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Optimierung der Einkaufsprozesse bei der Sparkasse Bremen

Die Sparkasse Bremen optimiert ihre Einkaufsprozesse und kann Sachkosten senken.

Unternehmen
Mit über 1.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist die Sparkasse Bremen ein starker Partner für Privat- und Firmenkunden in der Hansestadt. Sie bietet ein breites Angebot hochwertiger Finanzdienstleistungen.

 

Ziel des Projekts

Ziel der Sparkasse Bremen AG war, die Sachkosten zu prüfen und die Einkaufsprozesse zu optimieren. INVERTO sollte insbesondere bei der Erhebung der abgerufenen Leistungen und der Optimierung des Einkaufs in den Unternehmensbereichen IT, Facility Management und Marketing unterstützen.

Zentraler Bestellkatalog für Printleistungen

Zur Optimierung der Einkaufsprozesse wurde ein zentraler und flexibler Bestellkatalog für Printleistungen implementiert, den jede Abteilung anwenden kann.

Nach der Analyse aller Rechnungen und durch Interviews mit den Abteilungen entstand ein umfassender Anforderungskatalog. Nach einer systematischen Ausschreibung baute die Sparkasse Bremen einen abteilungsübergreifenden Lieferantenpool auf, der schließlich weniger Lieferanten enthielt, dafür aber gezielt nach den gemeinsam verabschiedeten Kriterien qualifiziert war. So kann mindestens ein Lieferant in dem Pool die Leistungen eines anderen ersetzen und erfüllt jeweils unterschiedliche Schwerpunkte (klein/flexibel, groß/leistungsstark, Offset/digital, etc.). Dies ermöglicht der Sparkasse Bremen jederzeit und für jeden Bedarf die optimale Lieferantenstruktur.

Die Budgetverantwortung samt Spezifikation der Artikel übernehmen weiterhin die Fachabteilungen, doch das Beschaffungsmanagement kann nun Jahresbedarfe auswerten, Standardisierungen vornehmen und gute Konditionen sichern. Ausschlaggebend für den Erfolg war die Intensivierung des Wettbewerbs durch die Ausschreibung der Druckbedarfe sowie die Optimierung der Einkaufsprozesse. Mit gemeinsamen Workshops der Abteilungen in der Pilotphase sowie einem wöchentlichen Jour fixe in der Umsetzung wurden die Ergebnisse langfristig gesichert.

Sachkostenreduzierung im Reinigungsbereich

Für ein Unternehmen, das wie die Sparkasse Bremen mit über 70 Beratungsstandorten im gesamten Stadtgebiet vertreten ist, entfällt im Facility Management ein großer Teil der Sachkosten auf den Reinigungsbereich. Optimierungen im Einkauf konnten auch hier vor allem durch die Intensivierung des Wettbewerbs in Kombination mit Bündelung der jeweiligen Leistungsspektren erzielt werden. Das Leistungsspektrum sollte beibehalten werden – Synergien nur durch Vergabe von großen Aufgabenpaketen erzielt werden. Die Glas- und Unterhaltsreinigung unterlag schwierigen Reinigungsbedingungen aufgrund anspruchsvoller Architektureigenschaften in den unterschiedlichen Gebäuden.

Auch hier ging es zunächst darum, für den Ausschreibungsprozess Spezifikationen und Angebotsformulare zur Abfrage via Online-Ausschreibung aufzubauen. Zudem wurden bei der Ausschreibung auch die angebotenen Reinigungszeiten pro Filiale nach ihrer Umsetzbarkeit geprüft, um einen realistischen und nachhaltig gültigen Preis zu erzielen. Nach Abschluss der ersten Angebotsrunde fand eine Begehung von ausgewählten Bereichen und Filialen mit den teilnehmenden Anbietern statt. Die Vergabe erfolgte schließlich an einen reduzierten Lieferantenkreis.

Facility Management - Outsourcing

Die Sparkasse Bremen hat im Jahr 2002 ein komplexes Projekt zur Optimierung interner Service-Leistungen durchgeführt. Mit der Beauftragung eines Komplettdienstleisters, der auch das bisherige Sparkassenpersonal übernommen hatte, gingen Leistungen in Form von 77 separaten Service Level Agreements in ein Outsourcing-Vertragswerk über.

Dieser an die Bedarfe des Hauses Sparkasse angepasste Dienstleistungsvertrag wurde detailliert durch INVERTO analysiert, segmentiert und auf Leistungsverzicht, Konditionen des Komplettdienstleisters und Konditionen der eingesetzten Nachunternehmer überprüft. Während der Analysephase stand die Kostenreduzierung durch Leistungsverzicht im Vordergrund. Dies erforderte nicht nur eine enge Zusammenarbeit mit den involvierten Abteilungen auf Sparkassen-Seite, sondern zeitgleich vor allem eine enge Abstimmung und klare Kommunikation auf Seiten des Dienstleisters. Nur so konnte gewährleistet werden, dass der Leistungsverzicht realistisch umsetzbar war und Kostensenkungspotentiale aufgezeigt werden konnten, ohne in die Qualität der Leistungen einzugreifen.

