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Projektbeispiel NORDSEE – Reinigungsdienstleistung standardisieren und transparent machen

 

NORDSEE ist europaweit der Kompetenz- und Qualitätsführer in der Fisch-Systemgastronomie. Mit rund 400 Standorten ist NORDSEE in 10 Ländern vertreten und beschäftigt 5.200 Mitarbeiter. 2015 besuchten circa 19 Millionen Kunden die Filialen von NORDSEE und generierten rund 82 Millionen Kundentransaktionen über die drei Verkaufskanäle Einzelhandel, Restaurant und Snacks zum Mitnehmen.

 

Ausgangslage

Durch die baulichen und frequenz-bedingten Unterschiede der rund 400 NORDSEE-Stores ist der Einkauf von Reinigungsdienstleistungen komplex und wurde, wie auch das Lieferantenmanagement, durch die jeweiligen Stores selbst übernommen. Die Konsequenz waren eine hohe Vielfalt, unterschiedlich ausgestaltete Verträge und eingeschränkte Transparenz über Leistungsspektrum und Preise der einzelnen Stores. Als auf anspruchsvolle Einkaufsprojekte spezialisierte Unternehmensberatung wurde INVERTO beauftragt, ein Projekt zur Einkaufsoptimierung durchzuführen.

Zielsetzung

Das Projekt sollte zentralseitig Transparenz in die Beschaffung von Reinigungsdienstleistungen bringen, Standards einführen und die Beschaffungskosten reduzieren.

Um dies zu erreichen mussten zunächst Leistungsanforderungen, Preise und Lieferanten für jeden einzelnen Store erfasst werden, um anschließend mit einer gezielten Ausschreibung, das Preisniveau zu überprüfen und zu optimieren.

Vorgehensweise

Nach einer Analyse des Leistungsspektrums wurde ein detaillierter Fragebogen entwickelt und im Zuge einer onlinebasierten Storeumfrage die relevanten Leistungsparameter erfasst, wodurch individuelle Leistungsverzeichnisse pro Store erstellt werden konnten. Zur Qualitätsverbesserung wurde in Zusammenarbeit mit dem Qualitätsmanagement eine Teilstandardisierung des Leistungsspektrums vorgenommen.

Auf dieser Basis wurden Ausschreibungsunterlagen erstellt und an vorqualifizierte Lieferanten versendet. Durch umfangreiche Store-Begehungen wurden erhaltene Angebote validiert und erhärtet. Hierdurch wurde eine Short-List von Lieferanten für die folgenden Verhandlungsrunden generiert.

Parallel wurde ein neuer Standard-Rahmenvertrag für Reinigungsdienstleistungen ausgearbeitet, welcher im Anschluss unternehmensweit ausgerollt wurde.

Das finale Vergabeszenario beinhaltete einen Lieferantenwechsel in rund einem Drittel der Stores.

Ergebnis

NORDSEE hat nun umfassende Transparenz über Preise, Lieferanten und Leistungsspektrum der Reinigungsdienstleistungen für jeden Store und profitiert von einer deutlichen Reduktion der Einkaufspreise.

Durch die im Projekt geschaffene, standardisierte Datenbasis und das einheitliche Vertragswerk kann die Dienstleistung trotz der inhärenten Komplexität in Zukunft effizient ausgeschrieben und verhandelt werden wodurch das verbesserte Preisniveau auch langfristig gehalten werden kann.

 

 

 

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