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Marketingeinkauf – Wie wählt man die richtige Agentur aus?

Für die optimale Nutzung des häufig knappen Marketingbudgets ist eine enge Verzahnung von Marketing und Einkauf wesentlich. Insbesondere beim Einkauf von Kreativleistungen bietet sich eine regelmäßige Überprüfung der Agenturen und ihrer Konditionen an.

Gerade im Zuge der wachsenden Möglichkeiten im Below-the-line Marketing, z.B. online und mobil, überdenken Unternehmen ihre Anforderungen und suchen hierfür die richtigen Agenturpartner. Durch einen professionell geplanten und transparenten Pitchprozess kann die Marketingabteilung eine Agentur finden, die die Anforderungen an Leistung und Service zu einem bestmöglichen Preisverhältnis erfüllt. Doch bei der Ausschreibung von Marketingleistungen gibt es leider viele Fehler. Häufig wird der Einkauf zu spät in den Prozess eingebunden und die Pitch-Teilnehmer sind aufgrund eines unzureichenden Screenings schlecht qualifiziert. Oder es werden aufgrund eines zu geringen Zeitvorlaufs nur wenige Agenturen zum Präsentationstermin eingeladen, wodurch nicht zuletzt die Qualität leidet.

 

Wir zeigen Ihnen fünf Schritte zum perfekten Pitch:

Schritt 1: Anforderungen definieren und Strategie festlegen

Aufnahme der Anforderungen aller betroffenen Unternehmensbereiche und Festlegung der Strategie (Lead-Agentur vs. Pool)

Schritt 2: Leistungskatalog erstellen

Erstellung von detaillierten Katalogen mit den standardmäßig zu erbringenden Leistungen (betrifft rund 60 bis 80% aller Leistungen)

Schritt 3: Screening durchführen und Ergebnisse richtig deuten

Vorqualifikation einer großen Anzahl von Agenturen anhand von Agentur-Screenings zur Überprüfung der allgemeinen Leistungsstärke, Branchenerfahrung, Referenzprojekte, Mitgliedschaft in Spitzenverbänden, Spezialisierung und Preisniveau

Schritt 4: Preise einholen und qualitativen Pitch durchführen (siehe Checkliste)

Durchführung von Ausschreibung und Pitch in einem stringenten Prozess mit konkreten Zeitvorgaben und klarer Kommunikation des Vorgehens an alle Beteiligten

Schritt 5: Verträge schließen

Vereinbarung eines weitreichenden Vertragswerks einschließlich eines Leistungskatalogs mit Festpreisen für Standardprodukte

 

Checkliste für die Durchführung eines Pitches

 

Die Agenturauswahl

Wichtige Schritte bei der Durchführung eines Screenings

  • Festlegung des Suchprofils anhand von Soll-Kompetenzen der Agenturen (B-to-B oder B-to-C, Media, Online, PR, etc.), Regionalität und Unternehmensgröße
  • Recherche von etwa 20-30 Agenturen über Agenturverbände, Awards, Websites der Agenturen und bestehende Kontakte gemäß Suchprofil
  • Erstellung Screening-Bogen (etwa 30-50 Fragen), Anschreiben und Kurzbriefing mit Infos zur Aufgabenstellung und Timing des Pitch
  • Einladung zum Screening mit fester Abgabefrist (ungefähr 2 Wochen), aktives Nachfassen, um Teilnahmequote zu erhöhen
  • Erstellung einer Bewertungsmatrix zur Vorauswahl der Pitchteilnehmer (maximal 5-10)

 

Möchten Sie mehr Leistung für Ihr Budget erhalten? Verena Deller (verena.deller@inverto.com) steht Ihnen als Expertin für Marketingeinkauf gerne für weitere Informationen zur Verfügung.

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