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Server INVERTO SMI IT

Projekt-CAPEX in der IT

INVERTO Associate Director Halûk Sagol über die gemeinsame Betrachtung von CAPEX und OPEX im IT-Einkauf

Warum plädieren Sie dafür, OPEX und CAPEX nicht gesondert zu betrachten?

Ob ein Bedarf OPEX oder CAPEX ist, ist aus Einkäufersicht auf den Bedarf zunächst vollkommen irrelevant und hat nur für die spätere finanzielle Verbuchung Konsequenzen. Die gelebte Praxis, nach OPEX- und CAPEX-Bedarfen zu trennen, ist kontraproduktiv, denn dadurch fehlt es in Misch-Warengruppen, an der nötigen Transparenz. Ich plädiere daher dafür, im Einkauf erstmal nur nach funktionalen IT-Warengruppen zu unterscheiden, die dann alle Bedarfe dieser Kategorie enthalten, egal ob OPEX oder CAPEX.

Was bedeutet das konkret im IT-Einkauf?

Die Beschaffung eines Servers zum Beispiel ist CAPEX oder OPEX, je nachdem, ob er gekauft, geleast oder as-a-service beschafft wird. Für die Bedarfsplaner ist es jedoch nicht relevant auf welchem Wege der Server beschafft wird, denn der Bedarf ist immer derselbe. Verschieden sind lediglich die Beschaffungswege. Folglich ist die vorweggenommene Trennung von OPEX und CAPEX aus einkäuferischer Sicht voreilig. Die Zusammenlegung hingegen sorgt für Transparenz und ermöglicht eine effizientere Betrachtung und Betreuung zusammen mit dem Einkauf.

Wo hakt es nach Ihrer Meinung sonst noch bei den IT-Bedarfen?

In der IT besteht mitunter ein überhöhtes Sicherheitsbedürfnis und eine latente Risikoaversion. Das führt oftmals zu einer erheblichen Überspezifizierung am tatsächlichen Bedarf vorbei. Nehmen Sie das Beispiel einer neuen Datenleitung. Hier entscheidet sich die IT für das Merkmal der höchsten Verfügbarkeit. Diese Entscheidung ist jedoch weder zukunftsorientiert, noch angemessen. Sie wäre es dann, wenn die Kapazität der Datenleitung flexibel an die jeweiligen künftigen Bedarfe angepasst werden könnte und bereits verfügbare Modelle des Marktes nutzt.

Wie lassen sich solche Situationen lösen?

Durch eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Fachabteilung und Einkauf – und zwar im gesamten Einkaufsprozess. Immer auf Basis der IT-Erfordernisse, kann der Einkauf bereits bei der anbieterunabhängigen Spezifikation unterstützen, die gemeinsame Marktbearbeitung methodisch begleiten, Alternativen aus betriebswirtschaftlicher Sicht bewerten helfen und Potenziale aufzeigen.

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