Optimierung des Claim Managements

Durchsetzungsrate im Claim Management erhöhen, um Forderungs-Pipeline zu optimieren

Da das Unternehmen streng an Liefertermine gebunden ist, führen Verzögerungen, die auf eine verspätete oder fehlerhafte Lieferung der Einzelkomponenten zurückzuführen sind, zu erheblichen Kosten. Daher wurden wir im Rahmen eines umfassenden Einkaufsoptimierungsprojektes auch beauftragt, die Claim Management Prozesse des Unternehmens auf den Prüfstand zu stellen sowie einzelnen Forderungen nachzugehen, um die Durchsetzungsrate entscheidend zu erhöhen und damit hohe Vertragsstrafen der Endkunden auf die Lieferanten umzulenken.

Konsequente Digitalisierung der Prozesse und Definition cross-funktionaler Lieferantenstrategien

Zum Projektstart verfügte der Rüstungshersteller über eine Datenbank, in der alle Forderungen von Kunden und gegenüber Lieferanten erfasst wurden. Damit konnte dokumentiert werden, dass eine verspätete Lieferung eines Lieferanten zu Verzögerungen in der Produktion und im schlimmsten Fall für eine verspätete Auslieferung geführt hat. Die Vertragsstrafen dafür an den Lieferanten weiterzugeben, der die Verzögerung verursacht hat, gelang oft nicht, da ein strukturierter, standardisierter Prozess fehlte. So beinhaltete die Datenbank eine Vielzahl von schwierigen Claims, die zum Teil schon über fünf Jahre alt waren. Der große Streitpunkt, wer den Lieferverzug verursacht hat, konnte aufgrund fehlender systematischer Dokumentation nicht geklärt werden. Als Ergebnis wurden diese Forderungen immer weiter verschoben und die Claim-Liste wurde immer länger.

Um diese Ineffizienzen in Zukunft zu vermeiden, haben wir gemeinsam mit dem Kundenteam den Status Quo sauber aufbereitet und alle Unterlagen, die in verschiedenen Abteilungen vorlagen, in einem digitalen Tool zusammengeführt. In diesem Schritt wurden nicht nur die Informationen zu direkten Lieferanten erfasst, sondern die Lieferkette möglichst vollständig abgebildet. Zudem haben wir gemeinsam mit dem Kunden einen neuen Claim-Prozess definiert, der ebenfalls in das neue IT-Tool übertragen wurde. Auf diese Weise verfügen nun alle Beteiligten über die jeweils aktuellen Informationen und können ihre nächsten Schritte entsprechend planen.

Denn eine Schwierigkeit bestand darin, dass zu vielen der betroffenen Lieferanten nach wie vor eine Geschäftsbeziehung in laufenden Projekten bestand und daher mehrere Abteilungen gleichzeitig mit demselben Lieferanten sprachen. In der Rüstungsindustrie ist der Lieferantenpool für viele Teil stark begrenzt und Freiprüfungen neuer Lieferanten sind schwierig. Daher spielt die Lieferantenbeziehung in dieser Branche eine übergeordnete Rolle.

Um diesem Umstand Rechnung zu tragen haben wir die Beziehung und den Auftragsstatus mit jedem einzelnen Lieferanten analysiert und durch Szenariobildung individuelle Ansätze abgeleitet. Neben der Festlegung von Verhandlungsmethoden spielte vor allem die Erstellung von Kommunikationsrichtlinien und Zeitplänen eine wichtige Rolle. Abteilungsübergreifend wurde genau definiert, wann welcher Lieferant, von welcher Abteilung zu welchem Thema kontaktiert werden durfte und was in der Kommunikation zu beachten war.

Durch die cross-funktionale Zusammenarbeit und gründliche Vorbereitung jedes Gesprächs konnten wir die Forderungs-Pipeline erheblich reduzieren und den Durchsetzungsgrad auf 80 Prozent erhöhen.

Während der Projektlaufzeit sorgte die Corona-Pandemie dafür, dass Zeitpläne durcheinander gerieten und die Komplexität im Claim Management weiter gesteigert wurde. Im Falle von Force Majeur konnten wir Dank des strukturierten Vorgehens den Überblick behalten und durch Anpassungen der Strategien größere Vertragsstrafen abmildern.

Ergebnisse

• Reduktion der Claim-Anzahl durch Steigerung des Durchsetzungsgrades auf 80%
• Aktuelle Informationsgrundlage durch Erhöhung der Datenqualität
• Zentralisierte Meldungsfunktion
• Steigerung der cross-funktionalen Zusammenarbeit
• Definierte Claim Management Prozesse
• Optimierte Lieferantenstrategien
• Durchführung erfolgreicher Lieferantenverhandlungen