Weg zum Einkauf 4.0

„Einkauf 4.0“ ist in den vergangenen Monaten von einer Vision zur Roadmap für Einkaufsabteilungen avanciert. Dass Konzerne und Großunternehmen bei dieser Entwicklung eine führende Rolle einnehmen, ist wenig verwunderlich. Doch wo kann der Mittelstand ansetzen, um die Performance im Einkauf zu optimieren? Eine aktuelle Studie von INVERTO gibt Aufschluss.

Von Fachpresse bis zu Kongressvorträgen: Tagtäglich beschäftigen sich führende Experten mit den Herausforderungen und Chancen der Industrie 4.0 und davon abgeleitet mit den Aufgaben für den Einkauf. Im Mittelpunkt steht dabei die Digitalisierung von Prozessen zur Bewältigung von immer komplexer werdenden Wertschöpfungsketten. Doch wie schlägt sich der deutsche Mittelstand hinsichtlich dieser Herausforderungen?

Um den Status quo der Einkaufsfunktion mittelständischer Unternehmen festzustellen, analysierte INVERTO von Januar bis Juni 2017 die Einkaufsabteilungen von rund 100 deutschsprachigen Firmen aus Industrie und Handel. Im Fokus standen dabei Unternehmen mit einem jährlichen Umsatz von bis zu 5 Mrd. Euro. Ziel der Analyse war herauszufinden, inwieweit bereits eine professionelle Basis vorhanden ist, auf der eine zukünftige Digitalisierung des Einkaufs aufbauen kann.

Die Ergebnisse sind überraschend. Mittelständische Unternehmen zeigen einen deutlichen Nachhol- sowie Optimierungsbedarf in den Bereichen, die essentiell für die Digitalisierung der Beschaffungsfunktion sind:

  • Vernetzung mit Lieferanten
  • Datentransparenz
  • Personalentwicklung
  • Agilität

 

1. Vernetzung für ein effizientes Lieferanten- und Risikomanagement

Der digitale Datenaustausch mit Lieferanten bringt Unternehmen zwei signifikante Vorteile: Zum einen ermöglicht er dem Einkauf eine schnelle, präzise Interaktion mit seinen Lieferanten und die Möglichkeit eines optimierten Lieferantenmanagements. Zum anderen können Risiken, in Bezug auf Versorgung, Lieferantenausfälle, Qualität und Preis, deutlich früher identifiziert und effektive Gegenmaßnahmen eingeleitet werden.

Die Ergebnisse der Analyse zeigen, dass der Mittelstand längst nicht das volle Potenzial eines ganzheitlichen, dynamischen Lieferantenmanagements nutzt als Voraussetzung für eine digitale Prozessoptimierung. Zwar haben sechs von zehn Einkäufern ihre Lieferanten segmentiert, z. B. via ABC-Clusterung, doch allzu oft wird ein regelmäßiges Update dieser Segmentierung entsprechend des aktuellen Bedarfs und der Lieferantenperformance vernachlässigt. Darüber hinaus erfassen und bewerten nur sechs Prozent der analysierten Unternehmen Lieferantenrisiken wie Bonität, Termin- und Mengentreue oder Beschaffungsobjektqualität digital. Auch Prognosetools oder Frühwarnsysteme, die automatisch auf Soll-Ist-Abweichungen aufmerksam machen, sind in der Praxis eine Seltenheit.

Die wichtigsten denkbaren Risiken hat jedes dritte Unternehmen – zumindest eingeschränkt – bestimmt und dafür alternative Maßnahmenpläne definiert. Hingegen sind konkrete Handlungsempfehlungen für Alternativszenarien, um auf kurzfristige Ausfälle von Lieferanten in der Wertschöpfungskette angemessen reagieren zu können, noch eine Ausnahme.

Insgesamt zeigt die Analyse deutliches Optimierungspotenzial für Mittelständler im Bereich des Lieferanten- und Risikomanagements. Eine stärkere Integration der Lieferanten birgt jenseits der klassischen Preisverhandlung großes Potenzial in Bezug auf prozessuale Synergieeffekte. Dazu gehört eine Erhöhung des Automatisierungsgrades und damit eine Minimierung von Prozessfehlern ebenso wie Transparenz über die Supply Chain, insbesondere in Bezug auf die Warenströme und Logistik.

Unterstützung bei der digitalen Integration liefert der gezielte Einsatz von E-Procurement-Lösungen, um Schnittstellen zwischen alleinstehenden Systemlandschaften zu schaffen, aufkeimende Probleme durch Risikoszenario-Analysen frühzeitig zu identifizieren und konkrete Handlungsempfehlungen, wie z. B. Wechsel zu Alternativlieferanten, aufzeigen zu können.

2. Datentransparenz als Fundament erfolgreicher Digitalisierung

Mit voranschreitender digitaler Vernetzung der Lieferketten entstehen große Datenmengen. Um dieses „Big-Data“ Volumen für bessere und effizientere Entscheidungen nutzen zu können, müssen Einkaufsabteilungen für eine durchgehend hohe Datenqualität sorgen. Grundsätzlich muss sichergestellt werden, dass alle Beschaffungsvorgänge digital erfasst werden, um jederzeit Informationen zu Einkaufsvorgängen abrufen zu können. Nur wenn diese Datentransparenz gegeben ist, kann eine Optimierung und Digitalisierung der Einkaufsfunktion erfolgen.

Doch wie gehen mittelständische Unternehmen mit dieser Aufgabe um? Die durchgeführte Analyse zeigt, dass viele Mittelständler diese Datentransparenz erst noch schaffen müssen. Noch zu selten werden digitale Anwendungen, wie z. B. ein Business Warehouse System, zur Vereinfachung strategischer Einkaufsaktivitäten genutzt, um auf globaler Ebene Transparenz über Bedarfe, Forecast und Rohstoffpreisentwicklungen zu erzeugen. Dabei sind diese Lösungen sehr hilfreich, um Auswirkungen auf Bestellzeitpunkte, Lagerbestände und Produktkalkulationen zu simulieren.

Grundsätzlich sollten einkaufsrelevante Daten regelmäßig gepflegt werden und aktuell sein, um vor allem der Führungsebene volle Transparenz über die Beschaffungsaktivitäten des Unternehmens und über die Performance des Einkaufs zu ermöglichen. Nur mit diesem Wissen kann die Ausrichtung hin zu digitalisierten Prozessen und Diensten vorangetrieben werden. Auch Verbesserungen lassen sich nur anvisieren und messen, wenn umfassende Daten zum Einkaufsvolumen vorliegen, die Ist-Kennzahlen regelmäßig ermittelt und mit den Zielen, in Form von Soll-Kennzahlen, abgeglichen werden. Falls die Verfügbarkeit und Qualität interner Daten nicht oder nur in Teilen gegeben ist, ist der Weg zum vernetzten Einkauf 4.0 mit der Einbindung und Verarbeitung von externen Daten noch weit.

Was kann der Einkauf tun, um strategische Einkäufer fit für die Anforderungen des Einkauf 4.0 zu machen? Wie kann der Mittelstand für mehr Agilität im Einkauf sorgen und somit auf Veränderungen flexibler reagieren?

 

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Weitere Themen im Magazin:

  • E-Procurement im Einzelhandel
    Das ungenutzte Potenzial der Digitalisierung von Einkaufsprozessen
  • Supply Chain Performance visualisieren
    Individuelle und abteilungsübergreifende Leistungen messen
  • Private Equity
    Ansätze der operativen Wertsteigerung gewinnen weiterhin an Bedeutung

 

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