Call Center – Outsourcing

Die Leistungen des Call Centers wurden bereits vor Projektbeginn von einer 100%igen Tochter der Sparkasse Bremen übernommen. Durch Benchmarking und Prozessanalysen sollte die Leistungsfähigkeit des Call Centers geprüft werden. Hierzu erfolgte eine breite Ausschreibung der Bedarfe am Markt. Parallel dazu wurden die Prozesse sowie die Kostenstruktur des Tochterunternehmens betrachtet, um Kostentreiber und Optimierungspotenziale zu identifizieren. Man entschied sich im Sinne eines hohen Leistungsniveaus schließlich für den bestehenden Anbieter. Nach Prüfung der technischen Anforderungen und Möglichkeiten konnte das Call Center durch die Verlagerung von Leistungen neu aufgestellt und dadurch Einsparungen erzielt werden.

Ergebnis der Beschaffungs- und Einkaufsprozess-Optimierung

Erfolgsfaktor Beteiligung und enge Abstimmung

Die während der Projektdauer von zehn Monaten bearbeiteten Themen gingen weit über klassisches Sourcing hinaus. Dies erforderte eine partnerschaftliche Zusammenarbeit des Projektteams auf allen Ebenen. Von großer Bedeutung war zudem der faire und transparente Umgang mit den überwiegend regional ansässigen Lieferanten aus dem Mittelstand. Das Projektteam hatte dieses Spannungsfeld zwischen regionaler Verantwortung und modernem Kostenmanagement von Anfang an im Blick und konnte dieses Thema durch offene Kommunikation und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit von Anfang an erfolgreich handhaben. Bei der Sparkasse Bremen ist eine gute Balance zwischen Tradition und modernem Kostenmanagement gelungen.

 

 

Interview mit den Projektverantwortlichen der Sparkasse Bremen: „Von Anfang an transparent und auf gemeinsame Ziele fokussiert“

Interviewpartner:

Holm Diez: Leiter Vertriebsmanagement
Holger Schröder: Projektleiter Unternehmensentwicklung und -steuerung
Jürgen Salmon: Leiter Facility Management

INVERTO: Herr Diez, Herr Schröder, Herr Salmon, wie haben Sie den Start des Projekts mit INVERTO erlebt?

Diez: Von Anfang an lief alles sehr transparent. Auf einer gemeinsamen Kick-off-Veranstaltung wurden Vorstand sowie das involvierte Managementteam informiert. Danach hat das INVERTO-Team über Herrn Schröder die notwendigen Daten erhalten und die Analyse startete.

Schröder: Parallel begannen die Interviews mit den Verantwortlichen der Fachabteilungen, um die Prozesse aufzunehmen. So waren dann auch alle in das Projekt eingebunden und genau informiert.

Wie groß war der Arbeitsaufwand für die Kollegen in Ihren Bereichen?

Salmon: Natürlich ist so ein Projekt arbeitsintensiv. Aber viele Dinge haben uns die INVERTO-Kollegen abgenommen, zum Beispiel das Erstellen von Spezifikationen, die komplette Abwicklung der Ausschreibung und die Administration von Terminen.

Diez: Wichtig war für uns als Sparkasse Bremen die Entscheidungsfindung in unserer Hand zu sehen – und das war absolut der Fall.

Gab es Barrieren, die im Projekt zu überwinden waren?

Schröder: Natürlich mussten einige gewohnte Abläufe in der Organisation verändert werden, zum Beispiel bei Bestellungen des Marketings.

Salmon: Gut waren hier Workshops mit allen Beteiligten unter Moderation von INVERTO. Sie haben eine wirkliche Zusammenarbeit zwischen Einkauf und Marketing herbeigeführt.

Wie sehen Sie die Ergebnisse des Projekts?

Diez: Es gab sofort messbare Verbesserungen unserer Konditionen, doch vor allem sind die optimierten Prozesse, etwa im Call Center oder bei den Beschaffungsvorgängen im Marketing, ein wichtiges Ergebnis des Projekts. Denn insgesamt ist es für uns als Qualitätsanbieter sehr wichtig, unsere Leistungen schnell, flexibel und qualitativ hochwertig gestalten zu können.

Salmon: Für mich als Verantwortlicher für den Einkauf ist in jedem Fall die Nachhaltigkeit der Ergebnisse entscheidend, also zum Beispiel ein funktionierender Lieferantenpool, auf den wir in Zukunft zurückgreifen können. Und natürlich das verbesserte Standing des Einkaufs innerhalb des Hauses.

Wie war die Zusammenarbeit mit den Beratern von INVERTO?

Salmon: Insgesamt sehr harmonisch und immer sachlich, von Anfang an haben wir uns auf die gemeinsamen Projektziele fokussiert.

Diez: Durch die Zusammenarbeit mit externen Beratern erhält man in der Organisation immer wieder eine Reflexion der eigenen Prozesse – das hat INVERTO meines Erachtens mit seinen Benchmarks aus anderen Projekten überzeugend gemacht.

Projekte

Consulting Prozessoptimierung Produktlebenszyklus

Wie MediaShop gemeinsam mit INVERTO einen gesamten Produktlebenszyklus-Prozess optimiert.

A-ROSA: Realisierung von Einsparpotenzialen durch Optimierung des Einkaufs mit INVERTO.

Optimierung indirekter Einkauf

Freixenet schafft Handlungsspielraum im Marketingbudget durch effizienteren Marketingeinkauf.



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