Einkaufsrevision bei einem Versicherungsmakler
Das Unternehmen ist ein unabhängiger Versicherungsmakler, der für seine Kunden am Markt hochwertige und preisgünstige Versicherungslösungen aushandelt. Mit rund 1.350 Mitarbeiter:innen zählt die Gruppe zu den größten Maklerhäusern Deutschlands. Um Verbesserungspotenziale im indirekten Einkauf offenzulegen, haben wir das Unternehmen bei der Durchführung einer umfangreichen Einkaufsrevision unterstützt.
Die Geschäftsführung wollte mit unserer Unterstützung, im Rahmen der Jahresabschlussprüfung eine Compliance-Sonderprüfung im Bereich Einkauf durchführen.
Finanzdienstleister
Herausforderungen
Es sollte geprüft werden, ob der Einkauf im Allgemeinen und Ausschreibungen im Rahmen des Einkaufs im Besonderen sachgerecht durchgeführt werden. Die Untersuchung erstreckte sich sowohl auf den Einkauf von Sachmitteln als auch auf den Einkauf von Dienstleistungen. Zu den Auftraggebern gehören im Wesentlichen die Unternehmensbereiche EDV und Allgemeine Verwaltung, aber auch Personal, Recht und Öffentlichkeitsarbeit.
Unter den Prüfungsauftrag sollte auch die Ausschreibung fallen, die einer aktuellen Baumaßnahme zuzuordnen sind. Im Gesamtkontext sollte zudem das Thema „Umgang von Einkäufer:innen mit Geschenken“ geprüft werden.
Zielsetzung
Im Rahmen der Einkaufsrevision sollten die Einkaufsprozesse hinsichtlich Ordnungsmäßigkeit, Sicherheit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit sowie Compliance analysiert und Optimierungspotenziale offengelegt werden.
Vorgehensweise
Als erstes wurden die relevanten Einkaufsdokumente und -unterlagen definiert, eingeholt und gesichtet. Wir beschränkten uns hierbei auf Stichproben, die ein repräsentatives Bild der Einkaufspraxis geben und von signifikanter Bedeutung (z. B. Höhe des Einkaufsvolumens) für den Einkauf und das Unternehmen sind. Hiervon betroffen sind z. B. allgemeine Beschaffungsdokumente (Spend-Daten, Bestellanforderungen, Spezifikationsunterlagen, Ausschreibungsdokumente, Lieferantenlisten, Angebote, Auswertungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, ERP-Daten, Verträge, Lieferantenrechnungen, Kreditorenumsätze etc.), Einkaufsrichtlinien und schriftlich dokumentierte Unterschriftenregelungen.
Im Nachgang dazu wurden die gesichteten Unterlagen in Interviews mit den Mitarbeiter:innen plausibilisiert, um die damit verbundenen Entscheidungsprozesse nachvollziehen zu können.
Die Analyse lieferte Antworten zu folgenden Fragestellungen:
- Sind Beschaffungsgrundsätze/-regeln definiert, welche die wesentlichen Leitlinien für Beschaffungsaktivitäten darstellen? Sind diese allen einkaufenden Mitarbeiter:innen bekannt und liegen sie ihnen in dokumentierter Form vor?
- Existieren klar strukturierte und eindeutige Richtlinien/Regelungen für den Umgang mit Informationen, externen Geschäftspartnern sowie Verhaltensstandards für den Einkauf (z. B. bzgl. persönlicher Vorteilsnahme) und sind diese Regeln allen einkaufenden Mitarbeiter:innen bekannt?
- Können Vergabeentscheidungen anhand dokumentierter Ausschreibungsunterlagen, Angebotsauswertungen und Verhandlungsprotokoll nachvollzogen werden?
Ergebnisse
Auf Basis dieser Erkenntnisse haben wir im Anschluss einen Revisionsabschlussbericht erstellt.
Darin wurden konkrete Stärken, Schwächen und daraus resultierende Risiken abgeleitet sowie ein konkreter Maßnahmenkatalog definiert.
Der Einkauf wurde abschließend als revisionssicher bewertet. Bei dem Versicherungsunternehmen werden alle notwendigen Kontrollmechanismen eingesetzt, die einen ordnungsgemäßen, wirtschaftlichen, zweckmäßigen und regelkonformen Beschaffungsprozess gewährleisten.
Vereinzelt wurden prozessuale Verbesserungspotenziale in Bereichen wie z.B. Bedarfsmanagement, Lieferantenportfolio, Verhandlungskompetenz, Vergabe und Dokumentation identifiziert. Diese Verbesserungspotenziale wurden im Nachgang zur Einkaufsrevision gemeinsam bearbeitet und vollständig gehoben.
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