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Procurement
Transformation

Der nächste Schritt
in der Evolution des Einkaufs

Innovationen, Nachhaltigkeit & Risikomanagement
Agiler Einkauf treibt Unternehmen voran

Der Einkauf hat in den letzten 20 Jahren massive Veränderungen erfahren – und ein Ende der Entwicklungen ist nicht in Sicht. Wohin geht die Reise und was wird in Zukunft wichtig?

Chamäleons gelten als Meister der Veränderung. Kaum ein anderes Tier passt sich so gut seiner Umgebung an wie die bis zu 80 Zentimeter großen Reptilien. Je nach Vegetation oder Lichtverhältnissen können sie steuern, wie hell oder intensiv ihre Hautfarbe ist. Und so ist es ihre Agilität, die den Tieren nicht nur ihr Überleben sichert, sondern mit der sie auch ihr Revier gegen Konkurrenten verteidigen oder Partner anlocken.

Agil zu handeln gilt auch als eine der wichtigsten Fähigkeiten für erfolgreiche Einkaufsabteilungen. Auch diese müssen sich veränderten Gegebenheiten und Bedürfnissen anpassen und die Einkaufsstrategien immer wieder neu ausrichten. Interne und externe Veränderungen spielen sich im aktuellen Umfeld sehr dynamisch ab, und der Fokus der Unternehmen kann sich kurzfristig verändern.

Demgegenüber hatte die Steuerung der externen Wertschöpfung vor 20 Jahren einen geringeren Stellenwert. Der Einkauf wurde häufig nicht in Verbindung mit der Unternehmensstrategie betrachtet, sondern war eher eine ausführende Serviceabteilung. Fachabteilungen beauftragten neue Teile, Mitarbeiter der Einkaufsabteilung verglichen einige spezielle Angebote miteinander und lösten den Bestellauftrag aus. Die reibungslose Bestellabwicklung zum wettbewerbsfähigen Preis stand im Vordergrund und die strategische Zusammenarbeit mit ausgewählten Lieferanten war eine Seltenheit.

Agilität

Agilität ist ein Merkmal des Managements einer Organisation, flexibel und darüber hinaus proaktiv, antizipativ und initiativ zu agieren, um notwendige Veränderungen einzuführen. Wikipedia

Die gestiegene Relevanz des Einkaufs hängt mit der Neugestaltung von Arbeitsweisen innerhalb von Organisationen und auch der Kooperation mit Kunden zusammen.

Strategische Anforderungen rücken in den Vordergrund

Heute, 20 Jahre später, hat sich die Sicht auf den Einkauf als wichtigen Wettbewerbsfaktor grundlegend geändert. Aus Bestellabwicklern mit Katalogen und Faxgeräten werden strategische Experten, die den Einkauf über automatisierte Plattformen und in Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern steuern.

Dies ermöglicht dem Einkauf, mehr Wertschöpfung durch Innovation und Nachhaltigkeit zu liefern, flexibler zu agieren und Lieferketten auch in Krisenzeiten zu stabilisieren. Er nimmt damit eine wichtige Rolle für das Krisenmanagement ein.

Neubewertung der Unternehmensziele: Impuls für den Einkauf

Die gestiegene Relevanz des Einkaufs hängt mit der Neugestaltung von Arbeitsweisen innerhalb von Organisationen und auch der Kooperation mit Kunden zusammen. Eine Neubewertung des Unternehmenszwecks, des Purpose, führt häufig dazu, dass sich der Einkauf entsprechende Ziele setzt und damit seine Position im Unternehmen neu bestimmt.

