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Projektbeispiel: Schritt für Schritt zur soliden Einkaufsoptimierung bei der Sto AG

Bereichsübergreifendes Projektmanagement bindet Fachbereiche dauerhaft in den Veränderungsprozess ein

Unternehmen
Sto ist ein international führender Hersteller von Produkten für das Bauen, wie Farben, Putze, Lacke, Beschichtungssysteme und Wärmedämmsysteme.

Ziel

Gemeinsam mit INVERTO wurde ein Einkaufsprojekt gestartet, um eine Verbesserung der Konditionen auch in den Bereichen zu erreichen, in denen bislang noch keine Optimierungsmaßnahmen durchgeführt wurden. Gleichzeitig sollte das Projekt so durchgeführt werden, dass der optimierte Beschaffungsprozess tatsächlich in allen Fachbereichen und Tochtergesellschaften bei Sto
umgesetzt und von allen „gelebt“ wurde.

Start mit dem Pilot im Marketingeinkauf

Als Pilot für die Optimierung des Einkaufsprozesses und die Weiterentwicklung der Mitarbeiter wurde der Einkauf von Marketingleistungen ausgewählt. Es handelte sich, neben einigen Tochter-gesellschaften, um den letzten Fachbereich, der seine Leistungen noch ohne Involvierung des Einkaufs beschaffte. Der Einkauf von Marketingleistungen war besonders geeignet, den erwünschten Transformationsprozess bei Sto erfolgreich auf den Weg zu bringen, da diese Leistungen und Produkte traditionell häufig von den Fachbereichen mit der Begründung eingekauft werden, dass sie die Anforderungen genauer kennen als der Einkauf oder dass Kreativität nicht messbar und daher auch nicht ausschreibbar sei.

Zentrale Steuerung der Einkaufsabteilung

Der optimierte Beschaffungsprozess, unter Beteiligung sämtlicher Fachbereiche und Tochtergesellschaften, sollte unter alleiniger Steuerung des Einkaufs erprobt und optimal an die unterschiedlichen Anforderungen im Unternehmen angepasst werden. Leitmotiv des Vorgehens war, die Akzeptanz aller Beteiligten für den neuen Prozess zu schaffen. Dies war Voraussetzung, um in der Umsetzung und Arbeit mit den Lieferanten und Dienstleistern nachhaltig erfolgreich weiter arbeiten zu können und eine hohe Qualität der Ergebnisse in den Projekten zu sichern. Grundlage für den neu gestalteten Einkaufsprozess waren Ausschreibungen, Pitches und Verhandlungen, die in den Projekten erstmals zentral durch die Einkaufsabteilung gesteuert wurden.

Konsequente Einbindung der Beteiligten

Gerade im Marketing war es entscheidend, tatsächlich alle Anforderungen der Fachbereiche und der einzelnen verantwortlichen Mitarbeiter aufzunehmen, da dort häufig Ängste bestanden, dass durch die Involvierung des Einkaufs eine Verschlechterung der Marketingqualität und somit des Marketingerfolges erfolgen könnte. Daneben wurde ein genauer Aufgabenplan erstellt, der detailliert auflistete, was von wem zu leisten war und der von allen Beteiligten Schritt für Schritt abgearbeitet wurde. Dadurch war die Vorgehensweise im Projekt von Anfang an für alle transparent.
Dazu wurden intensive Interviews mit den Beteiligten geführt, um alle Ansprüche zu berücksichtigen. Um möglichst einvernehmliche Entscheidungen gemeinsam von Einkauf und Fachabteilung zu erhalten, wurden größere Jour Fixe-Kreise festgelegt. Schließlich wurden die Lieferantenverhandlungen von Einkauf und Fachabteilungen gemeinsam geführt.

Ergebnis

Durch die Methode wurde sichergestellt, dass neben einem guten Preis-Leistungsverhältnis auch alle darüber hinaus gehenden qualitativen Anforderungen von Sto bei den Lieferanten langfristig umgesetzt werden. Heute ziehen bei Sto alle an einem Strang und der neue Einkaufsprozess ist von den Fachbereichen akzeptiert und wird im Unternehmen gelebt.

Das Einkaufsergebnis verbesserte sich in den untersuchten Bedarfsgruppen deutlich. Kosten wurden gesenkt und Einsparungen erzielt, die es ermöglichten, das Marketingbudget effizienter zu nutzen. Konkret bedeutet dies: Mit dem gleichen Budget wurde die Anzahl der Marketingmaßnahmen gesteigert. Zudem wurde das Know-how der Mitarbeiter im Einkauf und der am Einkaufsprozess beteiligten Fachbereiche durch „learning by doing“ so entwickelt, dass es zu den Strukturen von Sto passt und kontinuierliche Verbesserungen ermöglicht.

Projekte

INVERTO Referenz Conto Einkaufsoptimierung Consulting

INVERTO unterstützt COMPO EXPERT bei der Optimierung des Direct und Indirect Spend.

Wie Tomorrow Focus durch die Kooperation von Einkauf und Marketing mehr Effizienz erreicht.

Consulting Prozessoptimierung Produktlebenszyklus

Wie MediaShop gemeinsam mit INVERTO einen gesamten Produktlebenszyklus-Prozess optimiert.



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