Indirect Spend Optimierung im MedTech-Bereich
Neue Strukturen für den Einkauf von Übersetzungsdienstleistungen und virtuellen Messen
Unser Kunde ist ein weltweit tätiges Gesundheitsunternehmen, das Produkte zur Elektrotherapie des Herzens und der Gefäße herstellt und vertreibt. Wir wurden beauftragt im Rahmen eines klassischen Co-Sourcing Projektes die Kosten für den Einkauf von Übersetzungen zu optimieren. Zudem konnten wir das Unternehmen im Bereich „virtuelle Messen“ unterstützen als dieses aufgrund der Corona-Lage kurzfristig und erstmalig von Präsenz- auf virtuelle Konzepte umsteigen musste.
Übersetzungsdienstleistungen: zwischen Qualitätsanspruch und Automatisierungspotenzialen
Der Einkauf für Übersetzungsdienstleistungen war mit einem Volumen von 600.000 € einer der größten Kostenblöcke im Indirect Spend. Die Abteilung war hier bereits sehr professionell aufgestellt. In Medizintechnik-Unternehmen spielt die Sorgfalt bei medizinischen Übersetzungen eine besonders wichtige Rolle und die Ansprüche sind hoch. Daher durchliefen Übersetzungen immer einen aufwändigen Qualitätssicherungsprozess, über mehrere Übersetzer an dessen Ende ein interner Übersetzer unseres Kunden als Prüfinstanz stand. Diesen Prozess durchliefen alle Übersetzungen, unabhängig von deren Relevanz, was zwar zu einer hohen Übersetzungsqualität, aber auch zu Ineffizienzen führte.
Zu Beginn des Projektes war es daher wichtig, den gesamten Kostenblock für Übersetzung zu clustern, da im weiteren Projektverlauf medizinische Übersetzungen mit einer anderen Sorgfalt betrachtet werden mussten als Standard-Übersetzungen z.B. Übersetzungen von Marketingmaterialien. Anhand der zwei Cluster haben unsere Berater:innen zwei voneinander unabhängige Prozesse gestaltet.
Im Bereich Medizinische Übersetzungen haben wir die Bedarfe neu ausgeschrieben. Zur Ausschreibung und Verhandlung eingeladen wurden aber nur Dienstleister, die den hohen Qualitätsansprüchen gerecht werden und eine Spezialisierung auf medizinische Übersetzungen vorweisen konnten. Durch Testübersetzungen während des Ausschreibungsprozesses konnten wir weiterhin eine extrem hohe Qualität zu verbesserten Konditionen sicherstellen.
Bei der Ausschreibung der Standard-Übersetzungen haben wir gemeinsam mit dem Kunden Dienstleister gesucht, die Übersetzungen zumindest teilweise automatisieren, um hierüber die Einkaufskosten zu senken. Durch Übersetzungen mit Hilfe von KI-Anwendungen lässt sich der erste Schritt im Übersetzungsprozess automatisieren, was die Kosten um bis zu 50 Prozent reduziert. Zudem wird die Qualität der Übersetzungen mit jedem Text besser, da das AI-System kontinuierlich dazu lernt. Durch einen strukturierten Testprozess und Anforderungsworkshops mit den Anbietern konnten wir für unseren Kunden die optimalen Dienstleister identifizieren.
Ergebnisse
- Konstant hohe Qualität und verbesserte Konditionen bei medizinischen Übersetzungen Bis zu 50 Prozent Kostenersparnis bei Standard-Übersetzungen
- Verkürzung der Lieferzeiten für Standard-Übersetzungen durch KI
Konzept virtuelle Messen: der Kunde im Fokus
Als Vertriebskanal medizintechnischer Produkte haben Messen eine extrem hohe Relevanz. Das liegt zum einen daran, dass diese den Anwendern, im Fall unseres Kunden vor allem Ärzte, die Möglichkeit geben, das Produkt in der Realität zu begutachten. Zum anderen spielt der persönliche Austausch und die Möglichkeit, Detailfragen von Angesicht zu Angesicht klären zu können, eine wichtige Rolle.
Mit der Corona-Pandemie und der Tatsache, dass viele Messebetreiber auf digitale Formate umgestiegen sind, stand unser Kunde nun plötzlich vor der Herausforderung, seine qualitätskritischen Produkte in einem virtuellen Umfeld präsentieren zu müssen. Wir haben das Unternehmen unterstützt, ein virtuelles Messe-Konzept zu entwerfen und die geeigneten Dienstleister auszuwählen. Im weiteren Prozess wurde schnell klar, dass wir hierfür neue Lieferanten an Bord holen müssen – die Messebauer, mit denen unser Kunde bisher zusammengearbeitet hatte, waren Experten auf dem Gebiet der Präsenzmessen, hatten aber wenig digitale Kompetenz. Wir führten daher eine umfassende Lieferantenrecherche durch und identifizierten spezialisierte Anbieter.
Die Anforderung dabei war, den Messestand unseres Kunden so gut wie möglich virtuell nachzubilden – mit der Möglichkeit, die Produkte detailgetreu zu begutachten, die Anwendungsmöglichkeiten zu erfahren und in den persönlichen Austausch zu gehen.
Eine Schwierigkeit im Ausschreibungsprozess bestand darin, dass die ausgeschriebenen Leistungen nicht mit den bisher eingekauften Messe-Dienstleistungen vergleichbar waren und daher Erfahrungswerte und Benchmarks in Bezug zu Qualität und Kosten fehlten. Die Qualität und fristgerechte Erstellung des digitalen Messestandes hatten zunächst die höhere Priorität. Um langfristig aber auch die Kosten zu optimieren, haben wir aus den Ausschreibungsdaten Benchmarks und für unseren Kunden daraus eine Pricing-Liste erstellt, die die Kosten für die möglichen Module sowie Alternativen enthielt. So hat unser Kunde auch Planungssicherheit über die Kosten, wenn er in Zukunft andere oder weitere Module nutzen möchte.
Im weiteren Verlauf des Projektes wurde dann das konkrete Konzept für den Messestand erarbeitet. Hierbei war eine enge Zusammenarbeit zwischen Fachabteilung (Kongresse & Events), Einkauf, Vertrieb und dem Dienstleister unabdingbar. Unsere Berater:innen haben den gesamten Prozess begleitet.
Ergebnisse
- Interaktiv gestalteter, virtueller Messestand
- Leistungsstarke und innovative neue Lieferanten
- Benchmarks und Pricing-Liste
Unsere Experten aus der Gesundheitsbranche