Unsere aktuelle Procurement Transformation Studie zeigt, dass ein Großteil der Einkaufsabteilungen seine Rolle angesichts neuer Unternehmensziele bereits definiert hat.An oberster Stelle steht nach wie vor die Kosteneinsparung. 72 Prozent der Teilnehmer geben an, dass dies ein zentraler Schwerpunkt ihrer Arbeit ist. Daneben geben 36 Prozent die Risikoprävention als wichtigste Zieldimension des Einkaufs an, gefolgt von Sicherung effektiver Zusammenarbeit (28 Prozent) oder der Gewährleistung der Qualität beschaffter Produkte und Leistungen (27 Prozent).

Mit klaren Vorgaben steigt die Motivation. So geben in der Studie 74 Prozent der Befragten, die den Zweck ihrer Abteilung kennen, an, motiviert zu sein. Doch bezieht dies noch nicht alle Ebenen mit ein: Einkäufer ohne Führungsverantwortung ziehen lediglich zu 28 Prozent aus der klar definierten Rolle und dem Beitrag ihrer Abteilung ihre positive Motivation. Insofern ist es wichtig, Sinn und Zweck von Veränderungen gut zu begründen. Die Vision eines modernen und agilen Einkaufs sollte durch intensive Einzelgespräche vermittelt werden. Gemeinsame Trainings oder ein Coaching vermitteln spezielle neuen Arbeitsweisen. Erst individuelle positive Erfahrungen mit neuen Prozessen im Tagesgeschäft führen zu nachhaltiger Veränderung.

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Der Einkauf der Zukunft hat neue Kompetenzen

Der Einkauf der Zukunft entwickelt seine Fähigkeiten entlang wichtiger Grundbausteine weiter. Führungskräfte im Einkauf sehen in den Bereichen Strategie und Veränderung der Kultur, Entwicklung von Mitarbeitern und Fähigkeiten, der Nutzung von Lieferanteninnovationen sowie Entwicklungen im Bereich Nachhaltigkeit und Verantwortung die Themen von morgen. Dies ergänzt aktuelle Prioritäten entlang von Themenbereichen wie der internen Zusammenarbeit, systematischem Sourcing und Warengruppenmanagement und vor allem dem Schwerpunkt Analytics, Datentransparenz und Datenmanagement. Dass er in all diesen Bereichen übergreifend arbeiten kann, ist das wichtigste Argument für den Einkauf, um sich intern als der Partner zu positionieren, der den Markt kennt, mit Daten unterstützt und flexibel in agilen Teams mitarbeitet. Das Lieferantenmanagement bleibt eine der Hauptaufgaben des Einkaufs. Damit stellt er die Stabilität der Lieferketten sicher und kann, falls nötig, Input zu Innovationen geben. Für eine nachhaltige Lieferkette etwa ist es essenziell, diese Bausteine weiterzuentwickeln. Doch natürlich sind auch bisherige Kernkompetenzen weiterhin wichtig, sie werden lediglich anders gehandhabt. Die Digitalisierung vereinfacht operative Prozesse enorm und lässt daher mehr Ressourcen für strategisches Arbeiten.

Blick in die Zukunft
Herausforderungen des Einkaufs

Mit Blick nach vorn stellt sich die Frage nach der Transformation des Einkaufs. Dabei stehen neben der Entwicklung von Teams und Mitarbeitern drei Herausforderungen im Vordergrund.

1. Schaffung agiler, reaktionsschneller Einkaufsteams:

Rahmenbedingungen verändern sich so schnell wie noch nie. Nicht nur die Digitalisierung, auch die Covid-19-Krise oder Tendenzen zu mehr Protektionismus im Handel führen zur Neubewertung von Wertschöpfungs- und Lieferketten. Vermeintlich sichere Lieferketten drohen durch Handelskonflikte auszufallen, Produktkosten können steigen. Real-time-Informationen ermöglichen häufig schnelles Handeln. Die Corona-Pandemie hat gleichzeitig gezeigt, dass effizientes Arbeiten auch remote möglich ist. Viele Mitarbeiter mussten erstmals für längere Zeit im Homeoffice arbeiten und neue Tools zum Kommunizieren mit ihren Kollegen einsetzen.

