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12.2018 – Heime & Spitäler: Den Einkauf mit Strategien der Industrie optimieren

Die Rolle des Einkäufers in Spitälern ist im Umbruch. Über die reine Beschaffung von Waren hinaus muss sich der Einkauf stärker als bisher bei Problemlösungen einbringen und anerkannter Partner der medizinischen und organisatorischen Leitungen werden. Ein Praxisbeispiel zeigt, wie das funktionieren kann.

Einkäufer in Kliniken beschaffen heute in der Regel das, was Ärzte und Pflegeleitungen ordern. Die Mediziner aber bestellen zumeist Produkte von den Herstellern, mit denen sie immer arbeiten. Da es um Gesundheit und Lebensqualität geht, ist dieses sicherheitsorientierte Handeln verständlich – doch es führt in vielen Fällen dazu, dass Spitäler teurer einkaufen als notwendig.

Fähigkeiten beschaffen, nicht Produkte

Industrieunternehmen agieren anders: Sie arbeiten mit sogenannten technischen Hebeln. Dabei stimmt sich die Einkaufsabteilung eng mit der Produktion ab. Bestellt wird dann kein konkretes Produkt; stattdessen schreiben die Einkäufer die Fähigkeiten aus, die das Produkt haben soll. Zum Zuge kommt schliesslich der Hersteller, dessen Produkt die beste Lösung zum angemessensten Preis anbietet.

Um Einsparungen zu realisieren, nutzte eines der führenden Spitäler für Kardiologie und Pneumologie in Europa eine Strategie, die auch als «funktionale Spezifikation» bezeichnet wird, für die Beschaffung von Implantaten und anderen anderen Sachmitteln in der Kardiologie. Rund 17 Millionen Franken gab diese Klinik für kardiologische Implantate wie Herzklappen, Schrittmacher, Defibrillatoren und Stents aus. Eingekauft wurden – wie in vielen anderen Krankenhäusern auch – zahlreiche verschiedene Produkte unterschiedlicher Hersteller. Bündelungen von Warengruppen und entsprechende Rahmenverträge mit Lieferanten sowie Standards, welche Produkte bei konkreten Krankheitsbildern eingesetzt werden sollten, gab es zuvor nicht. Dadurch
gab es auch keine präzise Übersicht, wie viel Geld für die verschiedenen Gruppen von Sachmitteln tatsächlich ausgegeben wurde. Die mangelnde Transparenz wurde nicht als Defizit wahrgenommen.

Transparenz schafft Einsparpotenziale

Um Klarheit über Ausgaben zu schaffen, klassifizierte das Projektteam zunächst die medizinischen Bedarfe und ordnete die verwendeten Produkte den so geschaffenen Kategorien zu. Analysiert wurde darüber hinaus, wie oft die Sachmittel tatsächlich eingesetzt wurden. Im nächsten Schritt wurden die Hersteller der kardiologischen Implantate gebeten, ihre Produkte spezifisch für die verschiedenen Kategorien anzubieten. Dadurch war es erstmals möglich, Transparenz über die Preise der Lieferanten für gleichwertige Produkte herzustellen. In enger Abstimmung mit den Ärzten wurden, wo immer möglich, Bedarfe gebündelt, sodass zum Beispiel statt zehn gleichartiger Produkte verschiedener Hersteller nur noch vier bestellt wurden. Allein durch die grösseren Mengen, die nun von den vier verbliebenen Produkten benötigt wurden, waren Rabattierungen möglich. Darüber hinaus wurden die Waren eines Herstellers unabhängig von ihrer Kategorie
in einem Rahmenvertrag bestellt – auch dieses Vorgehen führte zu Preissenkungen. Insgesamt liessen sich durch die Initiative Einsparungen von 12 Prozent erzielen.

Erfolg durch Bündelung, Standardisierung und Kooperation

Wichtig für den Erfolg waren die Bündelung der Bedarfe und die Standardisierung der Bestellungen. Dies gelang, weil die Ärzte bereit waren, von den Produkten, die sie bis dahin benutzten, abzuweichen. Die Bereitschaft dazu wiederum wuchs in dem Masse, in dem Transparenz und Standards bei den Warengruppen geschaffen wurden. Und: Während des gesamten Projektzeitraums funktionierte die Kommunikation über alle Hierarchieebenen hinweg. So wurden Beschaffungsgremien einberufen, in denen Ärzte, Pfleger und Einkäufer zusammenarbeiteten und ihre spezifische Expertise einbrachten. Dadurch eigneten sich die Einkäufer das medizinische Wissen an, das sie für ihre Warengruppen benötigen, während bei den Anwendern Kenntnis über
die Kostenstrukturen geschaffen wurde. Um im Krankenhaus kostenbewusst zu arbeiten, hilft die Einführung von Standards, welche Produkte bei konkreten Krankheitsbildern verwendet werden sollen. Gerade in der Kardiologie werden oft Implantate eingesetzt, die weitaus mehr Funktionen haben, als der Patient tatsächlich benötigt. Das schadet ihm zwar nicht, doch wird er von Fähigkeiten, die ihm nicht weiterhelfen und deswegen gar nicht erst aktiviert werden, auch nicht gesünder. Bezahlt werden müssen die für diesen Patienten überflüssigen Funktionen aber trotzdem. Entscheidend ist, für jedes Krankheitsbild das optimal passende Produkt zum besten Preis – oder eine Auswahl von geeigneten gleichartigen Produkten – zu definieren und als Standard festzulegen. Die komplexeren Implantate mit mehr Fähigkeiten und höheren Kosten bleiben dann den Patienten vorbehalten, die sie wirklich benötigen.

Innovationen anstossen durch Zusammenarbeit mit Lieferanten 

Neben der Strategie der funktionalen Spezifikation gibt es noch weitere sogenannte technische Hebel, die der Spitaleinkauf ansetzen kann, um Kosten zu sparen: Für spezialisierte Spitäler kann die Wertanalyse lohnend sein. Bei dieser Methode wird ein Produkt in seine Bestandteile zerlegt und der Preis für jedes Bauteil festgestellt. Analysiert wird, welche Bestandteile notwendig sind, um die gewünschten Fähigkeiten zu erhalten. Alle anderen Bestandteile werden eliminiert, um den Preis zu senken. Dieses Vorgehen erfordert eine enge Zusammenarbeit mit dem Lieferanten, kann aber Innovationen anstossen, die die Versorgung von Patienten langfristig verbessern. Ganz klar: Der Einsatz technischer Hebel im Spital erfordert Aufwand, lohnt sich aber bei häufig verwendeten oder kostenintensiven Sachmitteln. Wichtig sind die strikte Orientierung an der Funktionalität von Produkten sowie die enge Zusammenarbeit zwischen Anwendern und Beschaffern.

Autoren: Jan-Christoph Kischkewitz und Joline Langhans

Erschienen in Heime & Spitäler, Ausgabe 5, Dezember 2018
http://www.heimeundspitaeler.ch/
© verlag Heime & Spitäler. Alle Rechte vorbehalten.

 

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