Sie denken über eine Einkaufsrevision nach, wissen aber nicht, ob das für Ihren Bedarf der richtige Ansatz ist? Wir empfehlen eine Einkaufsrevision, wenn Ihnen in einem der folgenden vier Bereiche Transparenz fehlt oder Sie Optimierungspotenzial erwarten.
Strukturierte Einkaufsrevision
In vielen Unternehmen stehen z.B. zum Jahreswechsel bereits regelmäßig Revisionen auf der Agenda, um Optimierungspotenziale laufend zu identifizieren. Aber auch bei neuen Rahmenbedingungen wie einem Investorenwechsel, Änderungen auf der Vorstandsebene oder aus Compliance Gründen ist eine Einkaufsrevision zur Schaffung eines umfangreichen Überblicks über die Abteilung und die Prozesse, sinnvoll.
Wie Sie Optimierungspotenziale durch eine Einkaufsrevision erkennen
Aus der Praxis wissen wir, warum es sich lohnt: jede Revision zeigt Schwachstellen auf – auch in besonders gut aufgestellten Einkaufsorganisationen. Wir zeigen Ihnen wie Sie herausfinden, ob eine Revision für Ihren Einkauf das Richtige ist und wie eine gute Einkaufsrevision grundsätzlich realisiert wird.
Einkaufsrevision: Die richtige Maßnahme für Ihren Einkauf?
Werden Standards eingehalten? Sind interne und externe Regelungen in den täglichen Prozessen fest verankert? Können die Standards und Prozesse selbst verbessert und effizienter gestaltet werden? Wir sorgen für Transparenz indem wir externe und interne Regelungen überprüfen und ihre Einhaltung sicher stellen.
Weist das interne Kontrollsystem Lücken auf? Ist es exakt auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten? Wir führen eine Beurteilung der Funktionsfähigkeit, Wirksamkeit und Angemessenheit des internen Kontrollsystems durch, um Sicherheit langfristig zu gewährleisten.
Sind Ihre Prozesse zweckmäßig und effizient gestaltet? Ist die Leistungsmessung optimal aufgesetzt? Wir überprüfen Prozesse auf ihre Effizienz und identifizieren mögliche Verbesserungspotenziale, die wir im Anschluss gerne für Sie umsetzen können.
Besteht Zweifel über die Einhaltung der Compliance und der damit verbundenen unternehmensinternen Richtlinien? Durch unsere Einkaufsrevision können Sie sicherstellen, dass Ihre Einkaufs-Mannschaft verlässlich agiert.
Wie gehen wir bei einer Einkaufsrevision vor?
Transparenz der Ist-Situation
Der erste Schritt einer Einkaufsrevision besteht darin, die Strukturen und Abläufe im strategischen und operativen Einkauf auf Schwächen zu untersuchen. Dafür ist es meist erforderlich, alle einkaufsrelevanten Unterlagen eines Unternehmens zu überprüfen und zudem die mit Einkaufsaufgaben betrauten Mitarbeiter zu befragen.
Mit den so gewonnenen Erkenntnissen können die Projektverantwortlichen eine Beschreibung der Ist-Abläufe im Einkauf erstellen und diese mit Informationen aus
den Befragungsgesprächen ergänzen. Das Resultat ist eine Beschreibung der Ausgangslage, die bereits erste Hinweise auf Prozesslücken und -mängel enthält.
Tiefgehende Überprüfung der Analyseergebnisse
Der zweite Schritt umfasst die Überprüfung aller Auffälligkeiten, die bei der Analyse zu Tage getreten sind. Dabei ist es ratsam, den strategischen bzw. operativen Einkauf jeweils einzeln zu betrachten. Im Rahmen der Analyse zeigen wir Ihnen mögliche Verbesserungspotenziale auf.
Betrachtung des strategischen Einkaufs
Bei der Untersuchung des strategischen Einkaufs steht vor allem die Gestaltung und Umsetzung von Ausschreibungen im Mittelpunkt. Die zentrale Frage dabei lautet: Unterstützen
sämtliche Abläufe eine größtmögliche Systematik, Effizienz und Transparenz?
Entsprechende Prüfungen – beispielsweise anhand von Einkaufshandbüchern, Unternehmensrichtlinien und Unterlagen zu vergangenen Ausschreibungen – untersuchen, wie diese gestaltet, Lieferantenverhandlungen geführt, Vergabeentscheidungen getroffen und Ausschreibungsverläufe protokolliert werden.
Verfügt Ihr Unternehmen über unternehmensweit einheitliche Vorgaben für jeden Schritt und werden diese auch nachvollziehbar und effizient umgesetzt, besteht kein Handlungsbedarf. Sind jedoch entweder keine einheitlichen Vorgaben vorhanden, oder werden diese nicht optimal umgesetzt, können wir Optimierungspotenziale für Sie erschließen.
Der operative Einkauf unter der Lupe
Sinn und Zweck einer Überprüfung Ihres operativen Einkaufs ist es, Lücken und Fehler im Tagesgeschäft aufzudecken. Dafür werden die Bestellabwicklung, die Auftragsbestätigung, die Warenvereinnahmung sowie das Reklamations- und Rechnungsmanagement im Unternehmen untersucht. Die entsprechenden Untersuchungen zielen vor allem darauf ab zu erkennen, an welchen Stellen die Einkaufsorganisation Abläufe besser standardisieren, Regeln besser einhalten oder strategisch verhandelte Einkaufspotenziale noch stärker nutzen könnte.
Mängel beheben per Best-Practice-Implementierung
Am Ende jeder Revision steht der umfangreiche Abschlussbericht einschließlich einer Liste aller Mängel und Verweise darauf, mit welchen Best-Practices Letztere behoben werden könnten. Nachhaltige Wirkung kann dieser Report natürlich nur entfalten, wenn er nicht nur der Einkaufsleitung vorgelegt, sondern gemeinsam mit der Geschäftsführung Verbesserungsmaßnahmen beschlossen werden.
Für die Argumentation zur Umsetzung der Maßnahmen dürfte gelten: Mit einer gut strukturierten
und schlüssigen Einkaufsrevision im Rücken sollten Einkaufsleitung und Revisoren keine Schwierigkeiten haben, die richtigen Investitionsentscheidungen herbeizuführen und den eigenen Einkauf gezielt zu verbessern.
Unser Experte zum Thema Einkaufsrevision
