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12.18 – KMA: Einkaufsstrategien aus der Industrie auch im Krankenhaus effektiv einsetzen

In der Industrie beschaffen Einkäufer nicht einfach, was die Ingenieure aus Produktion und Entwicklung bestellen. Sie analysieren Produkte, sondieren den Markt und ermutigen Lieferanten, neue Lösungen zu entwickeln. Kliniken können diese sogenannten technischen Hebel nutzen, um Sachkosten zu sparen.

Bei der Neubewertung der Fallpauschalen im Krankenhausstrukturgesetz schnitten die Sachkosten schlecht ab – für sie steht jetzt weniger Geld zur Verfügung. Um die Patienten auch mit gekürzten Mitteln bestmöglich zu versorgen und dabei solide zu wirtschaften, lohnt sich für Kliniken ein Blick auf Methoden der Industrie: Dort arbeiten Einkäufer mit sogenannten technischen Hebeln, um optimale Artikel zum besten Preis zu beschaffen. Zusätzlich machen sich Unternehmen gezielt das Innovationspotenzial ihrer Lieferanten zunutze.

Der Krankenhauseinkauf funktioniert dagegen oft anders: Er beschafft, was führende Ärzte und die Pflegeleitungen der Fachbereiche bestellen. Häufig wird dabei auf bewährte Produkte bekannter Hersteller zurückgegriffen. Dieses sicherheitsorientierte Handeln ist nachvollziehbar, da es um Gesundheit und Lebensqualität der Patienten geht. Es kann jedoch zu erhöhten Preisen und zum Einsatz überspezifizierter Produkte führen, die teurer sind als notwendig.

Teure Überspezifikationen vermeiden

Ein Verfahren, mit dem der Krankenhaus-Einkauf strategischer ausgerichtet werden kann, ist die funktionale Spezifikation. Hierbei werden nicht konkrete Produkte angefragt und beschafft, sondern ein Lastenheft mit einer präzisen Aufstellung von Fähigkeiten ausgeschrieben, die die Produkte haben sollen. Zugleich wird festgelegt, bei welchem Krankheitsbild dieses spezifische Produkt eingesetzt werden soll. Dieses Vorgehen vermeidet Überspezifikationen und ermöglicht den direkten Vergleich von Produkten unterschiedlicher Hersteller, weil die Erfüllung eines konkreten Bedarfs im Mittelpunkt steht. Um diese Strategie einzuführen, müssen Ärzte und Pfleger eng mit dem Einkauf zusammenarbeiten und ihm sehr präzise erläutern, welche Fähigkeiten die von ihnen verwendeten Produkte haben müssen.

Wie die funktionale Spezifikation im Krankenhaus realisiert werden kann, lässt sich am Beispiel von Herzschrittmachern verdeutlichen. Herzkranke Patienten erhalten häufig Aggregate mit Funktionen, die für ihr konkretes Krankheitsbild nicht benötigt werden. Doch auch die nicht benötigten Funktionen sind im Anschaffungspreis enthalten und werden mitbezahlt. Folglich ist der Sachkostenanteil bei der Behandlung des Patienten höher als er sein müsste. Im schlechtesten Fall zahlt ein Krankenhaus für einen Patienten mehr, als es durch die Vergütung per Fallpauschale erhält.

Durch die Verwendung eines Schrittmachers mit weniger Funktionen – der entsprechend kostengünstiger ist – könnte dieser Negativsaldo vermieden werden. Prof. Dr. med. Rainer Moosdorf, emeritierter Professor und ehemaliger Direktor der Herzchirurgie des Universitätsklinikums Gießen-Marburg, ist überzeugt: „Dadurch ist kein Patient schlechter versorgt als zuvor, denn Funktionen, die er nicht benötigt, bieten ihm keinen Zusatznutzen.“

Auch bei anderen Implantaten wie zum Beispiel Hüft- oder Kniegelenken lässt sich mit der Methode arbeiten. Im Vordergrund steht die Frage nach dem individuellen Bedarf des Patienten. Beispielsweise benötigt ein sportlich aktiver Patient anspruchsvollere – und dadurch teurere – Materialien als ein Patient, bei dem es eher darum geht, die Beweglichkeit und Selbstständigkeit im Alltag zu erhalten, als sportliche Aktivitäten zu ermöglichen.

Wertanalyse schafft Transparenz über die Preiszusammensetzung

Ein aufwendiges, aber für spezialisierte Kliniken Erfolg versprechendes Verfahren ist die Wertanalyse. Bei dieser Methode wird ein Produkt in seine einzelnen Bestandteile zerlegt und der Preis für jedes Bauteil festgestellt. Analysiert wird, welche Bestandteile notwendig sind, um die gewünschten Produkteigenschaften zu erhalten. Durch Elimination der nicht benötigten Bauteile lässt sich der Preis eines Produkts senken.

Dieses Vorgehen erfordert ein enges Zusammenarbeiten mit den Lieferanten – ein Aufwand, von dem das Gesundheitswesen insgesamt profitieren kann: Anforderungskataloge von den Anwendern können Herstellern von Medizintechnik wertvolle Hinweise geben, welche Kombinationen von Fähigkeiten bei ihren Produkten praxisrelevant sind oder wie Ausnahmen beschaffen sind. Das wiederum kann Innovationen anstoßen, die die Versorgung von Patienten langfristig verbessern.

Neben ihrer Aufgabe als Beschaffer sind Einkäufer in Industrieunternehmen auch als Scouts tätig: Sie sondieren aktiv den Markt, um relevante Neuheiten für ihr Unternehmen zu finden – und stellen diese im Unternehmen vor. Im Gesundheitswesen ist der Weg bislang häufig umgekehrt: Vertriebsmitarbeiter von Herstellern besuchen die Krankenhäuser und stellen Neuentwicklungen ihres Unternehmens vor. Natürlich sind diese Innovationen wertvoll, doch es ist nicht gewährleistet, dass das Angebot die Bedarfe spezialisierter Kliniken optimal erfüllt.

Standards festlegen, um Orientierung zu schaffen

Um technische Hebel im Krankenhaus-Einkauf einführen zu können, sollten die Verantwortlichen der Fachabteilungen so viele Standards wie möglich festlegen, empfiehlt Herzchirurg Moosdorf. Dabei sollten Krankheitsbilder nicht mit konkreten Produkten verbunden werden, sondern mit Produktfähigkeiten. Moosdorf: „Das Ziel muss sein, Ressourcen bei Standardfällen soweit zu schonen, dass die Mittel den Patienten zur Verfügung stehen, die sie aufgrund komplexerer Krankheitsbilder benötigen.“

Ein ganz wesentliches Hindernis auf dem Weg der Einkaufsabteilung im Krankenhaus vom Beschaffer zum Problemlöser ist die momentane fachliche Zusammensetzung des Einkaufs. Üblicherweise arbeiten Kaufleute dort, die medizinisches Fachwissen nicht aus ihrer Ausbildung mitbringen. Daher sollten die medizinischen Fachbereiche der Kliniken mit dem Einkauf gemeinsam Beschaffungsgremien bilden, in denen sie Bedarfe und Spezifikationen festlegen. Einkäufer erwerben in der partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit Ärzten und Pflegern medizinische Expertise – und erfahren dadurch, wo sie ihre einkäuferische Kompetenz und die technischen Hebel erfolgreich einsetzen können.

Autoren: Jan-Christoph Kischkewitz und Joline Langhans

Erschienen in kma, Ausgabe Dezember 2018
https://www.kma-online.de/

© 1996-2019 Georg Thieme Verlag KG

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