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07.02.20 – Beschaffung aktuell: Zwilling entwickelt Tender Management – Erfolgreicher Testlauf mit Messerblöcken

Das Traditionsunternehmen Zwilling hat seine Beschaffungsprozesse überprüft und ein neues Ausschreibungsmanagement eingeführt mit dem Ziel, die Schlagkraft des Einkaufs zu erhöhen.

Das Traditionsunternehmen Zwilling ist in den vergangenen Jahren international stark gewachsen – auch durch Übernahmen. Das Unternehmen agiert heute mit mehreren Marken auf fünf Kontinenten. Zwar werden alle Niederlassungen aus der Zentrale in Solingen gesteuert, doch handeln die Einkaufsteams der rund 20 Produktions- und Vertriebsgesellschaften weitgehend unabhängig. „Dass durch den hohen Grad an Heterogenität Potenziale ungenutzt bleiben, war uns klar“, sagt Michael Otremba, Director Purchasing bei Zwilling. „Doch das im Pilotprojekt realisierte Volumen hat uns überrascht.“

Pilotprojekt Messerblöcke

Mit Unterstützung der auf Einkauf und Supply Chain Management spezialisierten Beratung Inverto, einer Tochter der Boston Consulting Group, analysierte der Anbieter von Küchenutensilien, Beauty- und Friseurbedarf die Prozesse im Einkauf. Das Unternehmen entschied sich, ein Ausschreibungsmanagement aufzusetzen und zu testen. Otremba: „Unsere Einkaufsteams sind sehr unterschiedlich, vom Zweierbüro bis hin zu Abteilungen mit 20 Leuten. Neue Lösungen müssen für alle funktionieren.“

Ein Tender Management kann dies leisten, allerdings ist die Entwicklung eines solchen Modells zeitintensiv, erfordert zusätzliche Manpower und Kenntnisse. Eine der Hauptanforderungen war die Einbindung des neuen Ausschreibungsmodells in den bestehenden und stark integrierten Produktentwicklungsprozess. Dieser wiederum beinhaltet Subprozesse verschiedener Abteilungen wie Entwicklung, Marketing, Sales, Qualitätssicherung und Produktion, die es zu berücksichtigen galt – und das länderübergreifend. Damit hatte das Gesamtprojekt einen crossfunktionalen Charakter, der umfangreiche Abstimmungsprozesse sowohl in der Design- als auch in der Implementierungsphase erforderte. Neben der inhaltlich-fachlichen Kompetenz war auch in hohem Maße Moderation gefordert.

Als Pilotprojekt fiel die Wahl auf die Neuausschreibung von Messerblöcken. Um Ausschreibungen zu managen, benötigen Unternehmen strukturierte Anforderungen und Spezifikationen, die Produkte unabhängig von einem konkreten Lieferanten präzise beschreiben. Da Ausschreibungen heute zumeist über Plattformen – in diesem Fall e-contor von Inverto – realisiert werden, müssen alle Informationen, auch Zeichnungen, digital vorliegen.

Deutliche Preissenkungen erreicht

„Hier wurde es kompliziert“, berichtet Halûk Sagol, Associate Director bei Inverto, der das Projekt operativ begleitete: „Es gab durch die unterschiedlichen Marken und Gesellschaften eine Struktur mit zahllosen Artikeln, die sich zum Teil recht ähnlich waren, aber stark divergierende schriftliche Dokumentation dazu.“ Das Projektteam ließ sich Muster sämtlicher Messerblöcke schicken, um die Spezifikationen gemeinsam mit dem Produktmanagement zu harmonisieren – rund 170 Exemplare kamen dabei zusammen. Sie wurden in Untergruppen, etwa nach Form und Holz, unterteilt und gebündelt ausgeschrieben. Gleichzeitig schuf die neue Transparenz die Basis für ein internes Preisbenchmarking und künftige Variantenreduktion.

Wettbewerb bringt Erfolg

Angesprochen wurden zunächst gut 50 Lieferanten, nach zwei Qualifikationsrunden erhielten 13 neue Aufträge – ausschließlich Anbieter, mit denen Zwilling bereits vorher zusammenarbeitete. Einkaufschef Otremba: „Wir sind erst einmal bei den bewährten Partnern geblieben, haben aber Produkte und Volumina anders verteilt und dadurch deutliche Preissenkungen erzielt.“ Da bereits im ersten Schritt mit bestehenden Lieferanten signifikante Erfolge gelangen, entschied man, neue Lieferanten behutsam auf die eigenen Ansprüche zu entwickeln und in späteren Ausschreibungen erneut zu berücksichtigen.

Die in den Ausschreibungen ausgehandelten Konditionen führten dazu, dass sich der Aufwand für das Tender-Management-Projekt bereits im ersten Jahr amortisierte. „Bemerkenswert war, dass der Erfolg insbesondere durch mehr Wettbewerb zustande kam. Man sieht also, dass man auch unter Bestandslieferanten immer wieder für Konkurrenz sorgen sollte“, meint Otremba. Peter Wessmann, Associate Director bei Inverto und seitens der Beratung für das Projekt verantwortlich, bestätigt dies, empfiehlt aber Weiterentwicklung: „Eine Reduktion der Varianten und weitere Bündelungen könnten die Kosten weiter senken.“ Wichtig sei es zudem, bei allen Produktgruppen Transparenz herzustellen: „Das hat dann nicht nur einen Effekt auf das Pricing, sondern lässt sich von der Zentrale viel besser steuern.“

Das crossfunktionale Tender Management wird derzeit in der Unternehmensgruppe ausgerollt und soll künftig allen Einkaufsteams zur Verfügung stehen. „Wir werden das noch mit anderen Produktgruppen machen, um auch dort den Wettbewerb zu intensivieren“, versichert Otremba. Die Entscheidung über das Artikelspektrum sei jedoch noch nicht gefallen, auch müsse die Datenb asis noch vervollständigt werden.

Transparenz für alle Teams

Der Einkauf von Zwilling führt aktuell ein Vendor-Management-System ein – auch dies ein Konzept, das auf die Heterogenität der Standorte, Marken und Produkte der Unternehmensgruppe Rücksicht nimmt. Wie das neue Ausschreibungsmanagement auch wurde es auf der jährlich stattfindenden Einkaufsleiterkonferenz diskutiert. „Wie wir die Arbeitsteilung über die Standorte hinweg optimieren, ist bei uns ein ständiges Thema. Die Frage ist, was wir als Holding steuern können, ohne zu viel Autonomie wegzunehmen“, sagt Otremba. Experte Sagol rät: „Die Einkäufer vor Ort brauchen Freiheiten, weil sie ihre Märkte am besten kennen. Aber eine optimale Kostenstruktur erreichen Unternehmen nur, wenn sie für alle Teams Transparenz schaffen.“ (sas)

 

Erschienen am 07.02.20 bei Beschaffung aktuell unter:
https://beschaffung-aktuell.industrie.de/

 

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