Projektbeispiel IT Einkauf: Servereinkauf bei XING
Bei erfolgreichen Start-Ups zählen professionelle Geschäftsprozesse
Unternehmen:
Das 2003 gegründete Karrierenetzwerk XING ist seit der Gründung als weltweit erstes börsennotiertes soziales Netzwerk auf Erfolgskurs.
Herausforderung
Viele Online-Unternehmen konzentrieren sich allein auf das schnelle Wachstum und die stetige Weiterentwicklung der angebotenen Produkte und Dienstleistungen. Strategische Organisationsfragen und die Professionalisierung ihrer Geschäftsprozesse außerhalb der Kernprodukte stehen selten im Fokus. Langfristig führt das zu nicht unwesentlichen Risiken. XING hat dies frühzeitig erkannt und setzt auf eine beständige Professionalisierung. Für den Bereich Einkauf wurde daher mit INVERTO zusammengearbeitet.
Standardisierung von Spezifikationen für einen umfangreichen Kostenvergleich
Eine langfristige gesamtheitliche Beschaffungsstrategie gab es zu Projektbeginn bei XING nicht. Die Prioritäten im Einkauf waren am kurzfristigen Bedarf ausgerichtet. Die Serversysteme, die existenzielle Grundlage für das Unternehmen, wurden überwiegend projektorientiert und ad-hoc über einen IT-Systempartner eingekauft.
Die Herausforderungen bei dieser Vorgehensweise
Die Spezifikationen und Anforderungsprofile für die Server waren herstellerabhängig und nicht standardisiert, was einen Vergleich der Kosten und Leistungen mit anderen Herstellern erschwerte. „Wir haben uns entschlossen gemeinsam mit INVERTO den Server-Einkauf strategisch anzugehen. Eine genaue Planung des Bedarfs sowie eine bessere Transparenz über die eingekauften Leistungen sorgen für eine bestmögliche Kostenkontrolle und langfristige Sicherung der Effizienz. So sorgen wir für eine optimale Performance, reduzieren das Ausfallrisiko weiterhin auf ein Minimum und gewährleisten höchste Datensicherheit“ sagt Helmut Wolken, Director Operations von XING.
Qualität steigern, Kosten senken
Die Zielsetzung war klar: Die Server sowie die zugehörigen Supportleistungen sollten nicht nur günstiger eingekauft werden, gleichzeitig spielten qualitative Aspekte eine Rolle. So sollte das Ausfallrisiko weiterhin reduziert werden, um einerseits den hohen Ansprüchen der ca. 14 Millionen XING-Mitglieder weltweit stets genügen zu können und andererseits für ein weiteres Wachstum der Nutzerzahlen vorzusorgen.
Im ersten Schritt ging es darum, die bisher bestellten Bedarfe und Einzelkomponenten systematisch aufzunehmen sowie die separat eingekauften Wartungspakete je System samt Laufzeiten und Leistungen zu inventarisieren.
Im nächsten Schritt wurden herstellerunabhängige Spezifikationen für die benötigten Serversysteme erstellt und im Anschluss der Jahresbedarf an Serversystemen ausgeschrieben. Das ermöglichte den besseren Vergleich der Angebote. Bei den Wartungspaketen entschied sich XING dazu, einen Gesamtsupportvertrag für Alt- und Neusysteme mit einem Anbieter abzuschließen.
Ergebnis
Im Ergebnis sanken die Kosten für die Nutzung der Rechenzentren erheblich: „Die Zusammenarbeit mit INVERTO hat sich gelohnt: allein für die Beschaffung der Server liegen die Kosten heute 12 Prozent niedriger als vor der Umstellung, bei der Wartung und den zugehörigen Dienstleistungen über die gesamte Supportlaufzeit sogar um 36 Prozent“ berichtet Helmut Wolken von XING. Die eingesparten Mittel konnte das Unternehmen in das weitere Wachstum investieren und Support- und Garantielücken erfolgreich schließen.
Das Beispiel von XING zeigt, dass es sich auch für erwachsene Start-Ups auszahlt, wenn sie den vermeintlich nebensächlichen Aspekten des eigenen Geschäfts, wie dem Einkauf, frühzeitig eine hohe Priorität beimessen.
