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Die richtigen Lösungen finden mit dem Digital Solution Navigator

Schritt für Schritt zum digitalen Einkauf

Dass die Digitalisierung ein langfristiger Prozess ist, der nicht mit einem einzigen Sprung erledigt werden kann, haben die meisten Unternehmen verstanden. Diese Erkenntnis wirft jedoch die Frage auf, wo man anfängt und was für die eigenen Strukturen am besten geeignet ist.

Denn eine „One-Size-fits-all“-Lösung gibt es nicht. Überdies dürfen Firmen keine Insellösungen schaffen. Ein voll digitalisiertes Unternehmen funktioniert nur, wenn alle Prozesse ineinandergreifen und die in den verschiedenen Bereichen eingesetzte Software sich verzahnen lässt.

Es gilt daher, die eigenen Prozesse zu hinterfragen, den aktuellen Reifegrad zu erkennen und die strategischen Ziele des Einkaufs zu berücksichtigen, um die nächsten Schritte in die Digitalisierung zu definieren und die dafür geeigneten Lösungen auszuwählen.

Den Ist-Zustand und die Ziele bestimmen, um zu wissen, wie es weitergeht

Der Reifegrad des Einkaufs lässt sich durch die Bewertung sechs verschiedener Dimensionen bestimmen. Ein Abgleich mit der Peer Group (in Größe und Tätigkeit vergleichbare Unternehmen) sowie mit den strategischen Zielen im Einkauf zeigt, wie weit die Einkaufsabteilung entwickelt ist und wo die größten Lücken bestehen. Auf Basis von weitergehenden Analysen und Benchmarks lässt sich zusätzlich der Wertbeitrag einzelner Kategorien zu den strategischen Zielen im Einkauf bestimmen.

Zur tiefergehenden Analyse der digitalen Reife der Einkaufsfunktion wird eine Erhebung, an der nicht nur Entscheider, sondern auch repräsentative Mitarbeiter teilnehmen, durchgeführt. Das Management wird darüber hinaus nach Zielen im Bereich Digitalisierung befragt. Die Ergebnisse werden anhand verschiedener Indikatoren analysiert und mit der Peer Group verglichen. Das Unternehmen erfährt dadurch, wo es in der digitalen Transformation steht. Darüber hinaus erhält das Management Informationen, wie die Mitarbeiter über die digitale Reife im Einkauf denken und wie aufgeschlossen sie einer Weiterentwicklung gegenüberstehen.

Auf Basis der Ergebnisse werden anschließend die Handlungsfelder definiert, in denen Digitalisierung sinnvoll ist. Dies erfolgt in Workshops, in denen eine Bewertung des Aufwands und der Effekte erfolgt und eine Roadmap zur Implementierung entwickelt wird.

Die richtigen Tools identifizieren mit dem Digital Solution Navigator

Unternehmen sollten zunächst die Digitalisierungsprojekte umsetzen, die schnelle Erfolge bringen. Um die dafür passenden Tools zu finden, kommt der Digital Solution Navigator zum Einsatz. Er bietet einen Überblick über Softwarelösungen und ihre Funktionen in insgesamt 14 Handlungsfeldern. Damit hilft er Unternehmen, sich im Dschungel des breiten Angebots zurechtzufinden. Durch ein kontinuierliches Screening von Anbietern am Markt und regelmäßigen Austausch mit diesen wird sichergestellt, dass der Digital Solution Navigator immer auf dem aktuellen Stand ist.

 

 


Anwendungsbeispiele für Digitalisierung im Einkauf

Einer der ersten Schritte bei der Digitalisierung des Einkaufs in vielen Unternehmen ist der Procure to Pay Prozess. Dazu werden Kataloglösungen eingeführt, Lieferanten über Plattformen eingebunden oder direkt ins ERP integriert und der Rechnungsprozess automatisiert. Dass dies erhebliche Verbesserungen im Prozess bringen kann, zeigt das Beispiel eines internationalen Flughafens, der ein Procure to Pay System einführte, um die internen Prozesse zu optimieren. Das System erhöhte durch die Automatisierung Transparenz sowie Effizienz, die Maverick Buying Rate sank um 30 Prozent. Ein papierloser Prozess vom Eingang der Rechnung bis zur Bezahlung war das Ziel eines anderen Unternehmens. Dadurch wurde die Bearbeitungszeit von Rechnungen um 80 Prozent verkürzt. Durch die automatische Inanspruchnahme von Skonti konnten darüber hinaus signifikante Einsparungen erzielt werden.

