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Prozessoptimierung – Leistungssteigerung in der operativen Beschaffung

Prozessoptimierung – Leistungssteigerung in der operativen Beschaffung

Optimieren Sie Ihren Beschaffungsprozess – nachhaltig!

Ihr Unternehmen ist im strategischen Einkauf gut aufgestellt? Der Stellenwert des strategischen Einkaufs ist stetig gewachsen? Ihre Einkaufsmannschaft ist im strategischen Einkauf top ausgebildet, kennt den Beschaffungsmarkt von A bis Z und ist längst gewöhnt sich auf internationalem Parkett zu bewegen? Doch trotzdem kommt es immer wieder vor, dass es zu Lieferengpässen, -verzögerungen oder gar zu Lieferausfällen kommt?

Die Leistungsfähigkeit der Einkaufsabteilungen hat sich in den letzten Jahren in vielen Unternehmen signifikant verbessert. Aber wie sieht es mit dem operativen Beschaffungsprozess aus? Der Beschaffungsprozess besteht nicht nur aus der Auswahl der richtigen Beschaffungsquelle, der Angebotsphase und dem Vergabeprozess. Schwächen im operativen Beschaffungsprozess können fatale Folgen haben – finanzielle Schäden und Imageverlust sind vorprogrammiert. Insbesondere Industrieunternehmen sollten daher alle ein bis zwei Jahre ihre operativen Einkaufsprozesse auf den Prüfstand stellen.

Inhaltsverzeichnis:

Um Risiken abzuwehren oder gar bereits aufgetretene Störfälle zukünftig zu vermeiden, ist es wichtig, dass Sie Transparenz über die Leistungsfähigkeit Ihres operativen Beschaffungsprozesses erlangen. Erkennen Sie Schwachstellen und beseitigen Sie diese! Einzelne Prozessschritte müssen klar nachvollziehbar, in sich verzahnt und ohne Medienbrüche abgebildet werden. Prozesskosten werden vom Lieferantenauswahlprozess bis zur Freigabe des Zahlungsprozesses beeinflusst.

Schaffen Sie Transparenz durch Leistungsbewertung!

Effiziente und leistungsstarke Beschaffungsprozesse sind für produzierende Unternehmen mit hoher interner Wertschöpfung erfolgskritisch. Vielfach sind die Prozesskosten in der Beschaffungskette nicht transparent oder werden ebenso wie mögliche Risiken im Beschaffungsprozess vernachlässigt. Zudem besteht häufig Unklarheit über die tatsächliche Leistungskraft der Einkaufsprozesse. Mit Hilfe eines Performance Checks werden Maßnahmen zur Leistungssteigerung abgeleitet und Ansätze zur Prozesskostenminimierung aufgezeigt.

Performance Check des operativen Beschaffungsprozesses

Ein Performance Check umfasst sechs Schritte:

1. Erstellung einer transparenten Datenbasis

2. Ressourcenanalyse für alle strategischen, operativen und administrativen Bereiche im Einkauf

3. Benchmarking der Performance, wobei der Leistungsgrad nach internen und externen Vergleichskriterien an den Erwartungen der Verantwortlichen gemessen wird

4. Prüfung des Organisationsprofils, das den Leistungsgrad der Einkaufsorganisation angibt

5. Ermittlung des Optimierungspotenzials im Beschaffungsprozess intern und extern einschließlich der Lieferanten

6. Festlegung konkreter Handlungsfelder, auf denen eine Steigerung der Leistungsfähigkeit möglich ist; dies schließt Vorschläge zur Kosten- und Risikominimierung, sowie einen Umsetzungsplan ein

Betrachten Sie Ihren Beschaffungsprozess ganzheitlich!

Performance Check bewertet Einkaufs-, Unterstützungs- und Qualitätsprozesse:

Im direkten Einkaufsprozess geht es um die Beurteilung der Bedarfsplanung und des Bestellprozesses, den Wareneingang, das Bestandsniveau, die Menge der Rückläufer und um das optimale Logistikkonzept im Unternehmen. Bei den Unterstützungsprozessen werden alle Maßnahmen auf den Prüfstand gestellt, die einen effizienten Einkauf unterstützen. Hierzu zählen die internen IT-Schnittstellen, die externen Schnittstellen zu Lieferanten und logistische Vereinbarungen. Auch die Erfolgskontrolle über Kennzahlenbewertung, das Berichtswesen, sowie die Sicherstellung von kontinuierlicher Verbesserung sind in diesem Zusammenhang von Bedeutung. Beim Blick auf die Qualitätsprozesse geht es vor allem um die Prozessbeschreibung der Abläufe in der Beschaffung, das Lieferantenqualitätsmanagement sowie um die Rollen und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter. Durch die Bewertung aller Einzelpunkte ergibt sich ein Gesamtbild. Auf einer Skala von null bis hundert Prozent werden vier Stufen der Leistungsfähigkeit zugrunde gelegt.

