Strukturierte Einkaufsrevision

Der erste Schritt einer Einkaufsrevision besteht darin, die Strukturen und Ab­läufe im strategischen und operativen Einkauf auf Schwächen zu untersuchen. Dafür ist es meist erforderlich, alle ein­kaufsrelevanten Unterlagen eines Unter­nehmens zu überprüfen und zudem die mit Einkaufsaufgaben betrauten Mitarbei­ter zu befragen.

Mit den so gewonnenen Erkenntnissen können die Projektverantwortlichen eine Beschreibung der Ist-Abläufe im Einkauf erstellen und diese mit Infor­mationen aus den Befragungsgesprächen ergänzen. Das Resultat ist eine Beschrei­bung der Ausgangslage, die bereits erste Hinweise auf Prozesslücken und -mängel enthält.

Der zweite Schritt umfasst die Überprüfung aller Auffälligkeiten, die bei der Analyse zu Tage getreten sind. Dabei ist es ratsam, den strategischen bzw. operativen Einkauf jeweils einzeln zu betrachten. Im Rahmen der Analyse zeigen wir Ihnen  mögliche Verbesserungspotenziale auf.

Betrachtung des strategischen Einkaufs

Bei der Untersuchung des strategischen Einkaufs steht vor allem die Gestaltung und Umsetzung von Ausschreibungen im Mittelpunkt. Die zentrale Frage dabei lautet: Unterstützen sämtliche Abläufe eine größt­mögliche Systematik, Effizienz und Trans­parenz?

Entsprechende Prüfungen – beispiels­weise anhand von Einkaufshandbüchern, Unternehmensrichtlinien und Unterlagen zu vergangenen Ausschreibungen – unter­suchen, wie diese gestaltet, Lieferantenverhandlungen geführt, Vergabeentschei­dungen getroffen und Ausschreibungs­verläufe protokolliert werden.

Verfügt Ihr Unternehmen über unternehmensweit einheitli­che Vorgaben für jeden Schritt und wer­den diese auch nachvollziehbar und effizient umge­setzt, besteht kein Handlungsbedarf. Sind jedoch entweder keine einheitlichen Vorgaben vorhanden, oder werden diese nicht optimal umgesetzt, können wir Optimierungspotenziale für Sie erschließen.

Der operative Einkauf unter der Lupe

Sinn und Zweck einer Überprüfung Ihres operativen Ein­kaufs ist es, Lücken und Fehler im Tagesgeschäft aufzudecken. Dafür werden die Bestellabwicklung, die Auftragsbestätigung, die Warenvereinnahmung sowie das Rekla­mations- und Rechnungsmanagement im Unternehmen untersucht. Die entsprechenden Un­tersuchungen zielen vor allem darauf ab zu erkennen, an welchen Stellen die Einkaufsorganisation Abläufe besser standardisieren, Regeln besser einhalten oder strategisch verhandelte Einkaufspotenziale noch stärker nutzen könnte.

Am Ende jeder Revision steht der um­fangreiche Abschlussbericht einschließlich einer Liste aller Mängel und Verweise da­rauf, mit welchen Best-Practices Letztere behoben werden könnten. Nachhaltige Wirkung kann dieser Report natürlich nur entfalten, wenn er nicht nur der Einkaufsleitung vor­gelegt, sondern gemeinsam mit der Geschäftsfüh­rung Verbesserungsmaßnah­men beschlossen werden.

Für die Argumentation zur Umsetzung der Maßnahmen dürfte gelten: Mit einer gut struk­turierten und schlüssigen Einkaufsrevision im Rücken sollten Ein­kaufsleitung und Revisoren keine Schwie­rigkeiten haben, die richtigen In­vestitionsentscheidungen herbeizuführen und den eigenen Einkauf gezielt zu verbessern.