In diesem Bereich haben sich jedoch in der Vergangenheit bei vielen Unternehmen Insellösungen und Medienbrüche entwickelt. Sie erfordern manuelles Eingreifen, kosten dadurch Zeit, sind fehleranfällig und sollten deswegen in ein durchgängiges System überführt werden. Ferner haben sich viele Tools weiterentwickelt oder neue Anbieter sind am Markt erschienen, so dass die eigene Softwarelandschaft regelmäßig auf Verbesserungsmöglichkeiten geprüft werden sollte.

Advanced Analytics ist der Bereich, in dem der strategische Einkauf deutlich gestärkt werden kann und neue Potenziale erschlossen werden können. Anhand von individuell zugeschnittenen Cockpits und Analysen wird Transparenz über alle Ausgaben gewonnen. Mit Big Data Methoden können große Datenmengen untersucht und die Analysen dank Machine Learning kontinuierlich verfeinert werden. Berichte sind jederzeit verfügbar und bieten dem Einkauf einen standortübergreifenden Überblick.

Ein global agierendes Produktionsunternehmen mit Zentraleinkauf in Europa implementierte eine solche Lösung, um die Transparenz über die Ausgaben zu erhöhen. Dadurch konnte der Zentraleinkauf Einsparpotenziale identifizieren und die Umsetzung angestoßener Maßnahmen besser verfolgen. Im indirekten Einkauf wurde das Maverick Buying signifikant reduziert, weil die geschaffene Ausgabentransparenz eine kontinuierliche Übertragung von Kreditoren in die Verantwortung des Einkaufs ermöglichte.

e-Sourcing Accelerators erhöhen die Effizienz und Schlagkraft des Source-to-Contract Prozesses. Dazu zählen neben Tools zur Durchführung von Ausschreibungen auch eAuctions. In diesem Bereich sind viele Unternehmen bereits aktiv, oft ist die Nutzung der Tools aber nicht unternehmensweit ausgerollt oder sie ist auf einzelne Warengruppen beschränkt. Dadurch bleibt der Einsatz unter den Möglichkeiten, Ressourcen werden verschenkt. Richtig genutzt bieten diese Softwarelösungen einen strukturierten und standardisierten Prozess, der Bearbeitungszeiten deutlich verkürzt und die Ergebnisqualität erhöht, indem spieltheoretische Ansätze genutzt, Szenarien vorgerechnet und dem Einkäufer Vorschläge gemacht werden. Alle Dokumente können in einer Plattform gespeichert und anderen Stakeholdern zugänglich gemacht werden. e-Sourcing Accelerators können in eine bestehende ERP-Umgebung integriert werden oder als stand-alone Lösungen die Tool-Landschaft komplettieren.

Immer größere Verwendung im Einkauf finden Robotic Process Automation Lösungen (RPA) zur Automatisierung von manuellen Einkaufsprozessen. Sie entlasten Einkäufer von zeitintensiven Routineaufgaben, indem sie wiederkehrende Aufgaben automatisiert nach vordefinierten Regeln ausführen. Mit RPA können Bearbeitungszeiten und -kosten massiv gesenkt werden. Ein Beispiel ist die automatische Bearbeitung von Ausschreibungen, bei denen Angebote auf Vollständigkeit und Konsistenz geprüft werden und die Lieferanten eine direkte Rückmeldung bekommen.

Die Lieferanten mitnehmen

Eine vollständige Digitalisierung aller Prozesse im Einkauf gelingt nur, wenn auch die Lieferanten digital eingebunden werden. Deswegen sollten Unternehmen, die Digitalisierungsschritte einleiten oder fortsetzen wollen, nicht nur ihren eigenen Reifegrad analysieren, sondern auch den ihrer Lieferanten im Blick haben. Gerade Zulieferer in den hinteren Gliedern einer Kette agieren oft noch analog. Das gilt insbesondere für Industriezweige, in denen viele kleine Unternehmen mit wenig Kapital aktiv sind. Unternehmen in diesen Branchen sollten ihre Lieferanten auf dem Weg in die Digitalisierung beispielsweise durch technische oder finanzielle Hilfe unterstützen.

 

Fazit 

Unabhängig von Unternehmensgröße und Branche bietet die Digitalisierung hervorragende Möglichkeiten, den Einkauf effizient zu gestalten und den Wertbeitrag zu erhöhen. Um Schritt für Schritt vorgehen zu können, bietet es sich an, nach einer Standortbestimmung einzelne Handlungsfelder zu betrachten und die jeweils passende Lösung zu suchen. Der Digital Solution Navigator hilft dabei, indem er die vorhandenen Angebote und ihre Funktionen transparent darstellt. Damit wird es Unternehmen ermöglicht, das für die Aufgabe und das vorhandene Umfeld am besten geeignete Tool zu finden.

 

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