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17.07.17 – MBI EINKÄUFER IM MARKT: INVERTO Studie – Im IT-Einkauf schlummert noch unerschlossenes Potenzial

Beim Einkauf von IT-Leistungen verschenken Unternehmen viel Geld. Grund dafür ist die mangelhafte Zusammenarbeit zwischen der IT Abteilung und den Kollegen im Einkauf: Im Schnitt ziehen drei von fünf IT-Bereichen die Einkaufsabteilung erst hinzu, wenn die Ausschreibung erstellt werden soll. Das geht aus einer aktuellen Studie der Einkaufsberatungsgesellschaft Inverto hervor.

Inverto befragte 73 Unternehmen aus Industrie, Handel und Dienstleistungssektor. Etwas mehr als die Hälfte der Teilnehmer kommen aus dem Einkauf, rund ein Drittel aus der IT. Wie die Inverto-Berater herausfanden, erzielten diejenigen Firmen, in denen Einkauf und IT gut kooperieren, im vergangenen Jahr durchschnittlich Einsparungen von acht Prozent gegenüber dem Vorjahr. Wo die Zusammenarbeit schlecht ist beziehungsweise gar nicht existiert, wurden nur fünf Prozent gespart.

Aber selbst die acht Prozent liegen weit unter dem, was möglich wäre: Die von Inverto in Kundenprojekten ermittelten durchschnittlichen Einsparungen im IT-Einkauf betragen satte 21 Prozent. Woran liegt es, dass die Unternehmen dieses Potenzial nicht annähernd ausschöpfen?

Eine Antwort lautet, dass der Einkauf meist zu spät hinzugezogen wird. Wenn es um Konzeptentwicklung, Spezifikation oder Marktrecherche geht, sind die Beschaffer in nicht einmal jedem weiten Unternehmen mit von der Partie. Erst in den späteren Phasen, von der Ausschreibung über die Lieferantenauswahl bis zur Verhandlung und dem Vertragsabschluss, hat der Einkauf meistens ein Wort mitzureden. „Dem Einkauf fehlt es an Transparenz über die langfristigen Bedarfe und erforderlichen Standards – mit einem Wort, an der IT-Strategie, die für eine erfolgreiche Einkaufsunterstützung von großer Bedeutung ist“, kommentierte Haluk Sagol, Principal bei Inverto und Mitautor der Studie, die Ergebnisse.

IT wirft Einkauf Wissensdefizit und Preisdrückerei vor

Wie die Studie weiter offenbart, gibt es in den IT-Abteilungen nicht selten Vorbehalte gegen den eigenen Einkauf: Den Einkäufern wird fehlendes Fachwissen vorgeworfen und dass sie zu stark auf den Preis fixiert seien. Die IT befürchtet zudem längere Entscheidungswege und den Verlust der Eigenständigkeit bei Beschaffungsentscheidungen. Diese Vorbehalte dürften vielen Einkäuferinnen und Einkäufern auch aus der Zusammenarbeit mit anderen Fachbereichen bekannt sein. Inverto-Berater Sagol spricht von einem Teufelskreis: Die IT gibt dem Einkauf keine Chance und findet im Zweifelsfall immer „gute Gründe“, keine Zeit in ein Zusammenwirken zu investieren (lesen Sie dazu das Interview auf Seite 3 dieser Ausgabe).

Für IT-Berater wird häufig zu viel gezahlt

Auffällig ist auch, dass nur gut die Hälfte der befragten Unternehmen über Kennzahlen für den IT-Einkauf verfügen: Verhältnis des IT-Beschaffungsvolumens zum Unternehmensumsatz, IT-Einkaufsvolumen je Mitarbeiter oder das Verhältnis der IT-Einkaufskosten zum Einkaufsvolumen. Und 90 Prozent gaben an, ihre Ziele im IT-Outsourcing erreicht zu haben – obwohl nur jedes zweite Unternehmen die Ergebnisse in diesem Bereich misst. „Für eine kontinuierliche Zielkontrolle fehlen die Ressourcen oder das Controlling wird nicht hinzugezogen“, erklärt Haluk Sagol diesen offensichtlichen Widerspruch.