Als Vergleich dienen Benchmarks innerhalb der eigenen Branche. Im Performance Check können jederzeit die Ergebnisse in jedem Prozessbereich oder Einzelergebnisse abgerufen werden.

Reduzieren Sie Ihre Prozesskosten durch interne und externe Hebel!

Hebel zur Leistungssteigerung und Prozesskostenreduzierung im Beschaffungsprozess: Prozesskosten werden von der Lieferantenauswahl über die Bestellabwicklung bis zur Freigabe der Zahlung beeinflusst. Entlang dieser Kette ergeben sich viele Stellhebel zur Verbesserung, sowohl im Einkaufsprozess, als auch für Wertsteigerungen in allen Unternehmensbereichen, die in den Beschaffungsvorgang einbezogen sind.

Diese Stellhebel bieten die Möglichkeit, durch individuelle Optimierungsmaßnahmen innerhalb des Unternehmens, sowie extern gegenüber den Lieferanten, Prozesskosten zu senken und die Leistungen im gesamten Beschaffungsprozess zu steigern. Ein Performance Check ist daher deutlich mehr als eine Bestandsaufnahme. Er ist Auslöser für eine kontinuierliche Verbesserung des Beschaffungsprozesses und sichert damit dauerhaft Einkaufserfolge, sowie die Versorgungssicherheit unter Ausnutzung aller Kostenvorteile.

Das INVERTO Optimierungsprogramm

Zeit für die Überprüfung des Beschaffungsprozesses (Performance Check) wird es spätestens dann, wenn

  • in der Produktion Material fehlt
  • die Lagerbestände zu hoch sind
  • Kunden nicht mehr pünktlich beliefert werden können
  • Einkaufsmitarbeiter über hohen Verwaltungsaufwand klagen
  • Kundenreklamationen zunehmen
  • die Zahl von Lieferantenbeschwerden steigt

Bewertung des Beschaffungsprozesses & Risikoanalyse


Praxisbeispiel

Am Beispiel eines Unternehmens aus dem Maschinen- und Anlagenbau zeigen wir, wie durch einen Performance Check die Leistungsfähigkeit der Beschaffung deutlich verbessert werden kann:

In einem Unternehmen des Maschinen- und Anlagenbaus ergab der Performance Check ein uneinheitliches Bild über den Leistungsstand in der Beschaffung: Während sich die Qualitäts- und Unterstützungsprozesse als Ganzes höchstens im Standardbereich befanden, wurden einzelne Teilbereiche dieser Prozesse als professionell oder exzellent bewertet. Der direkte Einkaufsprozess schnitt insgesamt besser ab.

Einige Schritte darin befanden sich gar auf professionellem Niveau. Als wichtiger Ansatz zur Verbesserung und Senkung der Prozesskosten wurde im Qualitätsbereich unter anderem ein Lieferantenentwicklungsprogramm aufgesetzt. In den Unterstützungsprozessen zeigten besonders die internen und externen EDV-Schnittstellen Defizite. Auch die Erfolgskontrolle war nicht optimal. Sofort verbessert werden konnte allerdings eine Schwachstelle aus dem unmittelbaren Einkaufsprozess, die erfolgskritisch war: Im Wareneingang hatte sich ergeben, dass für Stahl bei einem Einkaufsvolumen von zehn Millionen Euro die Sicherheitsbestände zu niedrig waren und nicht zeitnah gesteuert wurden.

Um die Gefahr von Lieferengpässen zu beseitigen änderte das Unternehmen an dieser Stelle sein Logistikmodell und vereinbarte mit allen relevanten Lieferanten die Einrichtung von Konsignationslagern.

Hier können Sie das E-book herunterladen:

Prozessoptimierung in der operativen Beschaffung

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