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Projektbeispiel: Entwicklung einer effektiven Einkaufsstrategie,
Schulung des Einkaufs und nachhaltige Kostensenkung bei Rotherham NHS Foundation Trust


Unternehmen

Das Krankenhaus in Rotherham hat 2005 den Status „Foundation Trust“ vom nationalen Gesundheitsdienst (NHS) verliehen bekommen und hat dadurch das Recht, eigenständig, d.h. ohne nationale Kontrollgremien, über die finanziellen Mittel zu verfügen. Der Rotherham NHS Foundation Trust bietet der Bevölkerung ein breites Angebot an Gesundheitsleistungen und hat sich in den letzten Jahren äußerst erfolgreich entwickelt. Er genießt eine hohe Anerkennung über die regionalen Grenzen hinweg.

Herausforderung

Im Rahmen einer Gesundheitsreform wurden die Budgets der britischen Kliniken drastisch gekürzt. Gleichzeitig steigen die Anforderungen der Patienten an die Klinikleistungen. In diesem volatilen Umfeld sind die Kliniken gefordert, ihre Strukturen anzupassen, um wirtschaftlicher zu arbeiten und eine neue Einkaufsstrategie zu entwickeln.

Ziel

Das Management des Rotherham NHS Foundation Trust hat diese Herausforderung erkannt und ein Einkaufsprojekt gestartet: Der Einkauf sollte in kurzer Zeit signifikante Einsparungen erzielen. Die Messlatte lag bei 3 Millionen Pfund. Für dieses Projekt beauftragte die Rotherham Foundation Trust Klinik die Berater von INVERTO. Sie sollten eine effektive Beschaffungsstrategie entwickeln und den Einkauf schulen, damit dieser nachhaltig Kosten einsparen kann.

Umsetzung

In dem Projekt haben die Berater Benchmarks über die Kosten und die bezogenen Leistungen erstellt. Im Rahmen dessen wurden zuerst die Bedarfe ermittelt, um die größten Einsparpotenziale zu identifizieren. Durch ein strukturiertes Beschaffungsprogramm konnten Preise gesenkt und so Einsparungen erzielt werden.

„Die Berater haben uns Einblicke in das Vorgehen privat geführter Unternehmen gegeben und uns neues Selbstbewusstsein vermittelt“, so Steph Holmes, Head of Procurement. „Wir haben beispielsweise gelernt, wie wir Lieferantengespräche mit mehr Verhandlungsdruck durchführen können.“

Das Projektteam definierte insgesamt 20 Bedarfskategorien. Dabei wurden die schnellsten Ergebnisse in den Kategorien Zeitarbeit und Reinigungsmittel erreicht. Durch Ausschreibungen ließen sich aber auch bei hochwertigen Bedarfen wie medizinischen, chirurgischen und orthopädischen Materialien große Erfolge verbuchen.

Bei einem solchen Programm ist es ratsam, die Schwestern, Chirurgen und Ärzte mit ins Boot zu holen. Zum einen müssen ihre Anforderungen ermittelt und im Beschaffungsmarkt wiedergegeben werden. Zum anderen ist eine enge Zusammenarbeit wichtig, um die Bedarfe umzusetzen und dabei ein Gleichgewicht zwischen den Präferenzen des Klinikpersonals und den wirtschaftlichen Faktoren zu finden.

„Diesen Prozess haben die INVERTO-Berater initiiert und so alle Beteiligten mit in die Beschaffungsstrategie eingebunden“, erläutert John Hoskin, Head of Finance. Neben kurzfristigen Einsparungen spielt auch die Nachhaltigkeit eine wichtige Rolle. Deshalb wurde auch ein Category Management eingeführt. „Wir haben nun für jede einzelne Kategorie eine optimale Herangehensweise geschaffen“, so John Hoskin. Zudem wurde der Einkauf eingehend geschult.

Ergebnis

Die effizienteren Beschaffungsprozesse ermöglichen es dem Einkauf, künftig stärker strategisch als operativ vorzugehen. So konnte die Klinik sowohl kurzfristig Einsparungen in Millionenhöhe erzielen als auch ihren Einkauf optimal auf die Zukunft vorbereiten.

 

Projekte

INVERTO unterstützt die Neuausrichtung der Einkaufsfunktion bei ARTEMIS Kliniken.



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