Hausgemachte Probleme im Rohstoffeinkauf?

Einkäufer verzichten noch zu oft auf IT-Werkzeuge zum Management von Rohstoffkosten

Die Freude über den Wirtschaftsaufschwung bleibt in vielen Unternehmen nicht ungetrübt, denn sie fürchten eine ernsthafte Wachstumsbremse: Die Kalkulierbarkeit von Rohstoffen stellt Einkäufer aktuell vor große Herausforderungen. Doch teils sind die Probleme hausgemacht. So nutzen die Beschaffungsexperten zum Beispiel noch nicht ausreichend die praktischen Werkzeuge für ein effizientes Management der Rohstoffkosten. Die Rohstoffstudie 2010 der Einkaufsberatung INVERTO in Kooperation mit dem Branchendienst KI Kunststoffinformation bei mehr als 220 Entscheidern zeigte etwa, dass rund drei Viertel der Befragten keine spezialisierte Software nutzen, um ihr Rohstoffkostenmanagement in den gesamten Einkaufprozess einzubinden und zu vernetzen. Damit verzichten sie darauf, ihre Strategie und operative Arbeit im Rohstoffeinkauf zu verbessern. „Rohstoffkosten sollte man schon bei der Produktplanung auf der Agenda haben“, so Ina Fliegner, Managerin Software Services bei Inverto. „Das A und O ist Transparenz, und zwar über die Entwicklung der Rohstoffmärkte durch direkte Anbindung von Indices bis hin zur Offenlegung des Rohstoffkostenanteils im Produkt.“ Wichtig für eine praktikable IT-Unterstützung im Rohstoffeinkauf sei jedoch, dass keine Insellösungen entstünden. Die gesamte Einkaufsorganisation eines Unternehmens müsse zeitgleich auf einen aktuellen Datenpool zugreifen und die Daten entscheidungsreif aufbereiten können. 

Die scheinbar unkalkulierbare Situation an den Rohstoffmärkten gerät im Einkauf immer mehr zu einem beängstigenden Szenario. Doch Preisschwankungen an den Rohstoffmärkten sind keine „Schicksalsschläge“, die sich der Steuerung entziehen. Vielmehr können Einkäufer durch ein ganzheitliches Rohstoffkostenmanagement eindeutige Wettbewerbsvorteile erzielen. Angesichts globaler Unternehmensstrukturen und Kundenbeziehungen erscheint dies jedoch zunächst zu aufwändig. Es fehlt an praxistauglichen Instrumenten für den Einkäufer wie etwa einer geeigneten Software, um diese komplexen Aufgaben zu lösen. 

Rohstoffdaten sind heute oft auf viele Stellen verteilt
Viele Unternehmen beziehen bei verschiedenen Index-Anbietern bereits jetzt Marktpreisinformationen zu den relevanten Rohstoffen. Oft werden diese Daten jedoch im Unternehmen nicht zentral gesammelt und stehen teilweise nicht allen Einkäufern zur Verfügung. Häufig ist nicht einmal klar, welche Rohstoff-Indices überhaupt bezogen werden und wer für welche Daten im Unternehmen Ansprechpartner ist. Darüber hinaus geht die Bewertung der Daten über eine reine Index-Betrachtung nicht hinaus. Einkäufer können die Folgen von Rohstoffpreisschwankungen auf das eigene Unternehmen nur vage abschätzen. Es fehlt die Verknüpfung der Indices zur jeweiligen Warengruppe. Die Anwendung der Rohstoffdaten als Managementinstrument im Einkauf ist somit selten möglich. 

Die nächste Stufe: Integriertes IT-Management der Rohstoffkosten
Den Mehrwert erreichen Einkäufer erst dann, wenn sie IT-unterstützt Rohstoffkosten in ihrer gesamten Einkaufsorganisation einheitlich steuern können und vollständige Transparenz erreichen. Dafür steht zunächst ein Cost-break-down an. Hierbei werden die wesentlichen wertgebenden Rohstoffe eines Produkts bestimmt und mit dem relevanten Rohstoff-Index verknüpft – zum Beispiel für Stahl, NE-Metalle, Kunststoffe oder Agrarrohstoffe. Eine spezialisierte Software leistet dies automatisiert. Für die Vorbereitung von Verhandlungen ist dies entscheidend. Der Einkäufer muss wissen, welche wertbildenden Rohstoffe in einer Warengruppe oder einem Produkt vorhanden sind und welche Auswirkung eine Rohstoffpreiserhöhung auf dieses Produkt oder diese Warengruppe hat. Darüber hinaus kann er vorausschauend identifizieren, welche Produkte von einer Rohstoffpreiserhöhung betroffen sind. In einigen Unternehmen werden die wertgebenden Rohstoffe einer Warengruppe oder eines Produkts bislang in Excel-Tabellen dargestellt. Nachteil ist, dass die Tabellen nicht allen relevanten Personen im Unternehmen zugänglich gemacht werden und Aktualisierungen nicht alle Verantwortlichen erreichen. Eine webbasierte Software-Lösung dagegen verschafft den Einkäufern alle Informationen transparent und zeitgleich. Mit einer solchen Software können Einkäufer zudem Simulationsrechnungen durchführen, etwa die Auswirkung von Rohstoffpreisschwankungen auf Produkte und Warengruppen. Je nach Index-Anbieter sind auch Prognosen möglich. Vor Lieferantengesprächen können Informationen zudem grafisch aufbereitet werden. 

„Um ein umfassendes System zum Management von Rohstoffkosten zu implementieren, erfordert dies anfangs zusätzliche Arbeit von den Einkäufern“, berichtet Ina Fliegner. Doch der Aufwand zu Beginn rechnet sich. Spätestens, wenn erste Lieferantenforderungen wegen höherer Rohstoffpreise auf dem Tisch liegen, wird der Nutzen greifbar. 

Beispiele: Unbegründete Preissteigerungen abwehren und Preissenkungen durchsetzen
Wie dies in der Praxis aussieht, zeigen zwei Beispiele aus Industrie und Verpackungsbranche. So forderte etwa ein Lieferant von einem Industrieunternehmen höhere Preise für Paletten aufgrund gestiegener Materialkosten. Grund sei eine Preiserhöhung bei Stahl. Die genaue Analyse bei der Zusammensetzung der Produktkosten mit Hilfe der Rohstoffkosten-Software sowie der Verlauf der angeschlossenen Indices zeigte jedoch, dass sich bei Holz, einem anderen wichtigen Rohstoff für die Paletten, ebenfalls etwas geändert hatte: Die Preise für Holz waren gesunken, und somit müsste sich eigentlich trotz der Preiserhöhung für Stahl der Gesamtproduktpreis reduzieren. Die Einkäufer hatten daher gute Argumente. 

In einem anderen Beispiel legte die systematische Marktbeobachtung beim Einkauf von Faltschachteln offen, dass die Papierpreise über einen längeren Zeitraum gesunken waren. Dank des Rohstoffkostenrechners war die Auswirkung der gesunkenen Preise auf den Gesamtproduktpreis direkt erkennbar. Aufgrund der Kostentransparenz konnte das Unternehmen eine Preisreduktion beim Lieferanten durchsetzen. 

Die Einkaufsberatung INVERTO setzt bei der Unterstützung von Unternehmen im Rohstoffeinkauf eine eigene Sourcing Software ein. In der Einkaufssoftware e-contor ist ein Rohstoffkostenrechner integriert, außerdem sind Rohstoff-Indices angebunden. Die webbasierte IT-Lösung umfasst alle Schritte des Einkaufsprozesses – von der Lieferantensuche bis zum Vertragsmanagement.