MediaShop – Kataloge standardisieren und Einkaufspreise reduzieren

MediaShops Wachstumshistorie, unterschiedliche Standorte und keine klare Definition von Verantwortlichkeiten führten zu einer fehlenden Transparenz im Einkauf. Für die vertriebsseitige Bearbeitung der GAS und CEE Region wurden unterschiedliche Katalogformate erstellt und ohne Abstimmung der Standorte bei unterschiedlichen Lieferanten in Auftrag gegeben. In einer 4-wöchigen Potenzialanalyse wurden in enger Zusammenarbeit mit MediaShop Einsparpotenziale in diversen Beschaffungskategorien bewertet und im Anschluss zusammen umgesetzt.

Das Projekt soll Transparenz über die unternehmensweiten Katalogdienstleistungen schaffen, Standardisierungsmöglichkeiten für die Katalogformate aufzeigen, Beschaffungskosten reduzieren, Verantwortlichkeiten klären und durch eine vorausschauende Jahresplanung Verzögerungen und Ad-hoc Beschaffungen vermeiden.

Innerhalb der Analysephase wurden die Beschaffungskosten und ein Leistungsverzeichnis der Regionen transparent dargestellt. Anschließend erfolgte ein Workshop mit den Fachabteilungen der beiden Standorte, um die Möglichkeiten einer Standardisierung der Formate und einer intensivierten Zusammenarbeit der Standorte zu erörtern. Hierbei wurden drei Formate zur Standardisierung als möglich erachtet. Nach anschließender Analyse der drei Formate wurde eine Entscheidungsunterlage für die Geschäftsführung mit der Empfehlung für ein Standardformat erstellt. Zusätzlich wurde zur Professionalisierung der Katalogerstellung gemeinsam eine Katalogplanung für das Folgejahr erarbeitet und mit den Bedürfnissen der Fachabteilungen abgestimmt und verabschiedet.

Auf dieser Basis wurden Ausschreibungsunterlagen erstellt und an vorqualifizierte Lieferanten versendet. In zahlreichen Gesprächen wurden erhaltene Angebote validiert und erhärtet. Hierdurch wurde eine Short-List von Lieferanten für die folgenden Verhandlungsrunden generiert.

Die finale Vergabeempfehlung beinhaltete einen Lieferantenwechsel bei gleichzeitiger Bündelung des Einkaufsvolumens auf einen Lieferanten und Vereinheitlichung der Spezifikationen der beiden Regionen.

MediaShop hat nun eine umfassende Transparenz über Preisstrukturen, Lieferanten und Logistikwege für Katalogdienstleistungen und profitiert von einer bedeutenden Reduktion der Beschaffungskosten. Zusätzlich konnte über die Harmonisierung der Kataloge Kapazität in der Marketing & Grafik Abteilung für andere Aufgaben freigesetzt werden.

Aufgrund von neu identifizierten und qualifizierten Lieferanten wurde die Wettbewerbssituation langfristig verbessert. Somit kann MediaShop auch in Zukunft effektiv ausschreiben und verhandeln, was den langfristigen Erhalt des Preisniveaus sichert.

„Es wurden gemeinsame Beschaffungsaktivitäten und Nachverhandlungen im Bereich der direkten und indirekten Kosten durchgeführt, wo sehr gute Einsparungsergebnisse realisiert wurden. Nach diesem erfolgreichen Projekt kann Mediashop auf attraktivere Einkaufskonditionen zurückgreifen (…).“