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Vertragsmanagement mit dem e-contor Contract Management – Projektbeispiel Tchibo

Einführung und Integration von e-contor als IT-gestütztes Vertragsmanagement für den Einkauf indirekter Bedarfe.

INVERTO unterstützt bei Neuorganisation und Automation der Prozesse für das Vertragsmanagement.

Unternehmen
Tchibo ist eines der größten deutschen, international tätigen Konsumgüter- und Einzelhandelsunternehmen.

 

Herausforderung

Einkäufer verwenden viel Arbeit darauf, die bestmöglichen Konditionen bei Preis und Qualität zu verhandeln. Nach den Verhandlungsrunden mit Lieferanten werden aber leichtfertig langfristige Einkaufserfolge verschenkt: Fristen, Bonusregelungen und Bündelungseffekte für das Gesamtunternehmen geraten aufgrund eines mangelhaften Vertragsmanagements aus dem Blick.

Aber auch steigende Anforderungen an die betriebliche Compliance, an die Dokumentation und das Risikomanagement machen einen einheitlichen Umgang mit Verträgen notwendig. Im Dickicht der gesetzlichen und betrieblichen Vorschriften kann es ohne Transparenz über die Fülle von Verträgen im gesamten Unternehmen zu ungewollten und teuren Rechtsverstößen kommen.

Einführung des Vertragsmanagements

Um Risiken zu begegnen und zugleich Einkaufsergebnisse langfristig zu sichern, ist die Einführung eines IT-gestützten, strukturierten Prozesses für das Vertragsmanagement unabdingbar. Dabei geht es um deutlich mehr als Dokumentenverwaltung. Das Management der Verträge im Einkauf ist viel zu häufig nicht abteilungsübergreifend standardisiert und automatisiert.

Zusammen mit INVERTO hat Tchibo das Vertragsmanagement neu organisiert und automatisiert. Nach einer Pilotphase und dem Roll-out im Unternehmen hat das System den Praxistest bestanden. Zu den wichtigsten Elementen eines solchen Systems gehören individuell anpassbare Tools für Management, Analyse und Reporting.

Die indirekten Einkäufer von Tchibo greifen jetzt online auf die Lieferanten-Verträge zu. Sie verfügen über ein transparentes, automatisiertes Handling von Verträgen. Damit zählt eines der größten deutschen, international tätigen Konsumgüter- und Einzelhandelsunternehmen zu den Vorreitern des strukturierten Vertragsmanagements im Beschaffungswesen.

„Die Software muss sehr flexibel einsetzbar sein, um die individuellen Anforderungen im Unternehmen zu erfüllen. Nur so wird sie tatsächlich genutzt“, erläutert Marcus Toussaint, Head of Contract Management, Controlling & IT im Tchibo Einkauf. „Das gilt sowohl für den inhaltlichen als auch für den technischen Rahmen in einer bestehenden IT-Infrastruktur.“

Projekte

Sevenseas: Entwicklung der Einkaufsorganisation und Implementierung neuer Prozesse

Die REWE GROUP optimiert im Projekt mit INVERTO den internationalen Eigenmarkeneinkauf.

INVERTO Projektbeispiel Referenz windeln.de

Windeln.de: Optimierung des Rohertrages durch strategische Verhandlungen und Jahresgespräche.



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