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Indirect Spend Optimierung bei Styria IT Solutions

Wie INVERTO unterstützt die Beschaffung von IT Bedarfen zu professionalisieren

Die „Styria IT Solutions“ ist der IT‐Partner für die Unternehmen der „Styria Media Group AG“. Österreichweit werden 2.200 Kunden, 1.600 mobile Endgeräte und die dazugehörigen Lizenzen sowie das Infrastruktur-Setup verwaltet. Das Leistungsspektrum des Unternehmens fokussiert Services rund um Medien‐ und Informationstechnologie. Das Portfolio wird laufend auf die Anforderungen der Kunden und Partner in der Unternehmensgruppe abgestimmt und besetzt damit die wichtigen Kompetenzfelder im Medienbereich. Ziel ist es, Geschäftspartner sowohl als zuverlässiger Dienstleister als auch innovativer Lösungsanbieter zu unterstützen und langfristig zu begleiten.

 

Ausgangslage / Herausforderungen

Die Ausgangssituation, mit der sich INVERTO konfrontiert sah, lässt sich wie folgt zusammenfassen:

  • Ein gewachsener IT-Warenkorb (Notebooks, Desktop-PCs, Monitore, Smartphones, Zubehör etc.) mit unterschiedlichen Modellen und Herstellern, um den internen Kunden bestmöglich zu bedienen
  • Die Spezifikation der Notebooks und Desktop-PCs ist sehr stark auf einen präferierten Hersteller ausgelegt
  • Teilweise negatives Feedback zur aktuellen Preisgestaltung des IT-Warenkorbs und dadurch „Maverick Buying“ einzelner Gesellschaften
  • Eigene Bestellplattform, die interne Kapazitäten bindet und stetig aktualisiert werden muss

Zielsetzung

INVERTO wurde beauftragt folgende Projektziele zu verfolgen:

  • Festlegung eines einheitlichen IT-Warenkorbs für die gesamte Styria Gruppe
  • Verhandlung eines neuen Rahmen-Vertrags
  • 1-Dienstleister-1-Hersteller–Strategie
  • Erzielung von Kosteneffizienzen, auch durch „Outsourcing“ der internen Bestellplattform an den zukünftigen Dienstleister

Maßnahmen vor der Ausschreibung

Vor der Neu-Ausschreibung der IT Bedarfe wurden folgende Maßnahmen umgesetzt:

  • Bedarfsorientierte Festlegung des IT Warenkorbs anhand der echten Mitarbeiterbedarfe in Zusammenarbeit mit der Styria IT
  • Neuadjustierung der Anforderungen im Sinne einer funktionalen, neutralen Spezifikation, um mehrere Hersteller in der Ausschreibung anzusprechen und, um den Wettbewerb zu erhöhen
  • Erstellung eines Preis-Abfragerasters auf Einzelkomponenten-Basis um die Leistungsbausteine 1-zu-1 vergleichbar zu machen

Vorgehensweise Ausschreibung

Die darauffolgende Ausschreibung ist in folgenden Schritten erfolgt:

  • Pre-Briefing von Herstellern und Dienstleistern aus ganz Österreich zur Wettbewerbserhöhung
  • Aufsetzen eines Preis- und Leistungsvergleichs auf Basis INVERTO Benchmark Datenbank
  • Verhandlungsvorbereitung mit dem Kunden und Ausarbeitung der Verhandlungshebel
  • Finale Festlegung der Leistungsbausteine nach 1. Verhandlungsrunde auf Basis von Nutzerklassen, um Preis-Leistung des zukünftigen IT-Warenkorbs zu optimieren
  • Herausforderungen: Mehrere Verhandlungsrunden, Preis-Leistungsübersicht auf Basis unterschiedlicher Modelle und Komponenten
  • Learnings: Neuadjustierung des Warenkorbs und funktionale Spezifikation als maßgebliche Hebel während der gesamten Projekts

Ergebnis

Die Projektergebnisse zeigen eindeutige Vorteile für Styria IT Solutions:

  • Direkte EBIT wirksame Ergebnisse in 2017
  • Coaching durch Einbindung der Mitarbeiter in den Ausschreibungsprozess („Lern-Effekt“)
  • Maßgeschneiderte Konditionen und Modelle für die gesamte Styria-Gruppe
  • Durch das Outsourcing der Bestellplattform kann Styria die Artikelvergabe und -freigabe effizient steuern, Mengen tracken und dadurch zusätzliche Zeit- und Kosteneffizienzen erzielen

 

 

„Durch die funktionale Spezifikationsaufbereitung ist es uns gelungen, den Bedarf maßgeschneidert auszuschreiben. Die Orientierung anhand der genauen Kundenanforderungen, die Benchmarks sowie professionelle Verhandlungsführung von Seiten INVERTO haben maßgeblich zu diesem Projekterfolg beigetragen. Die enge Einbindung der Mitarbeiter in diesen strukturierten Ausschreibungsprozess ist ein zusätzlicher Mehrwert, von dem wir die kommenden Jahre profitieren werden.“

Herr Dr. Jürgen Wickl, Geschäftsführer Styria Media IT

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