2. Der Einkauf muss Nachhaltigkeit einkalkulieren:

Es reicht nicht mehr, nur auf kostengünstige Lieferanten zu setzen. Die langfristige Versorgung des eigenen Unternehmens bezieht Umweltschutz und klimabezogene Faktoren in die Planung und Bewertung der Lieferkette mit ein. Führende Unternehmen behalten auch die Arbeitsbedingungen bei den Zulieferern im Auge, um Compliance-Fälle oder kurzfristige Schließungen zu vermeiden. Der Einkauf muss zudem die Stabilität kritischer Lieferketten bewerten und Alternativen für den Ernstfall vorhalten. Das Thema Risikomanagement bleibt in den kommenden Jahren eine der großen Herausforderungen – damit einher geht eine gezielte strategische Neubewertung kritischer Warengruppen.

3. Volle Etablierung des digital unterstützten Einkaufs:

Echtzeitinformationen schaffen weitgehende Transparenz in der Lieferkette, wenn kritische Partner einbezogen werden. Genauere Prognosemodelle erkennen frühzeitig, was interne Kunden in naher Zukunft benötigen. Die Rolle des Einkaufs ist hierbei auch die Entwicklung von Zulieferern hin zu vernetzten Partnerunternehmen. Über den Austausch relevanter Daten hinaus finden Routinetätigkeiten wie Bestellungen weitgehend automatisiert statt. Ausgehend von den entstehenden Freiräumen sollten weitergehende Aufgaben des Einkaufs im Bereich Datenanalyse oder der Nutzung technischer Expertise gestaltet werden.

Die Bedeutung der digitalen Transformation ist den Mitarbeitern des Einkaufs bewusst. 86 Prozent geben in der Studie ebendiese als wichtigsten Trend an. Doch das allein reicht nicht. Die Zusammenarbeit mit Lieferanten, um Innovationen voranzutreiben, schätzen die Studienteilnehmer ebenfalls zu Recht als wichtigen Trend ein. Denn große Neuerungen sind immer öfter nur mit der Unterstützung von Schlüssellieferanten möglich. Die Leistungsfähigkeit von Elektrofahrzeugen z. B. ist vor allem durch Innovationen jenseits der etablierten Fahrzeugarchitektur und ein komplett neues Systemverständnis geprägt. Für das gesamte Unternehmen ist es strategisch entscheidend, entlang kritischer Warengruppen und Innovationsfelder enge Kontakte zu Lieferanten zu pflegen.

Und wer könnte das besser als der Einkauf?

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Einkaufsteams müssen verstehen, warum der Wandel für sie persönlich sinnvoll ist und Chancen eröffnet, und wie sie sich auf ihre veränderten Aufgaben vorbereiten können.

Schritte zum Einkauf der Zukunft

Die Transformation zum Einkauf der Zukunft erfordert die Klärung mehrerer Fragen zum Status quo: Welche Stellung hat der Einkauf heute? Welche Aufgaben ergeben sich aus veränderten Unternehmenszielen? Und wie weit in der Transformation ist die Funktion bereits gekommen? Die Antworten auf diese Fragen sind unternehmensspezifisch, abhängig von Kultur, Branche und Ausgangssituation. Erfolgsfaktor ist die Beteiligung aller in dem Prozess. Deshalb ist die interne Kommunikation entscheidend. Hier liegt auch nach unserer Befragung ein Defizit: Einkaufsteams müssen verstehen, warum der Wandel für sie persönlich sinnvoll ist und Chancen eröffnet, und wie sie sich auf ihre veränderten Aufgaben vorbereiten können. Die Wirksamkeit der Veränderung kommt erst in der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen zum Tragen. Der Einkauf kann als eine der zentralen Schnittstellen im Unternehmen viele weitere Bereiche auch in strategischen Fragen unterstützen. Beispielsweise in der frühen Einbindung bei der Herstellung neuer Produkte, um dort seine Einschätzung abgeben zu können. Die enge Zusammenarbeit mit Supply Chain Management und Logistik ist zudem essenziell beim Umbau und Risikomanagement von Lieferketten.