Einsparungen können auch noch im Einkauf von IT-Beratungsleistungen erzielt werden: Der Tagessatz für einen Berater mit drei bis fünf Jahren Berufserfahrung (Senior-Status) sollte unter 1.000 Euro liegen, so Inverto. Tatsächlich erreichten aber nur 40 Prozent der befragten Unternehmen diesen Wert, jede vierte Firma zahlte zwischen 1.000 und 1.200 Euro und 13 Prozent lagen sogar noch darüber.

Einkauf und IT-Abteilung – das passt nicht immer zusammen. Insbesondere in der IT gibt es Vorbehalte gegen eine engere Kooperation mit der Beschaffung. Haluk Sagol von der Beratungsgesellschaft Inverto plädiert dafür, in kleinen Projekten Erfolge zu sammeln und darauf aufzubauen. Einkäufer im Markt sprach mit dem Experten.

Einkäufer im Markt: Zu den Gründen, warum die IT nicht mit dem Einkauf kooperieren will, zählen die Verlängerung der Entscheidungswege und eine „schwierige Zusammenarbeit“. Für
mich liest sich das so, als habe die IT keine Lust, sich vom Einkauf „reinreden zu lassen“. Wie sehen Sie das?

Haluk Sagol: Es ist richtig, dass oft der anfängliche Aufwand gescheut wird, weil man den Nutzen nicht erkennt. Solange die Kooperation aber keine Chance erhält, wird dieser Teufelskreis auch nicht durchbrochen. Bis dahin gibt es immer „gute“, aber vorgeschobene Gründe, keine Zeit in die lohnende Zusammenarbeit zu investieren. Die fehlende Kooperation von Anfang an, mit einem arbeitsteiligen Rollenverständnis, führt bei Kooperationsversuchen im späteren Prozessverlauf zwangsläufig zu „gefühlter“ Rechtfertigung und Einmischung.

Am schwächsten ausgeprägt ist die Zusammenarbeit beim Einkauf von IT-Beratung. Wie erklären Sie sich das?

Hardware lässt sich leichter spezifizieren als Dienstleistungen, insofern erschwert die fehlende vorausschauende Spezifikation von Beratungsleistungen die Zusammenarbeit. Hinzu kommt, dass IT-Abteilungen oft selber ehemalige IT-Berater in den eigenen Reihen haben und nicht auf die Idee kommen, dafür außenstehende Unterstützung heranzuziehen.

Zum Thema IT-Outsourcing: 90 Prozent der von Ihnen Befragtengeben an, ihre Ziele hierbei erreicht zu haben, aber nicht einmal die Hälfte misst die Ergebnisse. Wie erklären Sie diesen Widerspruch?

Outsourcing wird – wie auch andere  Aufgabenstellungen, die aus gutem Grund angestoßen werden – pflichtgemäß umgesetzt. Danach steht im Tagesgeschäft schon die nächste Aufgabe an. Für eine kontinuierliche Zielkontrolle fehlen die Ressourcen beziehungsweise das Controlling wird nicht hinzugezogen.

Generell: Was kann der Einkauf tun, um die Beschaffung von IT zu optimieren?

Bei der Beschaffung von IT-Leistungen ist eine enge und frühzeitige Kooperation zwischen IT- und Einkaufsabteilung wichtig. Bereits bei der Bedarfsplanung und Anforderungsaufnahme sollte der Einkauf mit im Boot sein. Ideal ist ein zentral organisierter IT-Einkauf mit Spezialisten für IT-Bedarfe. Wenn die Kooperation noch nicht regelmäßig praktiziert wurde, empfiehlt es sich, die Zusammenarbeit mit klassischen, überschaubaren IT-Bedarfen wie Arbeitsplatzausstattung (Laptop, Drucker etc.) zu starten. Den Prozess kann man dann mit erfolgreichen Projekten Schritt für Schritt weiter etablieren.

Erschienen am 17.07.2017 in der MBI EINKÄUFER IM MARKT Ausgabe-Nr. 14
http://www.mbi-infosource.de/

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