INVERTO: Die Beschaffungs-Software „e-contor Sourcing Suite"

Vor 10 Jahren gründeten 3 Praktiker und Berater (u. a. Einkaufsleiter in Industrie und Handel) die auf Beschaffung spezialisierte und in Köln ansässige Unternehmensberatung INVERTO. Die Praxisnähe ist den Rheinländern auch heute noch anzumerken. Inzwischen sind allerdings rund 100 Mitarbeiter und 9 Büros in Asien, West- und Osteuropa sowie in der Golfregion hinzugekommen. Jüngste Ableger sind die Standorte Wien und München (Neueröffnung im 1. Quartal 2011).

Wenn sich INVERTO auch nicht als Software-Haus versteht, so gehörte zum Gründungskonzept dennoch die Entwicklung von IT-gestützten Beschaffungshilfen. Ganz nach dem Firmenslogan: „Effiziente Einkaufs-Software kommt mit wenigen wirkungsvollen Features aus." Herausgekommen ist dabei die IT-Lösung „e-contor Sourcing Suite".

Beachten Sie: Die Kölner Einkaufspraktiker unterstützen Sie nicht nur bei der Einarbeitung in ihre Sourcing Suite, bei Bedarf helfen sie Ihnen auch bei der Erstellung von Spezifikationen oder der Suche nach passenden Lieferanten. Gegenwärtig haben sie rund 70.000 Unternehmen in 40 Ländern in ihrem Knowhow-Pool.
Quelle: INVERTO AG

Schlauer Einkauf bringt den Erfolg
Und nicht die Software! Dieser wichtige Lehrsatz der Beschaffung ist auf vielen Seiten der INVERTO-Homepage zu lesen. Nicht von ungefähr, denn selbst die beste IT-Lösung kann eine fehlende Einkaufsstrategie nicht ersetzen. Wohl aber kann sie helfen, Managementprozesse intelligenter zu steuern und den (leidigen) Verwaltungsaufwand auf ein Minimalmaß einzudampfen. So bleibt der Kopf frei für neue, innovative Beschaffungsideen: in Zeiten immer knapper und teurer werdenden Ressourcen ein absolutes Muss!

Die Transparenz macht's
IT-Lösungen für den Einkauf gibt es inzwischen zuhauf. Auf dem Markt preisen sie sich alle mit ähnlich klingenden Marketingsprüchen an wie „flexibel, einfach, schnell einsetzbar, Schnittstellen zu gängigen ERP-Systemen" usw. In diesem Chor der Werbesprüche setzt die INVERTO AG mit ihrer e-contor Sourcing Suite einen kleinen, aber entscheidenden Akzent. Und der lautet Koordination und Transparenz! Und zwar von der Produktentwicklung über die Ausschreibung bis hin zum Einkauf und zur Lieferung. Denn diese Koordination und die Transparenz fehlen - leider, leider - in den meisten Unternehmen. Im Allgemeinen werkelt jedes Team mit abteilungseigenen Regeln und Standards vor sich hin. Abhilfe kann da das modular aufgebaute e-contor-System schaffen.

Das Modul Tender Management
Einer der großen Vorteile der Suite ist nicht nur die intelligentere Steuerung aller Management-Prozesse, sondern auch ihre Vereinheitlichung. Alle involvierten Mitarbeiter oder Abteilungen können so mit gleichen Vorgaben und Standards arbeiten.

Und das von Prozessstart an, der mit der Sammlung von Bedarfsdaten aus den unterschiedlichen Unternehmensbereichen beginnt. Gefolgt von Ausschreibungen über die Steuerung und Koordination aller Einkaufsaktivitäten bis hin zur automatischen Archivierung der generierten Einkaufsdaten.

Seitens des Systems werden Einkäufern keinerlei Beschränkungen auferlegt. Ob sie komplexe Produkte und Dienstleistungen beschaffen müssen, wie etwa in der Investitionsgüterindustrie, oder wenige Standardprodukte in großer Menge - das Modul Tender-Management (tender, engl. = Ausschreibung, Angebot) erledigt die eine wie die andere Aufgabe mit gleicher Präzision und Schnelligkeit.

Das Modul Contract Management
Die Grundidee „Koordination und Transparenz" zieht sich wie ein roter Faden durch die Architektur der Sourcing Suite.

Auch beim Vertragsmanagement, das sich die INVERTO-Entwickler nach dem Tender-Management als nächstes Softwareprojekt vorgenommen hatten. Sie nannten ihr 2. Modul ohne viel Schnick-schnack „Contract Management". Ganz INVERTO-like, wonach sich gute Software auf wenige wirkungsvolle Features zu beschränken hat.

