Telefonnummer

+49 221 485 687 0

Suche

Sprache wählen

deDeutsch
Headergrafik

Strukturierte Einkaufsrevision

Wie Sie Optimierungspotenziale durch eine Einkaufsrevision erkennen und heben können.

In vielen Unternehmen stehen z.B. zum Jahreswechsel bereits regelmäßig Revisionen auf der Agenda, um Optimierungspotenziale laufend zu identifizieren. Aber auch bei neuen Rahmenbedingungen wie einem Investorenwechsel, Änderungen auf der Vorstandsebene oder aus Compliance Gründen ist eine Einkaufsrevision zur Schaffung eines umfangreichen Überblicks über die  Abteilung und die Prozesse, sinnvoll.  Aus der Praxis wissen wir, warum es sich lohnt:  jede Revision zeigt Schwachstellen auf – auch in besonders gut aufge­stellten Einkaufsorganisationen.

Wir zeigen Ihnen wie Sie herausfinden, ob eine Revision für Ihren Einkauf das Richtige ist und wie eine gute Einkaufsrevision grundsätzlich realisiert wird.

Einkaufsrevision: Die richtige Maßnahme für Ihren Einkauf?

Sie denken über eine Einkaufsrevision nach, wissen aber nicht, ob das für Ihren Bedarf der richtige Ansatz ist? Wir empfehlen eine Einkaufsrevision, wenn Ihnen in einem der folgenden vier Bereiche Transparenz fehlt oder Sie Optimierungspotenzial erwarten.

1. Ordnungsmäßigkeit: Werden Standards eingehalten? Sind interne und externe Regelungen in den täglichen Prozessen fest verankert? Können die Standards und Prozesse selbst verbessert und effizienter gestaltet werden? Wir sorgen für Transparenz indem wir externe und interne Regelungen überprüfen und ihre Einhaltung sicher stellen.

2. Sicher­heit: Weist das interne Kontrollsystem Lücken auf? Ist es exakt auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten? Wir führen eine Beurteilung der Funkti­onsfähigkeit, Wirksamkeit und Angemes­senheit des internen Kontrollsystems durch, um Sicherheit langfristig zu gewährleisten.

3. Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit: Sind Ihre Prozesse zweckmäßig und effizient gestaltet? Ist die Leistungsmessung optimal aufgesetzt? Wir überprüfen Prozesse auf ihre Effizienz und identifizieren mögliche Verbesserungspotenziale, die wir im Anschluss gerne für Sie umsetzen können.

4. Compliance: Besteht Zweifel über die Einhaltung der Compliance und der damit verbundenen unter­nehmensinternen Richtlinien? Durch unsere Einkaufsrevision können Sie sicherstellen, dass Ihre Einkaufs-Mannschaft verlässlich agiert.

 

Wie gehen wir bei einer Einkaufsrevision vor?

Schritt 1: Transparenz der Ist-Situation

Der erste Schritt einer Einkaufsrevision besteht darin, die Strukturen und Ab­läufe im strategischen und operativen Einkauf auf Schwächen zu untersuchen. Dafür ist es meist erforderlich, alle ein­kaufsrelevanten Unterlagen eines Unter­nehmens zu überprüfen und zudem die mit Einkaufsaufgaben betrauten Mitarbei­ter zu befragen.

Mit den so gewonnenen Erkenntnissen können die Projektverantwortlichen eine Beschreibung der Ist-Abläufe im Einkauf erstellen und diese mit Infor­mationen aus den Befragungsgesprächen ergänzen. Das Resultat ist eine Beschrei­bung der Ausgangslage, die bereits erste Hinweise auf Prozesslücken und -mängel enthält.

Schritt 2: Tiefgehende Überprüfung der Analyseergebnisse

Der zweite Schritt umfasst die Überprüfung aller Auffälligkeiten, die bei der Analyse zu Tage getreten sind. Dabei ist es ratsam, den strategischen bzw. operativen Einkauf jeweils einzeln zu betrachten. Im Rahmen der Analyse zeigen wir Ihnen  mögliche Verbesserungspotenziale auf.

