Professionalisierung des Einkaufs in einem Start-Up
Das Start-Up betreibt einen modernen Onlineshop für stilvolle Erotikprodukte und ist Marktführer im Bereich Lifestyle für das Liebesleben. Das Produktportfolio umfasst Lovetoys, Dessous, Körperkosmetik und Soft-Bondage-Zubehör.
Ausgangslage / Herausforderungen
Um nach der Start-Up Phase, für das weitere Wachstum und das zukünftige Geschäft mit dem Handel gerüstet zu sein, beauftragte uns das Handelsunternehmen mit der Professionalisierung der Einkaufsfunktion. Im Fokus stand dabei die Etablierung transparenter und effizienter Einkaufsprozesse, sowie die Verbesserung aktueller Einkaufskonditionen bei Marken- und Eigenmarkenlieferanten sowie für indirekte Bedarfe.
Eine besondere Herausforderung stellte dabei der hohe Qualitätsanspruch, hinsichtlich Produktbeschaffenheit und Hautverträglichkeit dar. Diesem Anspruch konnten wir mit einer qualifizierten Erweiterung des bestehenden Lieferanten-Pools gerecht werden. Um die steigende Nachfrage von Eigenmarken in Zukunft bedienen zu können, wurde auch dem Einkauf aus Südost-Asien eine größere Wichtigkeit beigemessen.
Zielsetzung
Folgende Projektziele wurden definiert:
- Erhöhung des Rohertrages für ausgewählte Markenlieferanten durch strategische Verhandlungen
- Optimierung der Konditionen und der Beschaffung von Eigenmarkenprodukten
- Verbesserung der Bezugspreise für die Verpackung und Konfektionierung der eigens designten und kuratierten Boxen & Sets
- Schulung des Einkaufsteams hinsichtlich Sourcing und Verhandlungen
Vorgehensweise
Um den Rohertrag für ausgewählte Markenlieferanten zu erhöhen wurde in einem ersten Schritt der Markenverhandlungsprozess professionalisiert. Dabei nutzte man gezielt KPIs (u.a. Deckungsbeitrag, Werbekostenzuschüsse), den Wettbewerb und die Rolle des Unternehmens im Markt, um die Effektivität zu steigern. In Vorbereitung auf die Verhandlungen fand eine Datenanalyse statt, die den Lieferanten darlegen sollte in wieweit sie am Unternehmenserfolg partizipieren können. Vielen Markenlieferanten war die Rolle des Unternehmens als Marketing „Multiplikator“ nicht bewusst. Dementsprechend galt es die Marke im Mindset der Lieferanten als neuen lukrativen Absatz-Kanal zu verankern, der es ermöglicht, hochwertige Produkte zu vermarkten.
Als Basis für eine stetige Ausweitung des Eigenmarkensortiments, wurde der Auf- und Ausbau eines verlässlichen Partnernetzwerks priorisiert. Mit Unterstützung unseres Büros in Shanghai fand eine intensive Lieferantenrecherche und -bewertung statt. Durch die Abfrage von qualitativen Parametern (RFI) wurden die Lieferanten vorqualifiziert. Mit der Lieferanten-Short-List fand die Ausschreibung statt.
Auch wettbewerbsfähige neue, durch uns identifizierte Lieferanten, durchliefen schließlich Pre-Audits, welche vom Office in Shanghai durchgeführt wurden. Mit den Bestandslieferanten und möglichen neuen Lieferanten wurden Konditionsverhandlungen geführt.
In unsere Empfehlung für die neuen Lieferanten flossen sowohl qualitative (Qualitätsstandards, Produktions-Kapazität, Lead-Time etc.) als auch quantitative Parameter mit ein.
Das Teilprojekt, Optimierung der eigens designten und kuratierten Boxen und Sets fokussierte sich auf Einsparpotenziale bei der Verpackung und Konfektionierung. Zusammen mit den internen Projektverantwortlichen spezifizierten wir zuerst den Bedarf. Danach folgte die Lieferantenrecherche, Vorqualifizierung und Ausschreibung sowie Verhandlung.
Ergebnisse
- Verbesserte Konditionen und signifikante Einsparungen in Höhe von >10% über sämtliche Projekte
- Einführung von systematischen und transparenten Einkaufsprozessen (ausführliche Ausschreibungsprozesse, Südost-Asien Einkauf für Eigenmarken, professionelle Verhandlungspraktiken, etc.)
- Ausweitung des Lieferanten-Portfolio im Bereich Eigenmarken und damit Stärkung der Verhandlungsmacht, langfristige Sicherheit der Produkt-Qualität, geringere Abhängigkeit von einigen wenigen Lieferanten
- Einführung neuer Lieferanten für die Produktion und Konfektionierung von den eigens designten und kuratierten Boxen & Sets, die sich als kompetente Partner in Bezug auf den Design Entwicklungsprozess und die Kostenoptimierung auszeichneten
- Nachhaltige Sicherung der realisierten und zukünftigen Verhandlungsergebnisse durch On-the-Job Training bzw. gemeinsame Lieferantenverhandlungen
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