Beim Contract Management sind das im Wesentlichen:
♦ Verwaltung aller relevanten Verträge (von der Vertragserstellung bis hin zur
Archivierung)
♦ Rechtemanagement (in den Vertragsmasken können u. a. Sonderverein-
barungen eingepflegt und abgerufen werden)
♦ Überwachung von Fristen (z. B. durch eine zusätzliche E-Mail-Warnfunktion,
die automatisch bei auslaufenden Terminen generiert wird)
♦ Auswertungen durch entsprechende Reportings (per Knopfdruck zu erstellen,
ob nach A- oder B-Lieferant, Einkaufsvolumen pro Einkäufer/Lieferant oder
nach auslaufenden Verträgen)
♦ Archivierung (erfolgt automatisch, z. B. nach Lieferant und/oder Vertragsart)

Das Modul Sourcing Calendar
Die Nummer 3 im Reigen der Suite ist das Modul „Sourcing Calendar". Es hätte auch Planungskalender heißen können. Denn es setzt dort an, wo auslaufende Verträge enden: bei der Planung der nächsten Beschaffungsaktionen.

Was wird wann in welcher Menge und zu welchem Preis gebraucht? Per Knopfdruck lassen sich Daten aus auslaufenden Verträgen in die neuen Ausschreibungsmasken übertragen bzw. bearbeiten.

Beachten Sie: Bedauerlicherweise bietet die Webseite keinerlei Testfunktionen. Probeläufe sind nur bei einem Inhouse-Besuch von INVERTO-Mitarbeitern möglich.

Das gesamte e-contor-Paket kann übrigens relativ unkompliziert in bestehende IT-Systeme der jeweiligen Unternehmen oder Einkaufsabteilungen integriert werden, entsprechende Kompatibilitäten vorausgesetzt.

Alternativ dazu bietet die INVERTO AG aber auch ein Hosting aller Daten und Vorgänge an. Der Einkauf zusätzlicher Soft- oder Hardware ist dazu nicht erforderlich. Nach dem gleichen Prinzip (Hos­ting oder Software-Lieferung) können natürlich auch alle Module einzeln eingekauft werden.

Das Modul Rohstoffkostenrechner
Es ist das jüngste Kind der Sourcing Suite - nicht ohne Grund. Denn die Entwicklung an den Rohstoffmärkten nimmt immer bedrohlichere Formen an - mit steigender Tendenz!

Verschärfend kommt hinzu, dass viele Probleme in deutschen Unternehmen hausgemacht sind, wie INVERTO in Kooperation mit dem Branchendienst KI Kunststoffinformation herausgefunden hat.

Für ihre „Rohstoffstudie 2010" befragten sie mehr als 220 Entscheider, ob sie z. B. für ihr Rohstoffmanagement eine spezielle Software einsetzen würden. Bei rund 75 % lautete die Antwort: Nein!

Ein modernes Kostenmanagement sieht anders aus. Denn angesichts immer knapper und immer teurer werdender Materialressourcen gehören Rohstoffkosten schon im Entwicklungsstadium zu den Kalkulationsgrößen des Einkaufs!

Genau aus diesem Grund ist der „e-contor Rohstoffkostenrechner" für Einkäufer auch so interessant. Er liefert ihnen alle wichtigen Daten und Informationen zu den Kostenentwicklungen einzelner Rohstoffe. Und das auf Knopfdruck fortlaufend und (je nach vorgegebenen Indices und Quellen, z. B. die MEPS in London) sogar tagesaktuell.

Besser vorbereitet kann sich ein Einkäufer kaum an einen Verhandlungstisch setzen. Zumal im Rohstoffkostenrechner zusätzliche Parameter wie Logistik-, Verpackungs- und Herstellungskosten be­rücksichtigt werden können, samt Preishistorie aller produktrelevanten Ressourcen.

Um den Kostenrechner effektiv einzusetzen, ist allerdings ein so genannter „Cost-break-down" nötig, worunter die Bestimmung der wichtigsten Rohstoffe pro Produkt unter Berücksichtigung aktueller Preisindices (Stahl, Metalle, Kunst- oder Agrarrohstoffe usw.) zu verstehen ist. Wer dafür keine Zeit hat, kann den Cost-break-down als zusätzliche Serviceleistung bei INVERTO ordern.

Beachten Sie: Den Werbespruch „Wir lassen Sie nicht allein" dürfen Sie dabei durchaus wörtlich nehmen. Denn die Software-Spezialisten kommen zu Ihnen ins Haus und präsentieren Ihnen das Sourcing-Paket bzw. die einzelnen Module. Um sich in Handhabung und Bedienung einzuarbeiten, benötigen Sie nicht mehr als einen Tag.

Preise nennen die INVERTO-Experten vorab allerdings nicht. Sie verweisen dabei auf die Vielfalt der individuellen Nutzungsmöglichkeiten, die pauschalierte Festpreise einfach nicht zulassen, womit die Kölner auch nicht ganz Unrecht haben.

Einkaufsmanager, Ausgabe März 2011
Autor: Jens Holtmann
www.einkaufsmanager.net/

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