Betrachtung des strategischen Einkaufs

Bei der Untersuchung des strategischen Einkaufs steht vor allem die Gestaltung und Umsetzung von Ausschreibungen im Mittelpunkt. Die zentrale Frage dabei lautet: Unterstützen sämtliche Abläufe eine größt­mögliche Systematik, Effizienz und Trans­parenz?

Entsprechende Prüfungen – beispiels­weise anhand von Einkaufshandbüchern, Unternehmensrichtlinien und Unterlagen zu vergangenen Ausschreibungen – unter­suchen, wie diese gestaltet, Lieferantenverhandlungen geführt, Vergabeentschei­dungen getroffen und Ausschreibungs­verläufe protokolliert werden.

Verfügt Ihr Unternehmen über unternehmensweit einheitli­che Vorgaben für jeden Schritt und wer­den diese auch nachvollziehbar und effizient umge­setzt, besteht kein Handlungsbedarf. Sind jedoch entweder keine einheitlichen Vorgaben vorhanden, oder werden diese nicht optimal umgesetzt, können wir Optimierungspotenziale für Sie erschließen.

Der operative Einkauf unter der Lupe

Sinn und Zweck einer Überprüfung Ihres operativen Ein­kaufs ist es, Lücken und Fehler im Tagesgeschäft aufzudecken. Dafür werden die Bestellabwicklung, die Auftragsbestätigung, die Warenvereinnahmung sowie das Rekla­mations- und Rechnungsmanagement im Unternehmen untersucht. Die entsprechenden Un­tersuchungen zielen vor allem darauf ab zu erkennen, an welchen Stellen die Einkaufsorganisation Abläufe besser standardisieren, Regeln besser einhalten oder strategisch verhandelte Einkaufspotenziale noch stärker nutzen könnte.

Schritt 3: Mängel beheben per Best-Practice-Implementierung

Am Ende jeder Revision steht der um­fangreiche Abschlussbericht einschließlich einer Liste aller Mängel und Verweise da­rauf, mit welchen Best-Practices Letztere behoben werden könnten. Nachhaltige Wirkung kann dieser Report natürlich nur entfalten, wenn er nicht nur der Einkaufsleitung vor­gelegt, sondern gemeinsam mit der Geschäftsfüh­rung Verbesserungsmaßnah­men beschlossen werden.

Für die Argumentation zur Umsetzung der Maßnahmen dürfte gelten: Mit einer gut struk­turierten und schlüssigen Einkaufsrevision im Rücken sollten Ein­kaufsleitung und Revisoren keine Schwie­rigkeiten haben, die richtigen In­vestitionsentscheidungen herbeizuführen und den eigenen Einkauf gezielt zu verbessern.

 

 

Sie erwägen die Durchführung einer strukturierten Einkaufsrevision?

Wir informieren Sie gerne und unverbindlich darüber, wie wir eine Revision in Ihrem Hause gestalten können. Dr. Peter Wessmann (peter.wessmann@inverto.com) steht Ihnen bei Fragen rund um das Thema Einkaufsrevision gerne zur Verfügung.

 


Einkaufsrevision in der Praxis: Wo liegen die häufigsten Schwachstellen der Unternehmen?

In unserem Magazinartikel erfahren Sie mehr über das Thema Einkaufsrevision und in welchen Bereichen tatsächlich ungenutzte Potenziale bestehen.


Magazinausgabe anfordern
 

 

 

Ist Ihre Beschaffung bereit für den Einkauf 4.0? Starten Sie erfolgreich in die Zukunft:

Erfahren Sie, wie Sie Ihren Einkauf für die Digitalisierung vorbereiten und wie Sie jetzt optimal Wettbewerbsvorteile erschließen können.

 

mehr über Einkauf 4.0 erfahren
 

  • Köln
  • Kopenhagen
  • London
  • München
  • Shanghai
  • Wien

We deliver results.