Gleichzeitig sind die Sponsoren des Einkaufs immer noch häufig kostenorientiert und eng vernetzt mit dem operativen Geschäft. Laut Studienteilnehmern ist der Chief Financial Officer für 60 Prozent der Befragten der wichtigste Ansprechpartner. Daneben spielen COO sowie die Leiter der operativen Einheiten eine bedeutende Rolle. Einkaufsabteilungen, die das Risikomanagement verbessern wollen, sind auf eine gute Zusammenarbeit mit dem Leiter der Supply Chain angewiesen. Um die Lieferprozesse insgesamt nicht nur reibungsloser, sondern auch sicherer zu gestalten, braucht es eine enge Abstimmung auch innerhalb des eigenen Unternehmens. Der Einkauf braucht Mitarbeiter, die auch in einem veränderlichen Umfeld strategische Entscheidungen treffen können. Um dazu die eigenen Mitarbeiter zu schulen und Talente zu finden, ist die enge Zusammenarbeit mit der HR-Abteilung notwendig. Die Recruiter etwa müssen die Bewertung neuer Einkaufstalente erweitern: Neben Fachwissen und praktischem Einkaufs-Know-how sind Kreativität, digitale und analytische Fähigkeiten, Teamarbeit sowie Kompetenzen im Veränderungsmanagement wichtige Kompetenzen.

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Fazit

Die Transformation führt den Einkauf der Zukunft über die Rolle des Beschaffers hinaus. In den vergangenen mehr als 20 Jahren hat der Einkauf seine historische Rolle, Produkte und Leistungen günstig und zuverlässig bereitzustellen, deutlich erweitert. Der Einkauf wird zum Innovationsmanager im Unternehmen – die Mitarbeiter kümmern sich um die Zusammenarbeit mit den strategischen Partnern und versuchen so, der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein. Die Digitalisierung unterstützt den Einkäufer dabei und schafft Freiräume durch transparente Daten, Tools zur Automatisierung von Prozessen sowie hochentwickelte Risikomanagement- und Frühwarnsysteme. Die größte Verlagerung der Schwerpunkte von heute auf morgen liegt damit in den Bereichen Strategie und Kultur, Menschen und Fähigkeiten und dem Innovationsmanagement der Lieferanten. Die Transformation, die vielfältigen Aufgaben des Einkaufs der Zukunft und die immer neuen Herausforderungen zeigen, dass Reaktionsfähigkeit die wichtigste Eigenschaft sein wird. Auch der Einkauf der Zukunft wird sich immer neu anpassen müssen: an neu definierte Unternehmensziele, Veränderungen innerhalb der Lieferkette oder beim strategischen Kontakt zu Geschäftspartnern – genau wie das Chamäleon.

Ihre Ansprechpartner

Dr. Stefan Benett

ist Geschäftsführer im Münchener Büro von INVERTO. Er verfügt über mehr als 20 Jahre Berufserfahrung im Bereich Einkauf und Operational Excellence. Als Experte für Einkaufstransformation entwickelt er zukunftsorientierte Einkaufsstrategien für produzierende Unternehmen.

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Jonathan Sing

ist als Senior Project Manager bei INVERTO in London tätig. Durch Transformationsprojekte sowie Lieferantenmanagement verhilft er Kunden zur Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit und Steigerung des Unternehmenswertes. ………………………………………………………………………………………………………………………………..

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Innovationspartnerschaften, Digitalisierung und exzellent ausgebildete Mitarbeiter – diese Trends sind laut unserer Studie zur Zukunft des Einkaufs wichtige Erfolgsfaktoren. Worauf sich Einkäufer künftig einstellen sollten …

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