Neuausrichtung der Einkaufsfunktion
Die Kliniken und medizinischen Versorgungszentren unseres Kunden sind einer der führenden Anbieter im Bereich Augenchirurgie. In seinen medizinischen Versorgungszentren beschäftigt die Gruppe über 600 Mitarbeiter:innen.
Ausgangslage
Die heutige Struktur ist durch den Zusammenschluss verschiedener Augenkliniken und -praxen über die letzten 20 Jahre gewachsen. Die Kliniken waren bisher dezentral organisiert, daher war die Datentransparenz, über die einzelnen medizinischen Versorgungszentren hinweg, unvollständig. Kurz vor Projektstart wurde hausintern mit der Zentralisierung der Einkaufsfunktion begonnen. Das Einkaufsvolumen für Sachbedarfe kann mit mehreren Millionen Euro beziffert werden.
Zielsetzung
Wir wurden damit beauftragt, Transparenz im Einkauf zu schaffen und eine stärkere Einbindung des Einkaufs in die Organisation zu unterstützen. Damit einhergehend sollte ein Warenwirtschaftssystem selektiert und implementiert werden. Durch das Co-Sourcing umfangreicher Beschaffungsausgaben versprach man sich große Einsparpotenziale. Zudem war es unsere Aufgabe den Einkauf längerfristiger Anlagegüter (CAPEX) wie Untersuchungseinheiten und OP-Mikroskope zu unterstützen.
Vorgehensweise
Aufgrund der bisherigen dezentralen Einkaufsorganisation (viele Standorte arbeiteten mit unterschiedlichen Produkten und Preisen) und der unzureichenden Datentransparenz wurde der Optimierungsprozess mit einer Verbesserung der Datenlage begonnen. Preise, Mengen und Konditionen für alle großen Warengruppen wurden gesammelt, um im zweiten Schritt die Möglichkeit der Bündelung und Standardisierung der medizinischen Produkte zu analysieren.
Nach Bündelung der Bedarfe aller Standorte und der Einigung der Standorte auf eine Auswahl an Produkten begann der Ausschreibungsprozess. Nach einem ersten Überblick über die Preisstrukturen auf dem Markt gingen wir, zusammen mit dem Einkaufsverantwortlichen, in die Direktverhandlungen mit potenziellen Lieferanten. Selbiges Prozedere wurde auch für den Einkauf indirekter Bedarfe, wie Büromaterialien und Energie sowie CAPEX umgesetzt. Um auch zukünftig eine bessere Transparenz über die Bedarfe und Ausgaben des zentralen Einkaufs zu gewährleisten, unterstützten unsere Expert:innen die Etablierung eines Warenwirtschaftssystems.
Ergebnisse
Durch die umgesetzten Maßnahmen sowie der Einführung eines Warenwirtschaftssystems konnte Transparenz über alle verwendeten Produkte, Preise und Mengen geschaffen werden. Der Einkauf konnte damit innerhalb der Gruppe gestärkt und die gewünschte Zentralisierung vorangetrieben werden. Das Co-Sourcing Projekt erzielte Einsparungen von durchschnittlich 20 Prozent.
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