Professionalisierung der Beschaffung von IT-Bedarfen

Europaweit werden von dem Medienunternehmen 2.200 Kunden, und eine Vielzahl mobiler Endgeräte und die dazugehörigen Lizenzen sowie das Infrastruktur-Setup verwaltet. Das Leistungsspektrum des Unternehmens fokussiert Services rund um Medien‐ und Informationstechnologie. Das Portfolio wird laufend auf die Anforderungen der Kund:innen und Partner:innen in der Unternehmensgruppe abgestimmt und besetzt damit die wichtigen Kompetenzfelder im Medienbereich. Ziel ist es, Geschäftspartner:innen sowohl als zuverlässiger Dienstleister als auch innovativer Lösungsanbieter zu unterstützen und langfristig zu begleiten.

Herausforderungen

Die Ausgangssituation, mit der sich INVERTO konfrontiert sah, lässt sich wie folgt zusammenfassen

  • Ein gewachsener IT-Warenkorb (Notebooks, Desktop-PCs, Monitore, Smartphones, Zubehör etc.) mit unterschiedlichen Modellen und Herstellern, um die internen Kund:innen bestmöglich zu bedienen
  • Die Spezifikation der Notebooks und Desktop-PCs ist sehr stark auf einen präferierten Hersteller ausgelegt
  • Teilweise negatives Feedback zur aktuellen Preisgestaltung des IT-Warenkorbs und dadurch „Maverick Buying“ einzelner Gesellschaften
  • Eigene Bestellplattform, die interne Kapazitäten bindet und stetig aktualisiert werden muss.

Zielsetzung

INVERTO wurde beauftragt folgende Projektziele zu verfolgen

 

  • Festlegung eines einheitlichen IT-Warenkorbs für die gesamte Unternehmensgruppe
  • Verhandlung eines neuen Rahmen-Vertrags
  • 1-Dienstleister-1-Hersteller–Strategie
  • Erzielung von Kosteneffizienzen, auch durch „Outsourcing“ der internen Bestellplattform an den zukünftigen Dienstleister

 

Maßnahmen vor der Ausschreibung

Vor der Neu-Ausschreibung der IT-Bedarfe wurden folgende Maßnahmen umgesetzt

  • Bedarfsorientierte Festlegung des IT-Warenkorbs anhand der echten Mitarbeiterbedarfe in Zusammenarbeit mit dem Kunden
  • Neuadjustierung der Anforderungen im Sinne einer funktionalen, neutralen Spezifikation, um mehrere Hersteller in der Ausschreibung anzusprechen und, um den Wettbewerb zu erhöhen
  • Erstellung eines Preis-Abfragerasters auf Einzelkomponenten-Basis um die Leistungsbausteine 1-zu-1 vergleichbar zu machen

 

Vorgehensweise Ausschreibung

Die darauffolgende Ausschreibung ist in folgenden Schritten erfolgt

  •  Pre-Briefing von Hersteller:innen und Dienstleister:innen aus ganz Österreich zur Wettbewerbserhöhung
  • Aufsetzen eines Preis- und Leistungsvergleichs auf Basis INVERTO Benchmark Datenbank
  • Verhandlungsvorbereitung mit dem Kunden und Ausarbeitung der Verhandlungshebel
  • Finale Festlegung der Leistungsbausteine nach 1. Verhandlungsrunde auf Basis von Nutzerklassen, um Preis-Leistung des zukünftigen IT-Warenkorbs zu optimieren
  • Herausforderungen: Mehrere Verhandlungsrunden, Preis-Leistungsübersicht auf Basis unterschiedlicher Modelle und Komponenten
  • Learnings: Neuadjustierung des Warenkorbs und funktionale Spezifikation als maßgebliche Hebel während des gesamten Projekts

 

Ergebnisse

Die Projektergebnisse zeigen eindeutige Vorteile für das Unternehmen

  • Direkte EBIT wirksame Ergebnisse im Jahr 2017
  • Coaching durch Einbindung der Mitarbeiter in den Ausschreibungsprozess („Lern-Effekt“)
  • Maßgeschneiderte Konditionen und Modelle für die gesamte Unternehmensgruppe
  • Durch das Outsourcing der Bestellplattform kann unser Kunde die Artikelvergabe und -freigabe effizient steuern, Mengen tracken und dadurch zusätzliche Zeit- und Kosteneffizienzen erzielen

 

Lernen Sie unseren Experten kennen

Halûk Sagol

Associate Director

haluk.sagol@inverto.com Kontakt

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