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04.2019 – Technik & Einkauf: Agil und voll auf Zack

Agile Produktentwicklung und das Bedürfnis des Einkaufs, Entscheidungen sorgfältig vorzubereiten, passen nicht zusammen. Doch Unternehmen müssen immer schneller auf Kundenwünsche und Marktentwicklungen reagieren. Das zwingt auch den Einkauf, agil zu werden. Wie ihm dies gelingt.

Einkäufer müssen Sourcingentscheidungen dabei erheblich schneller treffen als bislang – ohne Risiken und Kosten aus dem Blick zu verlieren. Zugleich arbeiten sie immer öfter in crossfunktionalen agilen Entwicklungsteams mit Kollegen aus Produktion, Engineering, Produktmanagement und Controlling zusammen. Um das dabei geforderte Tempo mithalten und ihren Beitrag zum Erfolg der Teams leisten zu können, müssen Einkäufer ihre Warengruppe sowie die technologische Entwicklung auf ihrem Beschaffungsmarkt hervorragend kennen. „Unser Markt- und Technologieumfeld ändert sich ständig und in hohem Tempo. Agilität bedeutet, dass wir darauf schnell und flexibel reagieren können“, bestätigt auch Jan Kistner. Er leitet in der Beschaffungsabteilung von Trumpf die Globale Einkaufsstrategie und -steuerung. Die 160 Einkäufer des Maschinenbauers managten im vergangenen Geschäftsjahr ein Beschaffungsvolumen von rund 1,6 Milliarden Euro. „Um sich in den immer kürzer getakteten Entwicklungs- und Beschaffungsprozessen auf die wesentlichen Fragen konzentrieren und schnell entscheiden zu können, müssen die Kollegen ständig neue Kenntnisse aufbauen und vorhandenes Wissen weiterentwickeln“, berichtet Kistner.

Verantwortlichkeiten genau regeln

Der Strategiechef weiß auch, wie wichtig es ist, Einkäufer in agile Projekte einzubinden. Seit fünf Jahren setzt Trumpf in Teams, die neue Lasersysteme, 3D-Drucker oder Sonderanfertigungen für Kunden entwickeln, daher Projekteinkäufer ein. Diese sind oft ab der Vorentwicklung eines Produkts in das Projekt eingebunden und stellen den Kollegen aus der Entwicklung ihre Kenntnis der Warengruppenstrategien des Maschinenbauers zur Verfügung. Sie beraten die Entwicklung bei Sourcingentscheidungen und der Lieferantenauswahl sowie die Produktion bei Make-or-Buy-Entscheidungen. „Projekteinkäufer verbringen bei uns rund die Hälfte ihrer Arbeitszeit in der Entwicklung. Allerdings haben wir festgestellt, dass wir ihre Verantwortlichkeiten im Rahmen der Projektarbeit noch genauer definieren müssen“, erklärt Kistner. „Denn sie sollen nicht nur Dienstleister für die Kollegen aus dem Engineering sein, sondern in einem Projekt die Sichtweise des Einkaufs mit allen Belangen des Supply Chain Managements kritisch vertreten.“ Und auch mal ‚nein‘ zu sagen, wenn Versorgungsrisiken und Kosten zu groß werden oder Entscheidungen gegen die Trumpf-weiten Warengruppenstrategien sprechen. „Einkäufer müssen trotz des hohen Arbeitstempos agiler Projekte auf die Qualität von Beschaffungsentscheidungen achten“, fordert auch Dr. Stefan Benett, Geschäftsführer der Einkaufsberatung Inverto. Falls erforderlich, müssten sie die Zeit einfordern, die sie brauchen, um eine weitere Verhandlung mit einem Zulieferer zu führen, oder einen zusätzlichen Lieferanten zu listen.

Digitale Helfer einbinden

Sollen Einkäufer bei diesen Aufgaben nicht mehr Zeit verlieren als nötig, muss die Geschäftsleitung sie von Verwaltungsarbeiten befreien. „Alles, was in der Beschaffung operativ ist, muss automatisiert werden“, fordert Sven Marlinghaus, Senior Partner bei Roland Berger. Damit Einkäufer agil arbeiten können, müssten Unternehmen Beschaffungsprozesse mit Künstlicher Intelligenz und Blockchain automatisieren. So verschaffen sie Einkäufern auch die Zeit, die sie brauchen, um ihre Markt- und Technologiekenntnisse immer auf dem Stand zu halten, den agile Arbeit erfordert.

Bei der Einführung von IT-Tools für die Einkäufer beim Maschinenbauer Trumpf, setzt Strategiechef Kistner selbst auf agile Methoden. „Wenn wir kleinschrittig in Sprints arbeiten und immer wieder aktiv die Rückmeldung unserer Kollegen einholen, erkennen wir schnell, ob diese mit den von uns entwickelten Lösungen klar kommen“, erklärt er. „Außerdem schaffen wir so die Bereitschaft, dass unsere Einkäufer mit neuen Programmen auch arbeiten.“

Nur wenn Beschaffer vorhandene digitale Hilfsmittel einsetzen, haben sie Teile-, Kosten- und Lieferantendaten so schnell zur Hand, wie sie diese in agilen Projekten brauchen. „Vor allem Informationen über die Leistungsfähigkeit von Zulieferern müssen Einkäufer schnell und in entsprechender Tiefe zur Hand haben“, weiß Inverto-Chef Stefan Benett. Agile Entwicklung erfordere zudem ein an die neue Arbeitsweise angepasstes Supplier Management. „Bislang kommunizieren agile Unternehmen oft nicht ausreichend, welche Form der Mitwirkung und Methodenkompetenz sie von ihren strategischen Partnern in Projekten erwarten“, berichtet Benett. Er empfiehlt Entwicklungsteams, gemeinsam mit dem Einkauf klare Erwartungen an Schlüssellieferanten zu vermitteln.

Außerdem müsse der Einkauf Verträge entwerfen, die die Besonderheiten agiler Zusammenarbeit abbilden. „Sie müssen genau beschreiben, wie der Lieferant mit seinem Kunden zusammenarbeiten soll, und definieren, zu welchen Zwischenterminen welche Ergebnisse vorliegen müssen“, erklärt Benett. Zusätzlich brauche es Vereinbarungen darüber, wie Partner honoriert werden, wenn sie Meilensteine erreicht haben. Einkäufer müssen ihre Kollegen zu dieser Disziplin anhalten und ihnen nahebringen, welchen Beitrag zum Projekterfolg Schlüssellieferanten leisten. Gelingt dies, kann amnamit den immer kürzeren Produktlebenszyklen mithalten.

Autor: Gerd Mischler

Erschienen in der Technik + Einkauf 04/2019
www.technik-einkauf.de

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